5 handfeste Vorteile der digitalen Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist schlicht die elektronische Form einer Personalakte, in der alle Informationen zu einem Mitarbeiter papierlos gespeichert und verwaltet werden. Sie darf in einer modernen IT-Infrastruktur heute nicht mehr fehlen.

Was spricht für die Einführung digitaler Personalakten?

Durch die Einführung elektronischer Personalakten werden die Prozesse effizienter, die Verwaltungskosten sinken und die Daten sind vor fremden Zugriffen geschützt. Daneben lassen sich die Personaldaten zentral verwalten und es kann genau festgelegt werden, wer die Daten einsehen und bearbeiten kann und wer nicht.

Auf diese Art und Weise erhält auch jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugriff zu seiner Akte, die er beispielsweise über eine App im Browser aufrufen und bedienen kann. Wenn Sie bislang noch keine digitalen Personalakten in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, erfahren Sie nun, welche Gründe dafür sprechen.

5 Vorteile digitaler Personalakten

1. Effiziente Abläufe

Auch heute noch verbringen viele HR-Spezialisten viel Zeit mit der Beschaffung von Informationen und der Datenpflege. Diese Zeit ließe sich an anderen Stellen weitaus sinnvoller nutzen. Durch eine digitale Personalakte schaffen Sie es, viele Prozesse zu beschleunigen und zu optimieren.

Alle Daten werden zentral gespeichert, dadurch greift jeder Berechtigte auf die gleiche Datenbasis zu. Das erleichtert viele Workflows und Freigaben, die sich ohne digitale Unterstützung als sehr kompliziert und vor allem aber zeitaufwändig erweisen. Der Zugriff geschieht dabei völlig ortsunabhängig.

Eine Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Daten, außerdem stehen alle Informationen jederzeit aktuell zur Verfügung. Auf Wunsch kann eine digitale Personalakte auch mit einer entsprechenden Gehaltsabrechnungssoftware gekoppelt werden.

So werden zugleich alle Daten aus der Lohnabrechnung mitarbeiterbezogen an der richtigen Stelle abgelegt. Wird zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise eine Verdienstabrechnung, eine Lohnsteuerbescheinigung oder ein Beitragsnachweis benötigt, lässt sich diese im Handumdrehen finden und aufrufen.

2. Zeitersparnis und damit mehr Zeit für Personalentwicklung

Eine digitale Personalakte sorgt für eine große zeitliche Entlastung vom Tagesgeschäft im gesamten HR-Team. Die freiwerdenden Kapazitäten können für strategische Entwicklungen im Recruiting, der Personalentwicklung oder auch bei der Unterstützung von Führungskräften genutzt werden. Damit verbessert sich die Qualität Ihrer HR-Abteilung im Unternehmen.

3. Zukunftsweisend für die Digitalisierung

Die digitale Personalakte legt den Grundstock, auf dem sich die unternehmensbezogene Digitalisierung aufbauen lässt. Damit haben HR-Profis die Möglichkeit, den ersten wichtigen Schritt für den digitalen Wandel zu gehen und die Zukunft mitzugestalten.

4. Sinkende Kosten

Der Einsatz einer digitalen Personalakte wirkt sich nicht nur schonend für die Umwelt aus, weil weniger Papier verbraucht wird, sondern sorgt durch den geringen Aufwand in der Abwicklung und der Beschleunigung der Abläufe für sinkende Prozesskosten.


5. Maximaler Schutz der Mitarbeiter-Daten

Während bei einer papiergebundenen Personalakte schnell Unbefugte Zugang zu persönlichen Informationen erhalten oder auch Kopien schnell in Umlauf geraten, ermöglicht eine elektronische Personalakte einen bedarfsgerechten und sicheren Zugriff auf die jeweiligen Daten; und entsprechenden Datenschutz.

Außerdem stehen alle Dokumente an jedem Ort befugten Personen in der festgelegten Ausprägung zu jeder Zeit aktuell zur Verfügung. Werden Informationen mit Steuerberatern oder Anwälten getauscht, lassen sich diese einfach und bequem sowie DSGVO-konform übermitteln und teilen.

>>> Mit Hilfe einer digitalen Personalakte erhöhen Sie nicht nur das Datenschutzniveau in Ihrem Unternehmen, Sie erweitern damit auch den Komfort für alle Mitarbeiter und setzen verfügbare Ressourcen schonend ein.