Andreas Hausmann über Collaboration zwischen Steuerberater und Mandant

• Die Compliance erfordert für Datenaustausch in der Cloud das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und den konsequenten Schutz von Unternehmens- und Kundendaten.
• Ein Compliance-Management-System, das regelmäßige Überprüfungen, Datenschutzschulungen und den Einsatz zertifizierter Cloud-Speicher umfasst, unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Compliance-Vorgaben.
• Die Implementierung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, zentraler Datenkontrolle und individuellen Zugriffsberechtigungen ist für die Sicherheit und Compliance beim Datenaustausch in der Cloud unerlässlich.
• In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Strategien und Tools einen Compliance-konformen Datenaustausch in der Cloud sicherstellen können.

Andreas Hausmann war bis 2018 Rechnungswesen-Experte bei der DATEV und berät inzwischen mit seiner eigenen Firma AHA Consulting Steuerkanzleien bei der digitalen Buchhaltung. 

Wöchentlich postet er auf Youtube Tutorials zu den unterschiedlichsten Anwendungen und Integrationen. Im Rahmen des Online-Events THE NEXT STEP „protect your digital data” hat unser DRACOON PreSales Director Christoph Dengler mit Andreas Hausmann ein interessantes Interview zur Collaboration zwischen Steuerberater und Mandant geführt.

Andreas Hausmann, AHA Consulting                Christoph Dengler, DRACOON

➡️ Diesen Beitrag haben wir in Form eines Interviews mit den wichtigsten Fakten zusammengefasst:

// In welchen Bereichen unterstützt Andreas Hausmann Steuerkanzleien und ihre Mitarbeiter
// Erfolgt diese Unterstützung vor Ort in der Kanzlei oder remote?
// Was veranlasst einen Steuerberater dazu, externe Unterstützung einzuholen?
// Gibt es Systemhäuser, die auf Steuerberater spezialisiert sind?
// Stimmt es, dass mindestens 90% der Steuerberater DATEV-Produkte einsetzen?
// Wie weit sind Steuerberater tatsächlich mit der Digitalisierung?
// Unterscheidet sich der Digitalisierungsgrad zwischen privaten Mandanten und Firmenkunden?
// Welche Rolle spielt das Fax heutzutage in Steuerkanzleien?
// Gibt es eine etablierte Möglichkeit um Daten mit Finanzämtern zu tauschen?
// Kommt es auch in Steuerkanzleien zu überfüllten E-Mail-Postfächern?
// Wie funktioniert der Datenaustausch zwischen DRACOON und Unternehmen online bzw. Steuerberater und Mandant?
// Werden Mandanten automatisiert über neue Dokumente benachrichtigt?
// Wie sollte künftig die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant im Idealfall aussehen?

🔎 In welchen Bereichen kannst du Steuerkanzleien und ihre Mitarbeiter unterstützen?

Andreas Hausmann: Die Sparte Rechnungswesen ist neben dem Lohn der wohl datenlastigste Bereich in der EDV des Steuerberaters – denn hier werden am meisten Daten getauscht. Jeden Monat müssen in der Buchhaltungsabteilung der Steuerkanzlei eine Vielzahl an Belegen so organisiert wie möglich eingehen, damit anschließend eine digitale Buchhaltung erstellt werden kann. Und die soll dem Mandanten als Mehrwert eine möglichst hohe Transparenz bieten, damit er tatsächlich nachvollziehen kann, wie sich die einzelnen Rechnungen, die Ausgaben und die Einnahmen, auf sein Ergebnis niederschlagen. Hier setze ich mit meiner Firma AHA Consulting an. Ich schule die Kanzleimitarbeiter, damit sie die Möglichkeiten, die ihnen das DATEV-Programm bietet, maximal ausnutzen können und unterstütze auch Mandanten dabei, ihre Buchhaltung mit DATEV und damit auch der Steuerkanzlei besser aufzustellen.

🔎 Kann ich mir das wirklich so vorstellen, dass du auch in die Kanzlei fährst? Oder macht man das heute auch alles remote?

