Überarbeitung der Personal Rooms

Im Sommer haben wir ein neues Feature angekündigt: den Personal Room – ein persönlicher Raum für alle Benutzer. Nach der Entwicklungsarbeit und vielen Wochen intensiver Tests – insbesondere das Sicherstellen der Migration bestehender persönlicher Räume von Active-Directory-Nutzern – kam am 1. Oktober der Tag des Rollouts. Trotz intensiver Tests durch unser QA-Team und Testläufen sorgt ein großes Update unserer Cloud-Umgebung immer für eine gewisse Spannung – insbesondere wenn, wie in diesem Fall, ganze Datenraumstrukturen migriert werden. Kurz darauf, die Entspannung im Operations-Team: Das Update hat reibungslos funktioniert, die DRACOON-Umgebung stand wieder vollumfänglich für unsere Nutzer zur Verfügung.

Die Ernüchterung folgte am nächsten Tag: Das Feedback, dass wir von unseren Kunden auf das neue Feature erhielten, war sehr ambivalent. Einerseits begrüßten viele Kunden die Änderungen und logischen Verbesserungen, andererseits stellt die neue Funktionalität einige Kunden vor Probleme mit ihren internen Compliance-Vorgaben. So gibt es beispielsweise Regelungen, die besagen, dass in jedem Datenraum ein besonderer Nutzer zwingend berechtigt sein muss. Üblicherweise wird dies von einer zentralen IT sichergestellt, die Datenräume entsprechend konfiguriert bereitstellt. Mit dem Personal Room haben wir nun jedoch Speicherorte geschaffen, für die diese Regelungen nicht durchsetzbar sind. Darüber hinaus soll in vielen Unternehmen für Nutzer von Kunden oder Partnern kein Speicherort für Dateien bereitgestellt werden; dies ist lediglich für interne Nutzer vorgesehen.

Um diese unbefriedigende Situation aufzulösen, arbeitet unser Entwicklerteam mit Hochdruck an einem mehrstufigen Lösungsszenario:

Stufe 1) In einem ersten Schritt haben wir über einen Patch vorübergehend die Möglichkeit, andere Nutzer im eigenen Datenraum zu berechtigen, deaktiviert. Dies soll sicherstellen, dass sich die Personal Rooms nicht als versteckte Projekträume etablieren. Diese Systemänderung schränkt leider kurzfristig die Nutzbarkeit auch von bestehenden und gewünschten Datenräumen ein, wird jedoch im nächsten Schritt wieder entfernt.

Stufe 2) Anschließend werden durch ein Update die Personal Rooms wieder entfernt und auf die zuvor bestehende Funktionalität der AD-HomeRooms zurückgestuft. Bei dieser Änderung wollen wir jedoch sicherstellen, dass sämtliche Verbesserungen, die wir eingeführt haben, bestehen bleiben. Dies bedeutet u.a., dass diese Räume automatisch mit ihren Eigentümern gelöscht werden und dies nicht wie bisher dadurch blockiert wird, dass der Nutzer der einzige Raum-Administrator in dem Datenraum ist. Die besondere Herausforderung besteht in Situationen, in denen die neu angelegten Personal Rooms bereits genutzt wurden, um dort Dokumente abzulegen. Wir arbeiten aktuell an einer Lösung, die sicherstellt, dass beim Entfernen der Räume kein Datenverlust auftritt.

Diese neue Version von DRACOON wird gleichzeitig funktionsidentisch mit dem LTS-Release 2018-2 sein. Auch dort können wir auf Grund der geschilderten Situation entgegen unserer Ankündigungen die Personal Rooms nicht als Feature ausliefern. Dennoch werden die genannten Verbesserungen für AD-HomeRooms, die wir erhalten möchten, im Release enthalten sein.

Da Personal Rooms (für potentiell alle Nutzer) ein von vielen Kunden seit langer Zeit gewünschtes Feature sind, gehen wir nach dem anstehenden Release zurück an das Reißbrett und planen mit dem eingegangenen Feedback eine umfassende Überarbeitung, die den Erfordernissen im Einsatz unserer Kunden gerecht wird. Wie genau das Feature danach aussehen wird, ist heute noch nicht absehbar, aber selbstverständlich werden wir hier im Blog vorab eine ausführliche Beschreibung veröffentlichen.

Zudem werden wir unsere Kommunikationsstrategie und -kanäle verbessern, sodass Sie in Zukunft rechtzeitig und umfassend über unsere Planungen informiert werden. Wir wollen gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen an den Cloud-Speicher von morgen noch zuverlässiger in DRACOON einfließen lassen.