Jens Runne über DRACOON für DATEV beim Kanzleifunk der Steuerköpfe

Seit September steht DRACOON für DATEV im Marketplace der DATEV zur Verfügung. Die Lösung dient als Nachfolger der DATEV Cloudbox und ermöglicht einen sicheren Datenaustausch zwischen Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder Rechtsanwälten mit ihren Mandanten. Unser Kollege Jens Runne stand kürzlich dazu als Gast beim Podcast des Kanzleifunks der „Steuerköpfe“ Claas Beckmann und Mario Tutas Rede und Antwort. Die wichtigsten Fragen haben wir hier noch einmal aufgegriffen.

Was genau steckt hinter der Lösung DRACOON für DATEV?
DRACOON bietet mit DRACOON für DATEV eine sichere Datenaustausch-Plattform für die Kommunikation zwischen Steuerkanzleien und Mandanten, die weitaus mehr kann, als nur den reinen Datenaustausch zwischen DRACOON und dem DATEV DMS zu koordinieren. Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass sich damit Dokumente aus DRACOON in DMS synchronisieren lassen und dieser Weg auch andersherum funktioniert – und das ohne Medienbruch. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter aus der Kanzlei das DMS nicht verlassen muss, um Daten mit dem Mandanten zu teilen und Mandanten ebenso ihre Daten sicher für die Kanzlei bereitstellen können.

Welche Funktionalitäten sind durch DRACOON für DATEV in der DATEV DMS verfügbar?
Über das DMS können Dokumente ganz klassisch angelegt werden. Wählt man danach den Status „Export“ oder einen von der Kanzlei frei definierten Status, wird das Dokument inklusive der Ordner-Ablagestruktur in DRACOON angelegt, auf den der Mandant Zugriff hat. So hat der Mandant zu jeder Zeit seine aktuellen Unterlagen parat, ohne dass ein Mitarbeiter der Kanzlei sie extra übermitteln muss. Der Mandant loggt sich dazu einfach über eine Login-Maske auf der Homepage des Steuerberaters oder über eine mobile App (iOS oder Android) ein und sieht dort seinen persönlichen Ablagerahmen, der genauso aussieht wie in DMS. Dort hat er dann einen Zugriff auf seine persönlichen Unterlagen. Bei der Synchronisation zwischen DMS und DRACOON wird eine Dokument-Nummer übergeben. Das heißt, selbst wenn ein Mandant sagt, dass er sein Dokument nicht mehr finden kann und deswegen in der Kanzlei anruft, gibt man ihm einfach diese Nummer, diese Nummer trägt er in eine Suchmaske ein und er hat mit einem Klick das Dokument parat.

Wie viel Arbeit lässt sich in einer Kanzlei durch DRACOON für DATEV einsparen?
Früher hat man einen Brief an den Mandanten geschrieben, der wurde ausgedruckt und in die Unterschriftenmappe gelegt, damit er unterschrieben werden konnte. Anschließend wurde er einkuvertiert, zur Post gebracht und in der Postmappe zum Nachweis als Ausgang gekennzeichnet. Heute schreibt man mithilfe von DRACOON für DATEV einen Brief im DMS, der dank hinterlegtem Briefbogen auch sofort im richtigen Design abgespeichert wird, man klickt auf Exportieren, und damit ist die Kommunikation auch bereits beim Kunden und richtig abgelegt. Auf diese Art und Weise lassen sich bis zu 70 % der eigentlichen Arbeit bei der Kommunikation mit dem Mandanten einsparen.

Stehen geänderte Dokumente auch sofort für den Mandanten bereit?
Wird beispielsweise eine Excel-Liste zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bearbeitet und verändert, nachdem der Export ausgewählt wurde, werden die Daten auch zeitgleich für den Mandanten aktualisiert. Das bedeutet, dass der Mandant immer die neueste Version sieht. Über den Status lässt sich auch DRACOON synchronisieren – dadurch werden auch alle Änderungen, die der Mandant vorgenommen hat, eingespielt und verfügbar.

Gibt es eine Versionshistorie für Dateien?
Im DMS steht eine klassische Versionshistorie aller bearbeiteten Dateien zur Verfügung. So lassen sich alle Bearbeitungsschritte zu jeder Zeit nachweisen und nachvollziehen. Das gleiche gilt auch für DRACOON. Im Prinzip funktioniert die Bearbeitung über DRACOON für DATEV ähnlich wie bei Microsoft SharePoint. Es gibt eine einheitliche Ablage für ein Dokument, an dem alle Personen arbeiten können, die hierfür autorisiert sind. Allerdings mit dem großen Vorteil, dass man sich bereits im DMS befindet und zeitgleich alles revisionssicher dokumentiert wird. So muss man nicht mehr für jeden einzelnen Bearbeitungsschritt das DMS verlassen.

