Dokumentenverwaltung für Steuerkanzleien: Zwischen Digitalisierung und DSGVO

Die digitale Transformation verspricht Effektivitäts- und Produktivitätssteigerungen für Unternehmen vieler Branchen. Dies gilt auch für Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. So bietet die Entwicklung hin zur "digitalen Kanzlei" die Möglichkeit, alltägliche Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Zusammenarbeit mit Mandanten und Partnern zu vereinfachen.

Gleichzeitig stellt die Digitalisierung gerade diese Berufsgruppen vor große Herausforderungen. Denn wo hochsensible personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet und geteilt werden, bewegt man sich auf einem äußerst schmalen Grat. Und ein fahrlässiger Umgang zieht nicht nur Sanktionen und empfindliche Strafen, sondern auch Vertrauensverlust und Imageschäden nach sich.

Um genau das zu vermeiden, sollte man sich mit diesen Fragen auseinandersetzen:

• Wie lassen sich Dokumente und Daten so verwalten, dass sie alle rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllen?
• Und wie bzw. mithilfe welcher Lösungen lässt sich die digitale Organisation von Dokumenten so gestalten, dass sie auf die Effektivität und Produktivität der Kanzlei und der Mandanten einzahlt?

Unerlässlich: das Dokumenten-Management-System (DMS)

Das Dokumentenmanagement ist ein essenzieller Baustein im praktischen Digitalisierungsprozess einer Kanzlei und Ausgangspunkt ihrer Prozessoptimierung. Denn mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren und die interne sowie externe Kommunikation vereinfachen.

Ob Angebot, Vertrag oder Gesetzeskatalog – Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater müssen ihre Dokumente stets unter Kontrolle haben. Die Verfügbarkeit der entsprechenden Daten ist hierbei entscheidend. Allerdings findet der Austausch von Dokumenten zwischen Kanzlei und Mandanten vielerorts noch analog statt, was die digitale Weiterverarbeitung empfindlich bremst – obwohl sich zum Zwecke der Archivierung das digitale DMS großer Beliebtheit erfreut.

Digital statt analog

Gerade in der Corona-Krise hat die zwangsläufig ortsunabhängige Betreuung und Beratung Kanzleien mit niedriger Digitalisierungsreife ohne Frage vor große Herausforderungen gestellt. Wer statt auf digitale Dokumente noch auf Handakten setzte, hatte Schwierigkeiten, eine gute Lösung für die Remote-Mitarbeiter zu finden – ganz zu schweigen von den Stolperfallen im Datenschutzbereich. So bestand alleine schon die Gefahr, dass Pendelordner mit den originalen Buchführungsbelegen der Mandanten beim Transport ins Homeoffice verloren gehen könnten.

Aber auch an anderer Stelle zeigten sich die Schwächen des analogen Dokumentenmanagements: Arbeiten z.B. Steuerberater oder Anwälte von verschiedenen Orten aus mit einem gemeinsamen Mandantenstamm zusammen, müssen einheitliche Prozesse definiert werden. Darüber hinaus sollte sichergestellt sein, dass allen Mitarbeitern dieselben Informationen zur Verfügung stehen, beispielsweise indem alle digitalen Dokumente auf einer zentralen Plattform abgelegt werden und die Möglichkeit besteht, Änderungen an Dokumenten nachzuvollziehen.

Doch welche Faktoren hemmen die Entwicklung hin zur Speicherung, Weiterverarbeitung und dem Teilen von digitalen Dokumenten über ein Dokument-Management-System samt angeschlossener Cloud-basierter Speicherlösungen?

Aufschluss gibt ein Blick auf die täglichen Herausforderungen im Kanzleibetrieb:

🔎 Herausforderung 1: Datenschutz und Compliance

Digitale Verwaltungslösungen unterliegen sowohl dem Paragrafen 203 des Strafgesetzbuchs (StGB) zur Schweigepflicht von Berufsgeheimnisträgern als auch der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dies bedeutet, dass sich Berufsgeheimnisträger dazu verpflichten, die ihnen anvertrauten Daten nicht an Dritte weiterzugeben. Den DSGVO-Regularien zufolge müssen sie außerdem auf Lösungen europäischer Cloud-Anbieter und damit auf rechtssichere Cloud-Infrastrukturen zurückgreifen, die den vollen Datenschutz bieten.

➡️ Entscheiden sich Kanzleien für ein DMS-System, um Unternehmensprozesse zu automatisieren und Informationsflüsse effizienter und profitabler zu gestalten, jedoch ohne Abstriche bei Datenschutz und Compliance, benötigen sie eine DSGVO-konforme, hoch sichere Speicherlösung, die den Komplettschutz garantiert.

🔎 Herausforderung 2: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für optimale Prozessoptimierung

Die digitale Organisation von Dokumenten sollte stets zweckorientiert vonstatten gehen, sodass sowohl die Prozesse der Kanzlei als auch die des Mandanten optimiert werden können. Jedoch stellt der Einsatz eines DMS noch lange nicht sicher, dass dies sich auch mit der Auftragsbearbeitung des Mandanten verzahnen lässt. Viel zu oft gleicht die Datenverwaltung einer Kanzlei noch einer Insellösung, die allein an den Bedürfnissen derselben ausgerichtet ist.

