Digitales Dokumentenmanagement - das müssen Sie wissen

• Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht die effiziente Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen, indem es die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten in einer zentralen Datenbank unterstützt
• Eine effiziente Dokumentenmanagement-Software sollte dabei Funktionen wie schnelle Suchmöglichkeiten, zentralen Cloud-Zugriff, intelligente Verschlagwortung und Ablage, dokumentierte Zusammenarbeit in Echtzeit und individualisierbare Zugriffsrechte bieten.
  
• Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements umfassen eine gesteigerte Effizienz, Kosteneinsparungen, transparentere Zusammenarbeit, verbesserten Kundenservice, reibungslosere Workflows sowie höhere Datensicherheit und Nachhaltigkeit.
  
• In diesem Artikel erfahren Sie, wie digitales Dokumentenmanagement mit DRACOON die Organisation von Dokumenten vereinfacht und dabei die Sicherheit und Compliance erhöht.
  

Alles über digitales Dokumentenmanagement

Rechnungen schreiben, Verträge abschließen, Akten pflegen – Unternehmen hantieren im Arbeitsalltag ständig mit den verschiedensten Arten von Dokumenten. Einige davon liegen noch in Papierform vor, die meisten sind aber inzwischen digital, in den unterschiedlichsten Dateiformaten und Versionen, vorhanden. Die Digitalisierung sorgt in Unternehmen für eine regelrechte Flut an Dokumenten und Daten, die neue Anforderungen an das Management von Informationen und an die Dokumentenverwaltung mit sich bringt.

Digitales Dokumentenmanagement lautet nun eine Lösung, mit der Unternehmen diese Dokumentenflut in den Griff bekommen können.

Was genau sich hinter dem Begriff verbirgt, wie Sie Dokumente mit der passenden Software ganz einfach digital managen können und welche Vorteile digitales Dokumentenmanagement mit sich bringt, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist Dokumentenmanagement?

Einfach gesagt ist Dokumentenmanagement die Verwaltung von Dokumenten. Es umfasst also alles, was mit der Erstellung, Bearbeitung, Verteilung, Ein- und Ausgabe sowie der Archivierung von oder der Suche nach Dokumenten zu tun hat.

Das Ziel: Dokumente ordentlich und gesetzeskonform (Stichwort DSGVO) ablegen, um den Überblick zu behalten und sicherzugehen, dass man jederzeit schnell findet, was man für geschäftliche Prozesse gerade braucht.

Dokumentenmanagement, idealerweise in digitaler Form, hilft also dabei, die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Dafür werden sie in einem Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) zentral und nach genau definierten Kriterien abgelegt.

Am besten geht das in einem Cloud-basierten System, sodass die Dokumente jederzeit auffindbar und für alle Berechtigten von überall aus abrufbar sind.

Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement?

Beim digitalen Dokumentenmanagement geht es um die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente – und zwar in einem digitalen Dokumentenmanagement-System, das durch eine Software unterstützt wird. Innerhalb dieser DMS-Lösung werden digitale, geschäftsrelevante Dokumente dann mittels Datenbank verwaltet und zentral abgespeichert. Die Software organisiert und koordiniert alle Dokumente, die erstellt, überarbeitet oder verteilt werden.

Das Besondere: Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems ganzheitlich digital und rechtssicher abbilden, von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung. Das Herzstück jedes Dokumentenmanagement-Systems ist dabei die digitale Archivierung.

Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software können?

Digitales Dokumentenmanagement funktioniert nicht ohne Unterstützung durch die richtige Software. Die fünf wichtigsten Funktionen, die eine Software fürs Dokumenten-Management abdecken sollte, haben wir Ihnen hier einmal zusammengestellt:

1️⃣ Effiziente Suche
Nach Dokumenten zu suchen und diese möglichst schnell zu finden, gehört zu den wichtigsten Jobs eines jeden DMS. Mit wenigen Klicks sollten Sie alle Dokumente im Unternehmen durchsuchen können. Zusätzlich bieten DMS in der Regel die Möglichkeit, Dokumente zu verschlagworten und zu klassifizieren, sodass Sie bei der Suche später zielgerichtet, beispielsweise nach einem Schlagwort oder nur nach JPG-Dateien, filtern können.

2️⃣ Zentraler Zugriff über die Cloud
Alle Informationen, die Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag benötigen, sollten über das Cloud-Dokumentenmanagement-System zentral an einem Ort abrufbar, bearbeitbar und archivierbar sein. Das gelingt am besten mit einer Cloud-basierten Software-Lösung wie DRACOON, die sich zudem leicht an andere Anwendungen anbinden lässt – zum Beispiel für die Ablage von Rechnungen, Belegen, Verträgen oder auch einer einfachen E-Mail.

3️⃣ Sinnvolle Verschlagwortung und intelligente Ablage
Dokumentenmanagement-Systeme sollten verschiedene Möglichkeiten bieten, Dokumente mithilfe von Schlagwörtern sinnvoll abzulegen und die Ablageordner intelligent zu strukturieren. Das macht die Suche noch effizienter. Außerdem gehen Dokumente auf diese Weise nur noch schwer verloren und können viel einfacher bearbeitet werden.