Lässt sich DRACOON für DATEV auch als Laufwerk einbinden?
DRACOON für DATEV kann auch bequem und einfach wie ein Laufwerk integriert und genutzt werden. Über die Schnittstelle werden die Daten auch automatisch im DMS gespeichert.

Können auch Daten aus anderen Mandantenplattformen importiert werden?
Daten können über eine einer Excel-Tabelle mit einem Benutzernamen, einem Passwort und einer E-Mail-Adresse generiert und konvertiert werden. So kann man automatisiert eine beliebige Zahl an Mandanten anlegen. Dabei kann man auch differenzieren. Wenn man z. B. User hat, die eine DATEV-Identität besitzen, wie also Smart-Login oder Smartcard. Dann kann man auch diesen Weg bei DRACOON als Authentifizierungsmethode benutzen, und dann erfolgt der Login einfach über die Smartcard.

Was beherrscht DRACOON für DATEV noch?
Dokumente lassen sich auch über Outlook oder Microsoft Teams teilen, indem man einfach einen Verweis auf die Datei übermittelt. So kann diese Datei von allen bearbeitet werden. Man stellt also nicht mehr die Datei im Original bereit, sondern man generiert einen Link / Verweis, über den die Datei abrufbar ist und teilt darüber mit, wo diese Datei liegt. In der Praxis sieht es so aus, dass man einem Mandanten über Teams einen Link schickt, über den der Mandant direkt aus Teams heraus das Dokument öffnen kann. Dieses Dokument liegt jedoch nicht in Teams, sondern in der sicheren Cloud beim Steuerberater. Dieses Dokument kann er bearbeiten und – sofern er eine Berechtigung dazu hat – auch gleich dort speichern. Auf diese Art und Weise synchronisiert sich die Datei auch gleich im DMS. Umgekehrt kann man auch beim Mandanten über Teams eine Datei anfragen, die der Mandant dann einfach an diesen Ort hochlädt und die zeitgleich auch im DMS bzw. im Ablageordner landet.

Kann man die Erstellung von Verweisen automatisieren?
In Teams existiert am unteren Bildschirmrand ein Wolkensymbol – also der DRACOON-Button. Dieser Button löst immer einen Freigabe-Link aus. Dieser Freigabe-Link muss in Teams pro Dokument erstellt werden. In Outlook lässt sich diese Funktion auch automatisch einstellen. Hier kann man festlegen, dass nur noch Verweise / Freigabe-Links verschickt werden anstelle von Original-Dokumenten. So kann man z. B. auch E-Mails verschlüsseln. Über einen zweiten Faktor kann man aber auch per SMS ein Passwort versenden, das die Datei zusätzlich absichert. Damit erreicht man die gleiche Absicherung wie bei einer Zwei-Faktor-Authentifizierung oder einer E-Mail-Verschlüsselung. Hier kann eine Kanzlei also bereits definieren, dass alle Dokumente in Sharelinks umgewandelt werden und diese – wenn gewünscht – auch mit einem Passwort zusätzlich abgesichert werden.

Ist der Mandantenschriftverkehr über Teams steuerbar und zeitgleich in DRACOON bzw. DMS revisionssicher speicherbar?
Durch die Verknüpfung mit DRACOON kann der Schriftverkehr mit Mandanten über Teams gesteuert werden. Zeitgleich werden alle Daten über die Verbindung zu DMS und DRACOON jedoch auch dort abgelegt. Wenn eine Kanzlei also lieber mit Teams anstelle von DMS arbeitet, muss DMS nicht extra geöffnet werden, die Daten werden jedoch trotzdem dort gespeichert.

Welche Integration sind generell mit DRACOON für DATEV möglich?
Über ein Outlook Add-In lassen sich vollständige E-Mails verschlüsseln oder Anhänge in sichere Freigaben umwandeln. Die Integration in Teams sorgt dafür, dass Dateien dort sicher geteilt werden können und zugleich sicher in einer DSGVO-konformen und rechtssicheren Lösung gespeichert werden. Ähnlich funktioniert auch die Anbindung an SharePoint, denn auch hier kann man die Datenhaltung entsprechend steuern und abbilden. Und gleichzeitig werden alle Daten auch immer im DMS gespeichert. Auf diese Art und Weise lassen sich auch in anderen Programmen Dokumente einfach und hochsicher tauschen. Jeder, der DRACOON für DATEV nutzt, profitiert von einer einfacheren Kommunikation innerhalb der Office-Familie, die noch dazu rechtssicher ist. Künftig wird es auch noch eine Integration in das digitale Unterschriftentool FP Sign geben. Außerdem führt DRACOON als erster Anbieter eine digitale Versiegelung, also ein digital sealing ein. So kann man Dokumente in der Cloud digital versiegeln. Dieser Vorgang ist vor allem im Bereich M & A oder für Kaufverträge äußerst interessant, weil man Dokumente zu einer weiteren Begutachtung oder Bewertung an jemanden versenden kann. Kommt das Dokument wieder zurück, erkennt das System dank Blockchain sofort, ob es sich dabei um das Originaldokument handelt oder daran etwas manipuliert wurde – und das binnen Sekunden. Früher musste man umfangreiche Verträge mit einem großen Zeitaufwand durch einen optischen Scanner prüfen. All das entfällt durch diese Vorgehensweise. DRACOON für DATEV gelingt so ein hochsicherer Austausch von Daten, der gleichzeitig den Aufwand so gering wie möglich hält. Damit bleiben auch Workflows der Kanzleimitarbeiter im System, ohne dass der Mitarbeiter diesen Thematiken große Beachtung schenken oder aktiv reagieren muss.