Andreas Hausmann: Ich bin sehr viel online unterwegs. Das hat aber meist den Hintergrund, dass man besonders im Projektgeschäft relativ häufig damit konfrontiert ist, dass hin und wieder gewisse Voraussetzungen fehlen. Man kennt es vielleicht aus der Steuerkanzlei, wenn man selbst nicht so tief in der Materie drin ist und auf gewisse Freischaltungen von der DATEV angewiesen ist. Da kann es sein, dass das mitunter bis zum Termin nicht immer so klappt. In dem Fall ist man online deutlich flexibler und kann Termine gegebenenfalls auch kurzfristig verschieben. Auch so eine Schulung lässt sich online meist leichter in den Arbeitsalltag einbauen als eine Ganztagesschulung, bei der man physisch auch vor Ort sein muss, denn da steckt schon weitaus mehr Aufwand dahinter. Nichtsdestotrotz bin ich gestern Nacht erst aus Berlin zurückgekommen und habe dort noch eine Ganztagesschulung abgehalten. Auch das kommt hin und wieder vor.

Christoph Dengler: Jetzt habe ich eine leicht provokative Frage an dich: Steuerberater sind ja durchaus sehr schlaue Menschen, denn für ihre Tätigkeit benötigen sie ja auch ein entsprechendes Wissen. Ich kann mir schon vorstellen, dass es einen Steuerberater durchaus Überwindung kostet, dass er sich ein- und zugesteht, dass es an der ein oder anderen Stelle nicht schaden würde, wenn er sich jetzt externe Hilfe holt, also z. B. bei dir.

🔎 Was sind denn die wirklich dringlichen Themen heute, die einen Steuerberater dazu veranlassen bei Google nach einem Spezialisten wie dir zu suchen?

Andreas Hausmann: Also nach meinem Empfinden würde ich das gar nicht mal so einschätzen, dass es für Steuerberater eine Hürde darstellt, wenn sie sich eine fremde Expertise ins Haus holen. Denn Steuerberater haben selbst so ein breites Feld, das sie betreuen müssen, so dass sie – zumindest meiner Erfahrung nach – ganz froh sind, wenn sie gewisse Themen wie z. B. IT und EDV in gewisser Form abgeben können. Vor allem, wenn sie wissen, dass sie hier auf jemandem stoßen, der genau über dieses fehlende Know-how verfügt und sie diese Leistung bei Bedarf einfach „zukaufen“ können.  

Die größte Herausforderung besteht sicherlich in der Mitarbeiterqualifizierung, die gleichauf mit der Mitarbeiterbeschaffung steht. Einerseits ist der Wunsch zwar groß, dass künftig viel mehr automatisiert gesteuert wird, aber im Zuge dessen wird auch gern übersehen, dass man über zu wenig Mitarbeiter verfügt. Und gleichzeitig läuft eben noch nicht so viel automatisch, wie man das gerne hätte. Auf der anderen Seite werden die Möglichkeiten, die auch ein DATEV-Programm bietet, noch gar nicht so ausgeschöpft, weil die Mitarbeiter gar nicht einmal wissen, was sie alles damit anstellen können. In den vergangenen Jahren ist man davon ausgegangen, dass bis heute viel mehr Vorgänge automatisiert laufen werden. Zeitgleich sind jedoch die Mitarbeiter immer knapper geworden und das hat man lange Zeit ignoriert. Heute wissen wir jedoch, dass vieles bereits automatisiert / digitalisiert wurde, wir aber noch längst nicht so weit sind, wie damals angenommen wurde. Auf der anderen Seite schöpfen wir die Möglichkeiten, die uns diverse Programme heute bieten, einfach auch nur zu einem Bruchteil aus. Die Anforderungen sind überall enorm gestiegen und es ist schwer, die Expertise für alle Belange in der Kanzlei bereit zu stellen. Vor ein paar Jahren hat noch niemand geglaubt, dass die tatsächliche Arbeit durch die IT nicht unbedingt weniger wird. Aber hier spielt auch die Regelungswut mancher Instanzen eine große Rolle. Denn diese Regeln führen zwangsweise auch zu einem bürokratischen Mehraufwand. Alleine der Aufwand, der durch die Beantragung der Corona-Hilfen entstanden ist, hat viele Themenbereiche in den Steuerkanzleien einfach lahmgelegt.

