Digitale Personalakte: einfacher, sicherer, effizienter

• Digitale Personalakten bieten Effizienz, Sicherheit und Datenschutzkonformität. Sie sind für die Einhaltung von Compliance unerlässlich, insbesondere seit der gesetzlichen Anforderung, Entgeltunterlagen ab 2022 elektronisch zu führen.
  
• Sie enthalten alle wesentlichen Mitarbeiterinformationen und Dokumente, wie Stammdaten, Verträge und Gehaltsunterlagen und ermöglichen einen ortsunabhängigen, sicheren Zugriff.
  
• DRACOON bietet eine DSGVO-konforme Lösung zur Digitalisierung von Personalakten, auch ohne dedizierte HR-Software.
  
• In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der Einführung digitaler Personalakten nicht nur die Effizienz steigern und Kosten sparen, sondern auch ihre Mitarbeiterdaten rechtskonform und sicher verwahren.
  

Die digitale Personalakte - was ist das?

Eine elektronische bzw. digitale Personalakte ist schlicht eine herkömmliche Personalakte in digitaler Form. Sie ist identisch mit der Papier-Personalakte und enthält dieselben Informationen und Dokumente: Mitarbeiter-Stammdaten, (Arbeits-)Verträge, Steuerunterlagen, etc. Digitale Personalakten sind ein Kern-Bestandteil moderner Personalsoftware.

Die Vorteile einer digitalen Personalakte

Einer der wichtigsten Vorteile einer digitalen Personalakte ist mit Sicherheit die Compliance. Einige Entgeltunterlagen müssen seit 2022 elektronisch geführt werden und auch die vorgeschriebene revisionssichere Archivierung wird durch die Digitalisierung der Personalakte vereinfacht. Auch den Pflichten des Datenschutzes nachzukommen, ist mit digitalisierten Personalakten leichter.

Mal von der Compliance abgesehen, sind die Vorteile elektronischer Personalakten dieselben, wie bei der Digitalisierung jedes anderen Papierkriegs: Einfacher, effizienter, sicherer - und sogar günstiger.

Die wesentlichen Vorteile digitaler Personalakten:

• Sinkende Verwaltungskosten
• Effiziente Prozesse und Entlastung der Personalabteilung
• Höhere Sicherheit und Zugriffsberechtigungen
• Keine verlegten Personaldokumente oder lange Suchen
• Gewährleistung der Compliance und des Datenschutzes
• Ortsunabhängiger Zugang zu Personaldokumenten
• Integration in bestehende Workflows und Tools
• Platzsparend: Kein Aktenschrank voller Personalakten

Haben elektronische Personalakten auch Nachteile?

Die Nachteile elektronischer Personalakten sind schnell genannt: Die Einführung neuer Personalsoftware benötigt Zeit und kostet Geld. Das fasst es bereits ganz gut zusammen.

Zuerst muss sich das Unternehmen informieren, welche Anforderungen die HR-Software erfüllen muss und passende Anbieter miteinander vergleichen. Daneben kostet es auch Zeit, die Software einzurichten und unter den Mitarbeitern zu etablieren. Ist das geschehen, stehen im Grunde nur noch die laufenden Lizenzkosten auf der Kontra-Seite, wenn es sich bei der HR-Software um ein Abo-Modell handelt.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Die kurze Antwort: Ja... zumindest läuft es in der Praxis darauf hinaus.

Seit dem 1. Januar 2022 verlangt der Gesetzgeber nämlich, dass Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden.

Unter die verpflichtend elektronisch geführten Entgeltunterlagen fallen beispielsweise:

• Nachweis eines bestehenden Krankenversicherungsschutzes
• Elternschaftsnachweise
• Bestätigung vom Finanzamt, dass vom Arbeitgeber übernommene Studiengebühren steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind
• ...

Welche Unterlagen im Detail elektronisch geführt werden müssen, können Sie hier nachlesen.

Arbeitgeber können sich noch bis zum 26. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung digitaler Dokumente befreien lassen. Danach führt kein Weg mehr daran vorbei.

Inhalt einer (digitalen) Personalakte

Wie Personalakten im Detail aufgebaut sind, ist nicht gesetzlich geregelt. Arbeitgeber können selbst festlegen, welche Dokumente in einer Personalakte enthalten sind - es gibt allerdings Vorschriften: der Inhalt der Personalakte darf die Privatsphäre nicht verletzen. Probleme im häuslichen Umfeld oder gesundheitliche Details, wie Krankheitsdiagnosen oder Drogensucht, sind somit tabu (mit Ausnahmen).

Was ist in einer digitalen Personalakte enthalten?