➡️ Berufsgeheimnisträger sollten sich daher bei ihrer Suche nach einer geeigneten DMS-Lösung für einen hochsichere, hochflexiblen und plattformunabhängigen Enterprise File-Service entscheiden, der nicht nur zu 100 Prozent DSGVO-konform ist und über ein hohes Automatisierungspotenzial verfügt, sondern dank offener Schnittstellen, auch mit anderen Anwendungen synchronisiert werden kann.

🔎 Herausforderung 3: Sicherer Zugriff und granulare Berechtigungsstrukturen

Essenziell für einen reibungslosen Geschäftsablauf ist, dass alle Beteiligten jederzeit und von überall aus Zugriff auf alle benötigten Daten und Dokumente haben. Ein effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht Mitarbeitern einen 360-Grad-Blick auf alle Projekte und Mandanten, ermöglicht aber gleichzeitig, den Zugriff auf vertrauliche und sensible Daten zu kontrollieren.

➡️ Eine adäquate Lösung sollte daher die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter sowie die Kommunikation zwischen Kollegen und Mandanten fördern und gleichzeitig unterschiedliche „Datenräume“ mit differenzierten Berechtigungsstrukturen zur Verfügung stellen. So erhalten interne und externe Nutzer nur die Zugangs- und Zugriffsrechte, die sie tatsächlich benötigen.

Bestenfalls lassen sich Datenfreigaben zeitlich beschränken, zurückziehen oder auch in der Anzahl der erlaubten Zugriffe definieren. Zusätzlich könnte ein Reporting-Tool aufzeichnen, wem welche Freigaben erteilt wurden. Vor unerlaubtem Zugriff schützt eine clientseitige E-Mail-Vollverschlüsselung der Share-Links, die anstelle von Original-Dokumenten versendet werden.

🔎 Herausforderung 4: Digitalisierung von Personalangelegenheiten

Oftmals sind veraltete, analoge Prozesse in verschiedensten Unternehmensbereichen Mitschuld daran, dass Kanzleien Zeit verlieren und sich nicht auf ihr Kerngeschäft und die Betreuung der Mandanten konzentrieren können. Dazu gehören auch Arbeitsabläufe im Bereich HR wie zum Beispiel personelle Vertragsangelegenheiten und die Organisation von Weiterbildungen.

Ein weiteres Thema, das der Branche Sorgen bereitet, ist der Fachkräftemangel – der besonders im Bereich der Wirtschaftsprüfung spürbar ist. Aufwändige Bewerbungsprozesse erschweren die Abläufe für Unternehmen und Kosten Zeit, außerdem werden potenzielle Arbeitnehmer abgeschreckt oder in dem zu langen Bewerbungsprozess von Konkurrenten abgeworben. Auch die DSGVO-Compliance betrifft den Bereich HR, denn auch hier müssen alle Personaldaten datenschutzkonform gespeichert werden.

➡️ Um die HR-Abteilung oder im Falle kleinerer Kanzleien auch die Eigentümer zu entlasten, die sich selbst um das Thema Personal kümmern und zusätzlich Kosten zu sparen, ist die Einführung einer digitalen Personalakte sinnvoll. Ein weiterer Vorteil ist die datenschutzkonforme Speicherung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten. Um den Recruiting-Prozess zu vereinfachen, bietet sich die Einrichtung eines datenschutzrechtlich sicheren Formulars für Bewerber an. Angebunden an ein Upload-Konto, in dem alle Informationen hochgeladen werden können, sind die Daten leicht abrufbar für Personaler und außerdem zu jeder Zeit sicher vor Missbrauch geschützt.  

Sichere und effiziente Dokumentenverwaltung: Was muss eine Lösung können?

Auf der Suche nach der geeigneten Lösung sollten Betriebe kritisch prüfen, ob diese ihnen wirklich hilft, Zeit und Kosten zu sparen und außerdem ein Maximum an Datenschutz und IT-Security bietet, damit die Digitalisierung nicht zum Sicherheitsrisiko wird. Eine Lösung in diesem Bereich ist DRACOON for DATEV. Hier steht Kanzleien und anderen Berufsgeheimnisträgern eine der derzeit nutzerfreundlichsten Cloud-Lösungen für die sichere Dokumentenverwaltung zur Verfügung.

Der hochflexible und plattformunabhängige Enterprise-File-Service ist vollständig DSGVO-konform und ermöglicht das Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dokumenten mit personenbezogenen Daten und anderen vertraulichen Inhalten. Kanzleidokumente lassen sich automatisch aus, nach und zwischen DATEV DMS und DRACOON for DATEV exportieren, importieren und synchronisieren. Bei Bedarf kann die DRACOON Cloud, dank ihrer offenen Schnittstellen, auch mit anderen Anwendungen, wie SharePoint oder DATEV Unternehmen online, synchronisiert werden.