Christoph Dengler: Also ich kann mir auch gut vorstellen, dass der Automatisierungsgrad einfach höher werden muss. Das bedingt aber auch, dass ich moderne Technik einsetze, und ein Steuerberater ist nun mal kein Informatiker. Aus meiner Erfahrung heraus haben eher kleine Kanzleien, also diejenigen, die weniger als 20 Mitarbeiter haben, in der Regel auch gar keine eigene IT-Abteilung. Insofern muss man sich hier die Frage stellen, wie die diesen Aufwand bewältigen sollen.

🔎 Gibt es Systemhäuser, die auf Steuerberater spezialisiert sind?

Andreas Hausmann: Die gibt es durchaus. Dabei reagieren Steuerberater völlig unterschiedlich auf dieses Thema. Es gibt Steuerberater, die haben richtig Lust auf IT. Die fuchsen sich richtiggehend rein und sind in diesen Bereichen auch wirklich fit. Die DATEV hat sich irgendwann eine Struktur von Systempartnern geschaffen, die zumindest die grobe EDV-Betreuung übernehmen. Der Systempartner kümmert sich also darum, dass die Hardware läuft, die DATEV-Programme funktionieren, Störungen behoben werden, die Telefonanlage läuft und sozusagen die grundlegende Infrastruktur funktioniert. Und es gibt natürlich auch Systempartner, die noch viele Leistungen darüber hinaus anbieten, damit der Steuerberater sich nicht um die Wartung seiner Server und seiner Systeme kümmern muss. Das gibt es dann auch im Markt. Und darüber hinaus gibt es auch Menschen wie mich, die Kanzleien dabei unterstützen, ihre Software besser zu nutzen und ihre Prozesse etwas praxisorientierter zu gestalten.

🔎 Stimmt es, dass mindestens 90 % aller Steuerberater DATEV-Produkte einsetzen?

Andreas Hausmann: Ich glaube so viele sind es tatsächlich nicht. Ich würde eher 70 – 80 % schätzen, aber die DATEV hat ein ganz klares Monopol. Es ist ganz spannend zu sehen, wenn ein Software-Entwickler oder ein Startup, das aus einem anderen Land kommt, in Deutschland plötzlich feststellt, dass es hier ein echtes Monopol in der Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware gibt. Der Markt wird von der DATEV beherrscht und daneben gibt es noch ein paar kleinere Anbieter. Und die merken relativ schnell, dass eine DATEV-Schnittstelle zu den Systemen sehr wichtig ist, weil viele Steuerberater eben einfach die Software von der DATEV einsetzen und auch andere Softwareanbieter darauf achten, dass sie sich an den Vorgaben der DATEV orientieren und dafür sorgen, dass die Daten dort eingelesen werden können.

Christoph Dengler: Du bist ja inzwischen jahrelang im Steuerberaterbereich etabliert. Ich selbst komme ursprünglich aus dem Bereich Assekuranz, Versicherung und da kann ich mich noch gut daran erinnern, als ich dort in den 90er Jahren meine ersten Schritte gemacht und meine Ausbildung absolviert habe. Bereits da gab es schon immer dieses Schlagwort "Papierlose Agentur" oder "Papierlose Kanzlei". Ich habe auch die letzten Jahre immer wieder festgestellt, dass man von dieser Realität heutzutage leider allerdings noch ganz weit weg ist.

🔎 Wie weit sind Steuerberater tatsächlich mit der Digitalisierung?

Andreas Hausmann: Das ist ganz unterschiedlich. Es gibt Einsteigerkanzleien, die ganz weit sind. Mir fällt auf, dass Steuerkanzleien, die gerade erst von jungen Steuerberatern gegründet wurden und die erst ihren Mandantenstamm aufbauen, relativ schnell digital agieren. Gleichzeitig gibt es viele, die darauf bedacht sind, dass sie nach und nach ihre Kanzlei digitalisieren und ihre Buchhaltung auf „digital“ umstellen, damit sie alle Vorteile nutzen können. Da hat diese besondere Situation mit Corona sicherlich noch einen gewissen Push gegeben. So konnte man aus dem Homeoffice arbeiten und war weitaus flexibler, was den Austausch von Daten anbelangt, weil man einfach nicht mehr diesen physischen Datenaustausch zwischen dem Mandanten, der Steuerkanzlei und dem Buchhalter regeln musste. Im gleichen Atemzug hatten die Steuerkanzleien aber auch jede Menge an Zusatzaufgaben, die sie lösen mussten wie die Überbrückungshilfen etc. Hier wurden viele Kapazitäten beansprucht, damit auch das digital lösbar war und das stellte natürlich auch ein gewisses Problem dar.