• Personenbezogene Daten: z.B. Name, Adresse, Geburtstag, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalgespräche, ...
• Verträge: z.B. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Abmahnungen, Kündigungen, ...
• Steuerunterlagen: z.B. Lohnsteuerunterlagen, Bestätigungen vom Finanzamt, ...
• Sozialversicherungsunterlagen: z.B. Sozialversicherungsausweis, Krankenkassenanmeldungen, ...
• Gehaltsunterlagen: Gehaltsdaten, Bonus-Vereinbarungen, ...
• Arbeitszeiten: z.B. geleistete Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehltage, ...
• Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Führerscheinkopien, Fortbildungsnachweise

Da es nicht gesetzlich geregelt ist, wie elektronische Personalakten aufgebaut sind, können die jeweiligen Software-Anbieter oder Personaler selbst bestimmen, wie die Dokumente kategorisiert werden.

Für wen lohnt sich eine digitale Personalakte?

Prinzipiell lohnen sich digitale Personalakten für jedes Unternehmen, das mehr als eine Handvoll Mitarbeiter hat. HR-Software für kleine Unternehmen beginnt häufig bei einem Minimum von 5 Mitarbeitern.

Auch mit wenigen Mitarbeitern kann sich eine elektronische Personalakte bereits lohnen, denn hier sind sowohl der Aufwand für die Einrichtung der Software als auch die laufenden Kosten meist relativ überschaubar. Die Zeitersparnis bei der Verwaltung ist auch bei kleinen Unternehmen bereits gegeben.

Wie funktioniert die Digitalisierung von Personalakten?

Für die Digitalisierung der Personalakten muss zuerst geklärt werden, welche Vorgaben eingehalten werden müssen und welche internen und externen Anforderungen die zukünftige Personalsoftware erfüllen muss. Es gibt jedoch nichts, was die Einführung der digitalen Personalakte in einem Unternehmen pauschal verhindern könnte. Theoretisch müssen weder der Betriebsrat noch die Mitarbeiter selbst der Einführung der elektronischen Personalakte zustimmen.

Nichts desto trotz sollten die Prozesse, Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten eindeutig geklärt werden. Vor allem Datenschutz und Datensicherheit stehen hierbei im Fokus, da hier einige Fallstricke existieren. Eine Zusatzvereinbarung ist in diesem Zusammenhang ratsam.

Diese Fragen sollten vor der Digitalisierung der Personalakten geklärt werden:

• Verantwortlichkeit: Wer übernimmt die Führung für das Digitalisierungsprojekt?
• Compliance & Datenschutz: Welche gesetzlichen Vorgaben müssen erfüllt werden?
• Inhalt: Welche Inhalte sollen (und dürfen) in digitale Akten überführt werden?
• Zugriffskonzept: Wer bzw. welche Personengruppen erhalten Zugriffsrechte und worauf?
• Pflichten: Welche Pflichten müssen im Umgang mit Personalakten beachtet werden?
• Personalsoftware: Welche Personalsoftware soll eingeführt werden?
• Aufbewahrung: Sollen die alten Papierakten archiviert oder vernichtet werden? 
• Kosten: Wie hoch sind die Kosten für die Überführung der Daten und für die spätere Nutzung der Software?
• Outsourcing: Werden die Papierakten intern oder von einem externen Dienstleister digitalisiert?

Welche Anforderungen muss eine elektronische Personalakte erfüllen?

Entscheidungskriterien für HR-Software

1. Art der Software: Cloudbasierte Software as a Service (SaaS) oder eine selbst gehostete On-Premises-Software?
2. Kosten: Wie hoch sind die Anschaffungskosten, fallen monatliche Abogebühren an und wie skaliert sich der Preis?
3. Datenschutz und Sicherheit: Ist die Software DSGVO-konform und erfüllt gängige Sicherheitsstandards?
4. Integrationsmöglichkeiten: Sind Schnittstellen (APIs) zu allen wichtigen Systemen vorhanden, die das Unternehmen verwendet?
5. Funktionen: Recruiting, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung, etc. -  welche Funktionen sind enthalten und welche werden benötigt?
6. Service: Gibt es telefonischen Support oder nur per Chat und wie kompetent und hilfsbereit ist der Kundensupport? 

Elektronische Personalakten und Datenschutz

Beim Datenschutz geht es um personenbezogene Daten und Personalakten zählen natürlich dazu. Tatsächlich spielt es für die meisten europäische Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Personalverwaltung mittlerweile eine erhebliche Rolle, ob die Personalsoftware datenschutzkonform ist und die Vorgaben der DSGVO erfüllt oder nicht. Ist ein Unternehmen diesbezüglich in der Recherche, fliegen viele Softwareanbieter schon in der Vorauswahl raus, weil der Datenschutz für die Personaldaten nicht gewährleistet werden kann.

Natürlich behaupten viele Anbieter von HR-Software, dass sie alle Datenschutzauflagen erfüllen, auch wenn sie das bei genauerem Hinsehen offensichtlich nicht tun.

Unternehmen müssen deshalb ganz genau hinschauen, wenn sie keine rechtlichen Risiken eingehen möchten. Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen Personalsoftware erfüllen muss, können Sie hier nachlesen.