4️⃣ Dokumentierte Zusammenarbeit in Echtzeit
Digitales Dokumentenmanagement ist auch die Basis für eine reibungslose digitale Zusammenarbeit: Ein DMS sollte ermöglichen, dass Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet und eingesehen werden können. So wird die Zusammenarbeit wesentlich übersichtlicher und es ist jederzeit klar, auf welchem Bearbeitungsstand sich Dokumente befinden, welche Version aktuell ist und wer zuletzt daran gearbeitet hat.

5️⃣ Individualisierbare Zugriffsrechte
Schlüssel für Aktenschränke und Archivräumlichkeiten waren gestern: Damit beim digitalen Dokumentenmanagement nicht jeder alles einsehen kann, setzen gute DMS-Lösungen auf individualisierbare Zugriffsrechte, die in der Dokumentenverwaltung ganz einfach eingestellt werden können. So können Sie mit wenigen Klicks regeln, worauf Kunden, bestimmte Teams und Mitarbeiter oder auch Partner Ihres Unternehmens Zugriff haben sollen – und worauf besser nicht.

Welche Vorteile hat digitales Dokumentenmanagement?

Kein Unternehmen kann sich heute noch Chaos in den Dokumenten leisten. Die herkömmliche Art, Dokumente in Papierform abzulegen, funktioniert bei der Menge an Daten und Informationen, die in Unternehmen jeden Tag schriftlich festgehalten werden, so gut wie gar nicht mehr. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wird aber auch heute noch viel papierbasiert und manuell gearbeitet, wenn es um die Dokumentenablage geht.

Dabei geht schnell mal der Überblick verloren, Dokumente verschwinden oder es ist nicht mehr nachvollziehbar, wer woran gearbeitet hat. Die Gründe, die dafür sprechen, das Dokumentenmanagement elektronisch abzuwickeln, sind deshalb vielfältig und überzeugend: Digitales Dokumentenmanagement löst viele dieser Probleme.

Die wichtigsten Vorteile eines DMS für Unternehmen haben wir Ihnen hier einmal zusammengetragen:

• Arbeitsabläufe werden effizienter. Papierdokumente müssen nicht mehr aufwendig gescannt, kopiert, verschickt und dann abgelegt werden. Im DMS können alle Dokumente zentral gespeichert, verwaltet und beispielsweise auch mit wenigen Klicks in der aktuellsten Version verschickt werden. Dank Verschlagwortung & Co. finden Sie Dokumente außerdem deutlich schneller, wenn Sie sie brauchen. Das spart wertvolle Zeit und auch Nerven, die Ihre Mitarbeiter in kreative und strategische Aufgaben investieren können.
• Digitales Dokumentenmanagement spart Kosten. Wenn alle Dokumente über eine DMS-Software digital, zentral und sicher abgelegt sind, braucht es keine Aktenschränke mehr. Die Kosten für den vollgestopften Aktenkeller können eingespart werden, oder der freigewordene Platz im Büro kann anders genutzt werden – zum Beispiel für Co-Working-Spaces, in denen Ihre Angestellten produktiv und kreativ arbeiten können. Zusätzlich sinken auch die Materialkosten für Papier, Druckerpatronen & Co.
• Die Zusammenarbeit wird transparenter. Digitales Dokumentenmanagement sorgt für Transparenz, indem Mitarbeiter Dokumente gleichzeitig aufrufen, teilen und bearbeiten können. Das System erstellt automatisch Versionen, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, was in einem Dokument wann und von wem geändert wurde. Dokumente können außerdem nicht mehr verlorengehen. Compliance-Vorgaben werden leichter erfüllt.
• Digitales Dokumentenmanagement kann für zufriedenere Kunden sorgen. Die Wahrscheinlichkeit, dass in einem DMS etwas nicht dokumentiert oder vergessen wird, ist deutlich geringer. Fehlerquellen werden minimiert. Weil alles an einem zentralen Ort gespeichert ist, können Mitarbeiter außerdem jederzeit die Dokumente zu einem bestimmten Auftrag gebündelt abrufen und schneller Auskunft geben, wenn ein Kunde eine Frage zum Bearbeitungsstand hat. Das verbessert den Service.
• Workflows laufen reibungsloser und ohne Medienbrüche ab. Wenn sich alle Dokumente an einem virtuellen Ort befinden, können Ihre Angestellten konsistent über Standort- und Ländergrenzen hinweg darauf zugreifen. Alle Informationen sind so beispielsweise auch für Mitarbeiter, die remote arbeiten, zugänglich – ohne dass extra ein Bürotag eingeplant werden muss.
• Dokumente und Daten sind im DMS sicherer abgelegt. Papier geht leichter verloren und kann schneller falsch einsortiert werden. Die Archivierung ist außerdem mühsamer und langsamer. Dank moderner Verschlüsselungstechnologien sind Dokumente in der Cloud deutlich sicherer aufgehoben als in einem Aktenschrank.
• Digitales Dokumentenmanagement macht Ihr Unternehmen nachhaltiger. Indem Sie auf DMS umsteigen, sorgen Sie für leere Papiermülleimer, aufgeräumte Schreibtische und stillstehende Drucker. Ein DMS ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro und damit zu einem nachhaltigeren und effizienteren Arbeiten. So steigern Sie nachhaltig die Produktivität und leisten gleichzeitig einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz.