🔎 Unterscheidet sich dieser Digitalisierungsgrad zwischen geschäftlichen Mandanten und einer Privatperson, die ihre Einkommensteuerunterlagen loswerden muss?

Andreas Hausmann: Das ist ganz unterschiedlich. Es spielt ja auch immer eine gewisse Rolle, welches Softwareangebot am Markt verfügbar ist. Und entscheidend ist hier auch, ob in der Software direkt eine Integration angeboten wird, mit Hilfe derer sich eine Einkommenssteuer digital erstellen lässt. Am Ende des Tages muss natürlich auch das Finanzamt ein bisschen mitspielen, um durchgehend digitale Prozesse zu haben. Da tut sich ja mittlerweile zum Glück auch was. Aber eine Einkommenssteuer digital zu erstellen, ohne selbst proaktiv nach einem Prozess zu suchen und ihn selbst zu gestalten, gab es erst, als die DATEV auch eine Möglichkeit geschaffen hat, die Unterlagen für die Einkommensteuererklärung digital bereitzustellen, um diese dann auch digital abrufen zu können. Diese Funktion gibt es noch nicht so lange, deswegen glaube ich jetzt nicht, dass so viele Einkommensteuererklärungen wirklich schon hundertprozentig digital ablaufen. Aber die Möglichkeiten steigen. Aber wenn es kein passendes Angebot gibt, ist es immer ein bisschen schwierig, den Prozess dann entsprechend umzusetzen.

Christoph Dengler: Ich bin ja auch viel im Krankenhausbereich und bei Behörden unterwegs. Da spielt auch das Faxgerät noch eine große Rolle. Deswegen die provokative Frage: Wie ist es denn bei Steuerberatern?

🔎 Würden Steuerberater heute bereits ohne ein Fax auskommen oder gehört es immer noch untrennbar zum Alltag?

Andreas Hausmann: Schwierig. Ich muss überlegen. Ich glaube in meiner Ausbildung und das ist schon mindestens zehn Jahre her, habe ich zum letzten Mal ein Fax versendet.  Ich habe das Faxgerät gar nicht so im Fokus und auch in Steuerkanzleien wird das ähnlich gehandhabt. Sicherlich wird es noch genutzt, das will ich gar nicht ausschließen. Ich persönlich würde aber eher dazu tendieren (wenn ich die Entscheidung in der Steuerkanzlei hätte) die Faxnummer aus der E-Mail-Signatur zu entfernen, damit diese Technologie mal langsam „ausstirbt“. Diese Vielzahl an Kommunikationsmöglichkeiten ist ja auch in gewisser Art und Weise ein großes Problem. Insofern ist es gut und wichtig, dass man die Kanäle in der Kommunikation im Überblick behält. Denn die Digitalisierung hat leider einen kleinen Fluch mit sich gebracht: Sie hat noch mehr Kanäle geschaffen, als im Vorfeld bereits vorhanden waren. Früher gab es die Post, das Telefon, das Faxgerät und dann vielleicht noch die E-Mail. Inzwischen tauscht man sich sogar über Messenger aus, die eigentlich privater Natur sind. Und so werden auf allen Weg Links oder Dateien übermittelt. Deshalb ist es ganz wichtig, dass man sich im beruflichen Umfeld darüber Gedanken macht, wie man überhaupt geschäftlich kommunizieren will. Es ist enorm wichtig, dass man sich hier konsequent und einheitlich organisiert und aufstellt. Und deswegen würde ich beim Fax beginnen und die Nummer aus der Signatur löschen. Auch hier gilt die Devise „weniger ist oft mehr“.

Christoph Dengler: Bei mir war es beispielsweise so, dass ich bis vor drei Jahren immer meinen Ordner zu meinem Steuerberater gefahren habe. Und den hat das auch nie gestört, geschweige denn hat er mich darauf angesprochen. Seit ich bei DRACOON arbeite, übermittle ich ihm Downloadlinks und zwinge ihn damit natürlich auch ein bisschen, dass er sich die Daten herunterlädt.