HR-Software: Die beliebtesten Anbieter für digitale Personalakten

• Personio
• Rexx Systems
• Kenjo
• HeavenHR
• Sage HR Suite
• Aconso
• Factorial
• Papershift
• HRworks
• HRIS
• Zoho People
• HiBob
• bambooHR
• kiwiHR
• Leapsome
• JobShop

So machen Sie Ihre digitalen Personalakten noch sicherer

Sie verwenden bereits eine HR-Software und sorgen sich um die Sicherheit Ihrer Personaldaten? Mit unserem Enterprise File Service können Sie nicht nur alle Ihre Unternehmensdaten verwalten - DRACOON ermöglicht es Ihnen auch, Ihre gesamten Personaldaten mit höchsten Sicherheitsstandards zu verschlüsseln und abzusichern. Unser File Service ist sozusagen das DSGVO-konforme Fort Knox Ihrer digitalen Personalakten, ganz egal welche HR-Software Sie verwenden.

Personalakten digitalisieren mit DRACOON - auch ganz ohne HR-Software möglich

Sie nutzen noch keine HR-Software zur digitalen Personalverwaltung? Dann können Sie mit DRACOON Ihre Personalakten auf einfachste Art und Weise digitalisieren und elektronisch verwalten - ganz ohne zusätzliche HR-Software! So können Sie allen Vorschriften nachkommen und müssen sich keine Sorgen um die Sicherheit Ihrer Personalakten machen. Denn die sind dann verschlüsselt, revisionssicher archiviert und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben.

Eine digitale Personalakte für jeden Mitarbeiter

Mit DRACOON können Sie für jeden Mitarbeiter eine eigene digitale Personalakte erstellen und genau regeln, wer darauf Zugriff hat. Die Ablage der Gehaltsbescheinigung erfolgt dann im jeweiligen Home-Datenraum des Mitarbeiter-Benutzerkontos in DRACOON. Zu diesem Zweck wird ein Automatismus benötigt, der die Sammeldatei in einzelne PDF-Dokumente und diese anschließend in die jeweiligen Datenräume speichert.

Wird eine neue Datei in den jeweiligen Datenraum des Mitarbeiters hochgeladen, erhält dieser eine Benachrichtigung per Mail. Durch eine entsprechende Signatur der einzelnen Gehaltsabrechnung wird die Datei vor einer späteren Fälschung geschützt. Jeder Datenraum ist gemäß der Personalakte nach dem entsprechenden Mitarbeiter benannt, clientseitig verschlüsselt und mit einem zusätzlichen Passwort abgesichert.

Neben den monatlichen Gehaltsbescheinigungen werden dort alle personalrelevanten Daten und Dokumente abgelegt, wie z.B. der Arbeitsvertrag, Protokolle zu Mitarbeitergesprächen, zusätzliche Vereinbarungen oder Nachweise über Fortbildungen. 

Dafür wird für jeden Mitarbeiter ein eigener Benutzer bei DRACOON benötigt. Die Kosten finanzieren sich u.a. aus der Einsparung, die sich durch den Wegfall des postalischen Versands ergibt.

Neben der Kosteneinsparung und der geringeren CO2-Belastung gibt es auch noch weitere Gründe, die für die digitale Personalakte mit DRACOON sprechen.

Vorteile der digitalen Personalakte mit DRACOON

1. Eigenes Home-Laufwerk für jeden Benutzer inkl. kostenfreiem Speicher

• Jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Home-Laufwerk auf DRACOON.
• Pro Benutzer sind 100 GB kostenfreier Speicher enthalten, der sich zu einem gesamten Speicherplatz addiert.
• Der Preisvorteil für Unternehmen: 1 GB gesicherter Speicher liegt aktuell bei 0,10 – 0,20 € pro GB und Monat.

2. E-Mail-Verschlüsselung für Anhänge – DSGVO-konforme Datenübermittlung

• Das DRACOON Outlook Add-In bietet die Möglichkeit, Anlagen per Freigabe-Link und Kennwort zu verschlüsseln.
• Ende 2020 kann auch der Mailbody automatisiert verschlüsselt werden.
• Der Preisvorteil für Unternehmen: Eine gesonderte E-Mail-Verschlüsselung liegt bei ca. 1-2 € pro Benutzer / Monat.

3. Entlastung der Exchange-Umgebung und Wegfall von Mail-Limits

• Die Exchange-Umgebung wird von E-Mail-Anhängen entlastet.
• Es treten keine Probleme mehr mit Mail-Limits beim Empfangen / Senden auf.
• Der Preisvorteil für Unternehmen: Ein Exchange-Speicherplatz liegt bei ca. 0,20 GB pro GB und Monat.

>>> Durch die digitale Personalakte mit DRACOON verringert sich nicht nur der personelle und zeitliche Aufwand für die Bereitstellung von Gehaltsbescheinigungen. Die Umschichtung der finanziellen Aufwendungen in Benutzer-Lizenzen von DRACOON sorgt auch für eine DSGVO-konforme Lösung und ermöglicht gleichzeitig, dass alle Mitarbeiter DRACOON mit all seinen Features zum sicheren Datenaustausch für alle Belange des Unternehmens nutzen können und somit an ein einheitliches System angeschlossen sind.