DRACOON vereinfacht die Einstellungen für den E-Mail-Versand

DRACOON befindet sich auf dem Weg zum vollwärtigen Cloud-Dienst. Das ist für viele kommenden Features sehr spannend, da zunehmend verschiedene Technologien zum Einsatz kommen werden. Allem voran die vielbesagten Microservices, die zukünftig eine wichtige Rolle dabei spielen. Diese architektonische Erneuerung  bedeutet aber zugleich, dass die Systeme immer komplexer im Betrieb werden. Für eine Instanz des DRACOON werden schon heute nicht mehr nur sechs verschiedene Serverrollen betrieben, sondern über 20.

Zukünftig werden diese auf eine bis zu dreistellige Anzahl an Services mit unterschiedlichen Aufgaben heranwachsen. In einer solchen Infrastruktur ist der Betrieb ohne die vollständige Automatisierung aller Prozesse kaum noch möglich. Die Steigerung der Services bedeutet immer mehr Komfort und Möglichkeiten für unsere Kunden, andererseits müssen wir in diesem Zuge Features ändern oder sogar entfernen, welche mit der neuen Auslegung der Software nicht mehr kompatibel sind.

In diesem Prozess der Neuausrichtung haben wir die bisherige E-Mail-Server-Konfiguration genauer betrachtet. Bisher konnte der DRACOON-Benutzer mit der Rolle Konfigurationsmanager unter den Systemeinstellungen die Absenderadresse genauso festlegen wie die Felder E-Mail-Server, Port, Verschlüsselung und Authentifizierung.

Das bedeutete bisher, dass alle E-Mails aus der DRACOON-Cloud mit der eigenen Domain durch den eigenen Mailserver versendet werden konnten. In der Praxis wurde dieses Angebot aufgrund der hohen Komplexität nur von einem Bruchteil der Cloud-Umgebungen genutzt, denn für einen modernen, sicheren E-Mail-Versand sind einige Hindernisse wie das Einrichten der DKIM-Schlüssel oder der passenden SPF-Einträge im DNS zu überwinden.

Im Gegenzug erhält man für diese Komplexität kaum einen Zugewinn an Usability oder Sicherheit. Die Möglichkeit, einen eigenen Mailserver zu nutzen, ist historisch bedingt: Für einen Server, welcher vor Ort installiert wird, macht eine vergleichsweise einfache Möglichkeit der Konfiguration des Mail-Servers durchaus Sinn.

Bei einem Cloud-Produkt ist jedoch eine komfortablere Lösung gefragt. Mit der Änderung wird es unseren On-Premises-Kunden natürlich weiterhin möglich sein Ihren Mail-Server einzurichten, dann allerdings in der Konfigurationsdatei des neuen Mail-Services.

E-Mail-Versand wird einfacher und sicherer

Um die E-Mail-Einstellungen in Zukunft einfach zu machen, werden wir diese zentralisieren und für Sie übernehmen. Um die notwendige Sicherheit jederzeit zu gewährleisten, werden wir zukünftig auf Retarus als Partner setzen. Retarus betreibt Services für den E-Mail-Versand in redundanten Rechenzentren in Deutschland und kann so maximale Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit garantieren.

Zusätzlich ist Retarus als Mitglied der Certified Senders Alliance (CSA) bei großen ISPs wie Microsoft, Yahoo, Host Europe, AOL oder United Internet als Absender gelistet und erfüllt Compliance-Anforderungen an EU-DSGVO, HIPPA, Sarbanes-Oxley oder PCI-DSS.

Damit aber die Empfänger der E-Mail weiterhin erkennen, dass diese von der DRACOON-Umgebung Ihres Unternehmens stammt, haben wir uns ein Verhalten der E-Mail-Anwendungen zunutze gemacht: Wenn der Name des Senders gesetzt ist, so wird dieser anstelle der E-Mail-Adresse angezeigt. Dieser Absender ist weiterhin über unseren neuen Branding-Self-Service konfigurierbar.

So sieht der Empfänger weiterhin eindeutig, dass diese E-Mail von Ihrem DRACOON kommt. Auch die Antwortadresse wird weiterhin auf die des Nutzers zeigen, der das Versenden der Nachricht initiiert hat. Gleichzeitig müssen Sie sich keine Gedanken mehr um Freischaltungen, DNS-Einträge und Mailserver machen. Diese Einstellungen übernehmen wir für Sie.

In a Nutshell – was ändert sich für mich und mein Unternehmen?

Die Einstellungsmöglichkeiten für den E-Mail-Versand werden erheblich einfacher gestaltet: Nur noch der Name des Absenders sowie die Standard-Reply-To-Adresse werden einstellbar sein. Gleichzeitig werden die Empfänger der Nachrichten durch den gesetzten Namen des Absenders weiterhin klar informiert, woher die E-Mail stammt.

Das heißt ab dem 01.02.2020 werden wir damit beginnen, dass E-Mails aus der DRACOON-Cloud von noreply@dracoon.email versendet werden.