🔎 Wie kommen die Informationen, die ich heute schon elektronisch meinem Steuerberater gebe, zum Finanzamt? Gibt es bereits heute eine etablierte Methode, wie man diese Unterlagen ans Finanzamt übermitteln kann?

Andreas Hausmann: Ich will nicht ausschließen, dass teilweise aus pragmatischen Gründen, auch heute noch einiges per Post an das Finanzamt geschickt wird. Schon alle deswegen, weil der Prozess in einer Steuerkanzlei über Jahrzehnte hinweg darin bestand, dass der Postausgang an das Finanzamt dokumentiert wurde. Und dieser Prozess hat über lange Zeit gut funktioniert und galt quasi als Gesetz. Ähnlich wie der Prozess, wann ein Steuerbescheid in der Kanzlei eingegangen ist, damit auch die damit verbundenen Fristen wahren kann. Das Finanzamt wird da flexibler, weil es inzwischen auch einfach Schnittstellen gibt, über die Dokumente empfangen und versendet werden können. Früher war es so, dass zwar die Einkommenssteuererklärung elektronisch versandt werden konnte, aber sobald Belege nachgeordert wurden oder es Rückfragen gab, wurde dies wieder per Post erledigt. Glücklicherweise lässt sich jedoch inzwischen immer mehr elektronisch lösen. Aber es gibt immer noch relativ viele blinde Flecken, über die man stolpert, wenn man eigentlich „digital denkt“ und auch so handeln möchte. Gleiches gilt auch für den Online-Handel. Wer das 'One-Stop'-Verfahren beziehungsweise die Anmeldung für seine Mandanten machen muss, der wird im Herbst das böse Erwachen haben. Es gibt keine Schnittstelle und so muss man die Werte im Portal per Hand eingeben. Und das liegt darin begründet, weil die Schnittstellen schlichtweg nicht so schnell umgesetzt werden konnten. Das ist zwar immer schade, aber es tut sich zumindest etwas, was den elektronischen Datenaustausch angeht.

Christoph Dengler: Ich habe schon gesagt, dass ich heute zumindest so weit bin, dass ich meine Daten elektronisch übermittle. Nichtsdestotrotz, wenn mein Steuerberater von mir noch etwas braucht, schickt er mir wieder eine E-Mail. Und ich gehe jetzt mal davon aus, dass der durchschnittliche Mandant das, was der Steuerberater anfordert, auch einfach per Mail wieder als Anhang zurückschickt. Und da sehe ich auch zwei Themen. Das eine ist die Vertraulichkeit, denn diese E-Mail ist nicht verschlüsselt. Das andere Problem besteht jedoch darin, dass der Dateianhang dann so groß ist, dass er sich gar nicht mehr per Mail verschicken lässt.

🔎 Kommt es auch heute noch zu überfüllten E-Mail-Postfächern in Steuerkanzleien?

Andreas Hausmann: Ja, definitiv. Gerade bei Steuerberatern passiert es sehr regelmäßig, dass ihre Postfächer überfüllt sind. Die E-Mail ist ein Austauschweg, den man sehr einfach nutzen kann. Der funktioniert relativ verlässlich bis zu einer gewissen Dateigröße. Allerdings führt das ganz oft auch zu einem sehr unschönen Rattenschwanz. Nämlich dann, wenn man anfängt, Daten zu archivieren, mit Unterordnern arbeitet, andere Daten wiederum ablegt und dergleichen. Und ich erwische mich selbst dabei, dass ich ständig in irgendwelchen E-Mails nach Dateien herumsuche. Kritisch wird es auch dann, wenn Mitarbeiter ausscheiden, deren Postfach ganz wichtig war um nachzuvollziehen, was zwischen Mandant XY und der Kanzlei kommuniziert wurde. Auch heute noch läuft diese Kommunikation noch viel zu sehr über individuelle Zugänge und das führt beim Ausscheiden eines Mitarbeiters oder auch bei Krankheitsfällen oder vollgelaufenen Postfächern zu massiven Problemen, weil keine Mails mehr empfangen werden können. Übrig bleibt der Mandant, der sich erst einmal wundert, warum das Postfach nicht erreichbar ist und anderseits steht die Kanzlei mit einem großen Fragezeichen da, weil niemand weiß, was zwischen dem Mandanten und der Kanzlei an Informationen getauscht wurde. Dieser Weg ist einfach nicht transparent.

