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DRACOON für DATEV

Warum der Nachfolger der DATEV Cloudbox eine neue Ära einleitet

Eva Janik
18.11.21 08:30

Interview mit Kevin Neumann, Teamleiter Digitale Beratung conNect

Hinter dem IT-Dienstleister conNect stecken über 30 Jahre Erfahrung, eine 24-jährige Partnerschaft mit der DATEV und 100% Einsatz und Begeisterung für die Kunden, die das Berliner Unternehmen betreut. Seit Mitte 2021 ist conNect auch Partner von DRACOON und unterstützt Kunden bei der Integration der Lösung DRACOON für DATEV.

kevin_neumann_bw2Kevin Naumann ist Teamleiter in der digitalen Beratung.

Wir unterhalten uns heute mit ihm darüber, wie die conNect Berlin bei verschiedensten Prozessen unterstützen kann.

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🔎 Wie könnt ihr Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen? 

Unser Steckenpferd ist die Digitalisierung und die Prozessoptimierung. Dort können wir unsere Kunden im kompletten Umfang unterstützen. Wir sind hier nicht nur Wegbegleiter, sondern vielmehr auch ein Wegbereiter. Unser Leistungsspektrum erstreckt sich dabei über verschiedenste Abschnitte, die für unsere Kunden relevant sind. Nachdem sich die digitale Welt in der vergangenen Jahren immer weiter gewandelt hat und sich auch in Zukunft immer weiter wandeln wird, passen wir unser Leistungsspektrum permanent an die Anforderungen unserer Kunden an. Generell gibt es keine Aufgabenstellung, die wir nicht lösen können. Sofern wir eine Leistung nicht selbst erbringen können, unterstützen wir unsere Kunden auch bei der Suche nach einem Partner, der das Know-how und die Expertise hat und steuern die Umsetzung zum Beispiel als externe Berater. So stellen wir sicher, dass unsere Kunden Lösungen erhalten, die passgenau auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind und wir zusammen final ein Ergebnis erzielen, das allen Anforderungen gerecht wird.

🔎 Welche Unternehmen nutzen eure Leistungen?

Den Schwerpunkt unserer Arbeit prägen in erster Linie Steuerkanzleien und deren Mandanten. Nachdem wir aber auch tief mit deren Mandanten arbeiten, haben wir praktisch mit allen Branchen zu tun, die jeweils individuelle Lösungen zur Digitalisierung benötigen. Dadurch ist unser Branchenwissen in den vergangenen Jahren sehr angewachsen und so ist conNect offen und gewappnet für alle Ressorts und Herausforderungen.

🔎 Welche Aufgabenstellungen löst ihr bei euren Kunden?

Wir kümmern uns zum einen um virtuelle Server-Lösungen mit unserem conNect ASP, um das Consulting für den Leistungsumfang der DATEV-Produkte oder die Prozessoptimierung bis hin zur Begleitung von Unternehmen in die Digitalisierung. In diesen Aufgabenstellungen werden auch externe Softwarelösungen für die bestmögliche Umsetzung bei unseren Kunden empfohlen und eingeführt. Unser Ziel besteht darin, alle Kundenwünsche, die mit IT zu tun haben, zu erfüllen.

🔎 Warum habt ihr euch für eine Zusammenarbeit mit DRACOON entschieden und welche Vorteile bringt DRACOON für DATEV euren Kunden?

DRACOON schafft eine Brücke zwischen Steuerkanzleien und deren Mandanten in der Kommunikation und im Datenaustausch. Außerdem liefert DRACOON durch die Schnittstelle zum DATEV DMS einen völlig neuen Arbeitskomfort für Kanzleien. Ein sehr wichtiger Aspekt ist auch die DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft Teams im Zusammenspiel mit DRACOON. Durch die immer stärkere Nachfrage in den Kanzleien nach Microsoft Teams ist DRACOON genau das richtige Produkt für die Umsetzung und die Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten. Durch die Perspektive mit der kommenden Integration der digitalen Signatur von FPSign, schafft man hier einen weiteren großartigen Vorteil.

🔎 Wie können Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer DRACOON für DATEV nutzen?

Eine einfache Kontaktaufnahme über info@connect-berlin.de zu uns reicht völlig aus und wir melden uns für ein individuelles und unverbindliches Erstgespräch. Im Rahmen dieses Gesprächs zeigen wir die ersten Einsatzmöglichkeiten beim Kunden auf, um einen besseren Bezug für die Nutzung in dessen Umfeld zu schaffen. Weiter ist DRACOON für DATEV über den Marketplace der DATEV erhältlich. Dort kann die Lösung bestellt werden und die Anbindung an das DATEV DMS erfolgt per Schnittstelle.

🔎 Wie funktioniert DRACOON für DATEV?