Für wen ist ein digitales Dokumentenmanagement-System geeignet?

Die Antwort auf diese Frage ist leicht: Für jedes Unternehmen, das heutzutage wettbewerbsfähig bleiben und digital arbeiten will. DMS sind für sämtliche Unternehmensformen geeignet, völlig unabhängig von der Unternehmensgröße. Start-ups und Agenturen können damit ebenso gut arbeiten wie KMUs oder große Unternehmen und Konzerne – vollkommen egal, aus welchen Branchen diese stammen. Auch für Verwaltungen und Behörden lohnt es sich, auf ein digitales Dokumentenmanagement-System umzusteigen.

Darauf sollten Sie bei der Einführung von DMS achten

Sie beschäftigen sich gerade mit der Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements und wissen noch nicht genau, welche digitale Lösung am besten zu Ihnen passt? Die folgenden sechs Fragen können Ihnen helfen, Ihre digitalen Prozesse zu organisieren und herauszufinden, welche Anforderungen Ihr neues Dokumentenmanagement-System erfüllen sollte:

• Welches Scan-Verfahren möchten Sie anwenden? Wie viele Dokumente müssen gescannt werden?
• Welche Datenschutzanforderungen sollte das DMS erfüllen (Stichwort DSGVO)?
• Soll das DMS in der Cloud oder On-Premise stattfinden?
• An welche anderen Systeme oder Anwendungen soll das DMS angebunden werden? Welche Schnittstellen braucht es dafür?
• Wohin soll sich Ihr Unternehmen langfristig entwickeln? Welche Software-Erweiterungen sind dafür ggfs. notwendig?
• Welcher Anbieter kann Ihre Bedürfnisse am besten erfüllen? Legen Sie Wert auf Erfahrung oder Innovation?

Dokumente DSGVO-konform digital managen – so geht's mit DRACOON

Mit DRACOON funktioniert digitales Dokumentenmanagement ganz einfach: Sie können alle möglichen Dokumente in DRACOON digital speichern und verwalten. Über die Suchfunktion finden Sie ganze Ordner oder auch einzelne Dateien schnell und einfach wieder.

Zusätzlich lässt sich DRACOON dank offener Schnittstellen einfach an alle gängigen Office-Anwendungen anbinden. Dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung speichern, archivieren und versionieren Sie dabei all Ihre Dateien maximal sicher. Natürlich können Sie darüber hinaus auch mit Kollegen und Geschäftspartnern gemeinsam an den Dokumenten arbeiten – DRACOON behält immer den Überblick über die verschiedenen Versionen.

Das Besondere: DRACOON erfüllt dabei auch voll und ganz die komplexen Anforderungen der DSGVO. Unser Datenmanagement-System ist so konzipiert, dass Sie die Organisation von Dokumenten in Ihrem Unternehmen individuell, sinnvoll und sicher gestalten können.

Zentral ist dafür unter anderem das Berechtigungskonzept, mit dem DRACOON arbeitet: Sie können ganz einfach und individuell festlegen, worauf Angestellte oder auch externe Beteiligte Zugriff erhalten sollen. So können manche Personen für bestimmte Informationen nur Leserechte haben, während andere die Daten auch bearbeiten oder löschen können. Zusätzlich können Sie die Zugriffsrechte auch zeitlich einschränken.

Sie möchten noch mehr über Dokumentenmanagement mit DRACOON erfahren? Dann klicken Sie sich doch noch weiter durch unseren Blog und lesen Sie mehr darüber, wie Sie Dokumente mit DRACOON digital managen oder erfahren Sie alles über DSGVO-konformes Dokumentenmanagement und das DRACOON Compliance Framework (DCF).

Digitales Dokumentenmanagement – FAQ

⚪ Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement meint die elektronische Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in einer zentralen Datenbank. Ziele des digitalen Dokumentenmanagements sind eine erleichterte Informationsverarbeitung sowie effizientere Geschäftsprozesse.

⚪ Was gehört zum Dokumentenmanagement?

Zum Dokumentenmanagement gehört alles von der Erfassung über die Ablage bis zur Verwaltung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Weitere wichtige Funktionen von Dokumentenmanagement-Systemen sind die Suche, der Scan von papierbasierten Dokumenten, die Verschlagwortung oder Zugriffsbeschränkungen.

⚪ Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die Bezeichnung für ein Software-gestütztes Dokumentenmanagement. In einem DMS werden Daten und geschäftsrelevante Dokumente mithilfe einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet.

⚪ Welche Arten von Dokumentenmanagement-Software gibt es?

Digitales Dokumentenmanagement kann entweder On-Premise oder in der Cloud stattfinden. Bei On-Premise-Lösungen befindet sich das DMS auf dem firmeneigenen Server, bei einer Cloud-Lösung wird die gesamte IT-Infrastruktur durch den Softwareanbieter bereitgestellt und das DMS läuft über die Cloud.