Kann man DRACOON optisch an die eigene CI anpassen?
Jede DRACOON Cloud lässt sich bis zur eigenen URL branden. Das heißt, dass auch die URL entsprechend angepasst werden kann. Hier taucht also nicht DRACOON auf, sondern der Name des Kunden / Unternehmens. Auch die Oberfläche kann völlig individuell angepasst werden, indem man die Farben, die Texte und das Logo auf den Kunden abstimmt. Das geht so weit, dass auch die Support-E-Mail-Adresse auf den Kunden abgestimmt werden kann. DRACOON taucht also namentlich nicht auf, aber der Kunde dagegen bietet eine hervorragende Cloud-Lösung im eigenen CI an. Das führt natürlich dazu, dass DRACOON in der Außenwahrnehmung weniger in Erscheinung tritt. Aber dennoch ist man Marktführer im deutschsprachigen Raum. Über 300 Krankenhäuser arbeiten mit der Lösung, die übrigens nahezu bei fast jeder deutschen Behörde an irgendeiner Stelle eingesetzt wird. Und auch große Player wie beispielsweise Rödl & Partner oder Ebner Stolz nutzen bereits DRACOON.

Lassen sich dennoch eigene Workflows bauen?
DRACOON basiert auf dem JSON/REST-API. Und so kann man beispielsweise mit PowerShell o.ä. sämtliche Funktionalitäten, die DRACOON hergibt, automatisieren. Das ist auch in DRACOON entsprechend dokumentiert. Die Lösung ist nach den Grundsätzen von Privacy by Design entwickelt. Deshalb wird auch offen dargelegt, wie die Daten verschlüsselt werden. Dadurch wird auch sichergestellt und dokumentiert, dass sogar DRACOON als Anbieter keinen Zugriff auf gespeicherte Daten hat. Und da man dieses Prinzip verfolgt, ist es auch möglich, eine Dokumentation bereit zu stellen, die darlegt, wie man DRACOON noch tiefer einbinden und nutzen kann. Dadurch sind bereits viele tolle Projekte entstanden. So wurde beispielsweise vor kurzem gemeinsam mit einer Bank ein Download-Portal für Freigabe-Links gebaut. Dort kann man praktisch alles einpflegen, was einem sonst so auf dem Markt begegnet, also von Dropbox-Links über WeTransfer – und damit auch Lösungen, die nicht DSGVO-konform sind oder auch Dateien, die Viren beinhalten könnten. Diese Inhalte werden auf dem Server gespeichert, dort automatisiert geprüft, und wenn die Daten so weit in Ordnung sind, werden sie in DRACOON wieder hochgeladen und sicher bereitgestellt.

Wie ist DRACOON eigentlich entstanden?
Ursprünglich war DRACOON ein Systemhaus, das damals noch mit dem Namen SSP Europe gegründet wurde. Die Lösung an sich entstand eigentlich durch die Anforderungen eines Maschinenbauherstellers, der einen sicheren digitalen Übertragungsweg für seine Maschinenbau-Daten benötigt hat. Dieses Unternehmen musste regelmäßig Daten / Konstruktionspläne für Maschinen nach China übermitteln und diese Sendungen wurden am Zoll immer regelmäßig 4 Stunden auf Sprengstoff untersucht. Irgendwann haben die Ingenieure die Pläne mit dem Vermerk zurückbekommen, dass nichts gefunden werden konnte. Im Endeffekt wusste allerdings jeder, dass diese Pläne gerne komplett gescannt werden. Deshalb hat man nach einem Weg gesucht, wie man digital Pläne nach China übermitteln kann, ohne dass von außen auf die Inhalte zugegriffen werden kann. So wurde der Vorläufer von DRACOON, Secure Data Space, geboren. Im nächsten Schritt wurde dann eine File Share Plattform entwickelt, mit der man sich ganz auf hochsicheren Datenaustausch konzentriert hat. Daraus wurde dann DRACOON gegründet, und man hat sich vorwiegend um die Branchen Legal / Law, Health und Public bemüht.