Der sichere Dokumentenaustausch mit Mandanten erfolgt über nutzerfreundliche Sharelinks. Mit einem Klick gelangt der Mandant zu einem ihm von der Kanzlei in der Cloud freigegebenen Dokument, um dieses zu bearbeiten oder weitere Belege oder Informationen zu teilen. Die Änderungen werden automatisch in das DMS übertragen und allen Beteiligten angezeigt. Die Vergabe von Sharelinks ist kinderleicht über die DRACOON Add-Ons für Microsoft Teams oder Outlook – ein Klick auf die integrierten DRACOON-Buttons genügt, um einen Sharelink zu kreieren.

Diese werden durch eine clientseitige E-Mail-Vollverschlüsselung vor unerlaubtem Zugriff geschützt. Das benötigte Passwort erhält der Mandant von der Kanzlei. Auf Wunsch kann statt des einfachen Passwortverfahrens auch eine 2-Faktor-Authentifizierung über das Mobilgerät eingerichtet werden.

Für eine optimierte Datensicherung besteht außerdem die Möglichkeit, differenzierte Berechtigungsstrukturen für unterschiedliche Nutzergruppen einzurichten. So lassen sich Dokumente, Ordner und Verzeichnisse ausschließlich zum Lesen, zum Lesen und Bearbeiten oder auch zum Lesen, Bearbeiten und Löschen freigeben. Jede Datenfreigabe kann darüber hinaus zeitlich beschränkt, zurückgezogen oder in der Anzahl der erlaubten Zugriffe definiert werden. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, steht den Kanzleien außerdem ein integriertes Reporting-Tool zur Verfügung, das einen Überblick darüber bietet, wem welche Freigaben erteilt worden sind.

Cloud-Lösungen vereinfachen und automatisieren die Zusammenarbeit mit und in Kanzleien

Cloud-Lösungen für die sichere Bearbeitung, Speicherung und das Teilen von Kanzleidokumenten sorgen für einfachere und schlankere Prozesse dank Automatisierung und der Bündelung von Informationen und Dokumenten an einer zentralen Stelle. Die Vorteile sind vielfältig: Suchzeiten werden verringert, lästiges Nachfragen wird vermieden, der manuelle Ablageaufwand entfällt und die Fehlerquote sinkt. Dabei verfügen Kanzleien über maximale Transparenz und können die Verwaltung von Millionen Dokumenten stemmen.

Doch auch für Mandanten ergeben sich viele Vorteile: Sie profitieren von einem einfachen und langfristigen Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente, sind über alle Aufgaben und Fristen frühzeitig im Bilde und sind ihrerseits in der Lage, unterschiedlichen Mitarbeiter-Gruppen dedizierte Zugriffsrechte zu gewähren, wobei sie stets über maximale Transparenz verfügen.

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// Das Dokumenten-Management-System in a nutshell

➡️ Das ist damit gemeint

Bei einem Dokumenten-Management-System handelt es sich um eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, um sie zu archivieren und unternehmensweit zugänglich zu machen. Eine DMS-Lösung fördert die Organisation und Koordination von der Dokumentenerstellung, über die Bearbeitung und Kontrolle, bis hin zum Teilen von Dokumenten. Bereits vorliegende Dokumente werden eingescannt und die digitalen Versionen katalogisiert, indiziert und kategorisiert. Auf diese Weise entsteht ein digitales Archiv.

➡️ Warum lohnt sich der Umstieg auf ein DMS?

Mit einem Dokumenten-Management-System können Kanzleien die Weichen für ein effizientes und kostenschonendes Arbeiten stellen, da alle wichtigen Informationen zentral verfügbar und somit schnell und unkompliziert zugänglich sind. Werden Dokumente digital bearbeitet und weitergeleitet, besteht nicht die Gefahr, dass Medienbrüche die Arbeitsabläufe stören, vielmehr profitieren die Mitarbeiter von kurzen Wege-, Liege- und Suchzeiten. Darüber hinaus sind alle Beteiligten stets über den aktuellen Dokumentenstatus und die jeweiligen Zuständigkeiten informiert.

➡️ Das sind Ihre Vorteile

• Zentrale Speicherung, problemlose Duplizierbarkeit und zeitlose Verfügbarkeit
• Minimierung der Fehlerquote und des manuellen Aufwands
• Vereinfachte Recherche, schnellerer Wissenstransfer und verbesserte Auskunftsfähigkeit
• Verbesserung des Informationsflusses und der Zusammenarbeit intern sowie extern
• Umgehende Benachrichtigung bei Status-Änderungen, Aufgaben oder Fristen
• Kostenreduktion (weniger Material, kein Postversand mehr, keine physischen Archive)
• Einfaches und sicheres Teilen von Dokumenten inklusive entsprechendem Zugriffsmanagement
• Sicht und Rechtevergabe für unterschiedliche Nutzer-Gruppen
• Rechtssichere und DSGVO-konforme Speicherung von Dokumenten und Daten
• Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Maximale Transparenz