Die Kanzlei kann wie gewohnt ihre Dokumente im DATEV DMS anlegen und über den Status „Export“ unter Berücksichtigung der Ablagestruktur der Ordner in DRACOON anlegen lassen. Sobald hier neue Daten abgelegt werden, wird der Mandant informiert, dieser kann sich über eine Login-Maske auf der Homepage des Steuerberaters anmelden und hat sofort Zugriff auf alle Daten, die für ihn bereitgestellt wurden. Das geht natürlich auch per App. Und dieser Weg der Datenbereitstellung funktioniert auch umgekehrt: hat der Mandant neue digitale Unterlagen für den Steuerberater, kann er diese in DRACOON hochladen und die Kanzlei erhält eine entsprechende Information, sobald hier Neuigkeiten bereitstehen. DRACOON kann darüber hinaus auch als Laufwerk eingebunden werden. So klappt das Speichern und Austauschen von Daten noch leichter.

🔎 Warum sind gespeicherte Daten in DRACOON für DATEV sicher?

DRACOON wurde in Deutschland entwickelt und wird auch dort betrieben. Insofern unterliegt DRACOON den strengen Regularien der EU-Datenschutzgrundverordnung. Das bedeutet, dass alle Vorgaben der DSGVO innerhalb von DRACOON sauber abgebildet und gelöst werden können. Damit erfolgt auch die Datenspeicherung in DRACOON DSGVO-konform. Zudem verfügt DRACOON über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung inklusive clientseitiger Verschlüsselung. Auf diese Art und Weise kann niemand, der nicht explizit einen Zugriff hat, auf die Daten zugreifen.

🔎 Welchen Nutzen bringt DRACOON für DATEV beim E-Mail-Versand?


Über das Outlook Add-In von DRACOON ist es möglich, Dateianhänge in sichere Freigabe-Links zu verwandeln oder ganze E-Mails zu verschlüsseln. Statt des üblichen Anhangs muss man nur noch einen Freigabelink und nicht mehr die physische Datei versenden. Das spart jede Menge Platz im E-Mail-Postfach und erspart zugleich auch sehr viel Ärger.

🔎 Wie kann man Daten in Microsoft Teams sicher steuern?


Wir wissen, dass relativ viele unerer Kunden auch mit Teams arbeiten. Jedoch sollte im Falle eines Datenaustausches genau überlegt und geprüft werden, wo die Daten gespeichert werden. Durch die Integration DRACOON für Teams lassen sich auch Daten in der Microsoft-Lösung DSGVO-konform speichern. Der Austausch erfolgt auch hier über sichere Freigabe-Links oder entsprechende Upload-Links.

Herzlichen Dank für deine Antworten Kevin.
Damit haben wir – auch aus Sicht eines Partners – schon einmal einen tollen Einblick für unsere Leser in die Funktionalitäten von DRACOON für DATEV gewonnen.

Weitere Infos zum Thema
✔️Jens Runne im Kanzleifunk
✔️Andreas Hausmann und Christoph Dengler bei THE NEXT STEP über DRACOON für DATEV
✔️Das bietet DRACOON für DATEV


Das sollten Sie wissen...



// Was genau macht die DATEV?


Die DATEV eG ist einer der großen europäischen IT-Dienstleister und der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland. Das Unternehmen mit Sitz in Nürnberg stellt mit Software, Cloud-Lösungen und Know-how die Basis für die digitale Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand und den steuerlichen Beraterinnen und Beratern bereit, die sich um die betriebswirtschaftlichen Belange der Betriebe kümmern. Über diese Community unterstützt DATEV insgesamt 2,5 Millionen Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen. Mit mehr als 8.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern begleitet das Unternehmen rund 444.000 Kunden als partnerschaftlicher Lotse durch die Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse. Datenschutz, Datensicherheit und steuerliche Compliance haben dabei höchste Priorität.
(Quelle: www.datev.de)

// Was bedeutet die EU-DSGVO für Steuerberater?


Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist bereits im Mai 2018 in Kraft getreten. Jeder, der persönliche Daten von europäischen Bürgern speichert oder verarbeitet, unterliegt damit darin enthaltenen strengen Vorgaben. Werden diese Regularien der DSGVO nicht eingehalten, drohen Steuerkanzleien empfindliche Bußgelder von 4% des weltweiten Gesamtumsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro. Gravierende Auswirkungen hat aber auch der Imageverlust, der mit einem Verstoß einhergeht, darüber hinaus besteht auch eine Verpflichtung Verstöße eigenständig zu melden. 

// Was versteht man unter personenbezogene Daten in der Steuerkanzlei?


Unter „personenbezogene Daten“ versteht man alle Informationen, über die sich Rückschlüsse auf eine identifizierbare natürliche Person ziehen lassen. Als Beispiel dafür gelten Telefonnummern, Kreditkartennummern, Personalnummern, Kontodaten, Kfz-Kennzeichen, Kundennummern, Anschriften oder auch Aufzeichnungen über Arbeitszeiten.

In der Steuerkanzlei fallen insbesondere diese Daten ins Raster: 

  • Personalunterlagen
  • Versicherungsunterlagen
  • Rechnungen
  • Verträge von Mandanten
  • Informationen zur Steuererklärung
  • Unterlagen aus der Buchhaltung
  • Mandanten-Verträge

 

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