Christoph Dengler: Da gebe ich dir völlig recht. Wir haben übrigens inzwischen auch eine Frage über den Chat erhalten. Magst du darauf bitte mal eingehen?

🔎 Ist es möglich, von DRACOON Rechnungen zu Unternehmen online zu übertragen, so dass sie beim Mandanten über die Schnittstelle des Steuerberaters ankommen?

Andreas Hausmann: Grundsätzlich muss ich dazu sagen, dass es meines Wissens keine native DATEV-Schnittstelle gibt. Aber man kann DRACOON einfach als weiteres Netzlaufwerk, wie man es von Kanzleiserver kennt, einbinden und auf dieses Netzlaufwerk dann auch die Mandantenordner mit dem altgedienten, aber noch gut funktionierenden DATEV- Belegtransfer speichern. So werden die Ordner überwacht, so dass jedes Mal, wenn ein Mandant einen Beleg im DRACOON-Ordner ablegt, dieser automatisch nach DATEV Unternehmen online hochgeladen wird. Auf diese Art und Weise kann man eine Schnittstelle der Marke Eigenbau umsetzen, damit man einen eindeutigen Austauschweg hat. Wenn der Mandant also keinen Zugang zu Unternehmen online hat, sondern nur einen reinen Zugang zu DRACOON, könnte man auch ausschließlich so kommunizieren. Das wäre bereits heute technisch umsetzbar. Christoph, du kannst aber bestimmt noch etwas dazu sagen, was in punkto Schnittstellen von eurer Seite noch geplant ist.

Christoph Dengler: Wir arbeiten mit der DATEV ja bereits wirklich schon sehr lange zusammen. Die DATEV hatte früher schon ein Produkt, das auf unserer Software beruht hat.  Es war mäßig erfolgreich, weil es nicht wirklich unseren Funktionsumfang ausgeschöpft hat. Die DATEV stellt nun allerdings gerade auf das neue DMS, also das neue Document Management System um und hat auch an entsprechende Schnittstellen im Sinne einer API gedacht. Wir hatten bereits im Vorfeld einen sehr engen und guten Austausch mit der DATEV und deshalb wird es nun in der Variante von DMS NEU, die jetzt ausgerollt wird eine Integration geben.  Diese Integration steuern wir gemeinsam mit unserem Partner, der BuRKom Solutions GmbH. Die BuRKom hat praktisch eine Middleware gebaut, die wiederum  die API von DMS NEU und unsere zusammenknotet. So klinken wir uns praktisch in der Dateiablage im DMS ein. Wenn man hier also ein Dokument erstellt hat, das man dem Mandanten zukommen lassen möchte, stelle ich den Status einfach auf „übertragen über DRACOON“ und damit ist kein weiterer Schritt für den Steuerberater oder seine Mitarbeiter mehr erforderlich. Im Hintergrund läuft diese Middleware und die stellt fest, dass es ein neues Dokument mit diesem Status gibt. Sie meldet sich bei DRACOON an und prüft, ob für den Mandanten bereits ein Datenraum existiert. Wenn ja, legt sie dieses Dokument dort ab und informiert den Mandanten, dass es etwas Neues für ihn gibt. Existiert noch kein Datenraum, wird dieser automatisch angelegt und die Struktur aus dem DMS übernommen. Über die Laufwerksanbindung in DRACOON bekommt wiederum der Mandant eine sogenannte „Notification“ und wird darauf hingewiesen, dass in seinem Steuerberater-Laufwerk ein neues Dokument bereitsteht. Er bekommt also einen Link, den er anklicken kann und landet sofort im entsprechenden Verzeichnis in seinem Laufwerk bei dem Dokument, das ihm seine Steuerkanzlei zur Verfügung gestellt hat. Gleiches funktioniert auch umgekehrt. Man kann einen Datenraum einrichten, auf den der Mandant eine Schreibberechtigung hat. Der heißt beispielsweise „Belege 2019“. In diesem Raum kann der Mandant auch per Drag & Drop Belege sammeln oder sie einfach dorthin kopieren. Auch dann stellt die Middleware fest, dass in DRACOON neue Daten für den Steuerberater bereitstehen, die in DATEV DMS übernommen werden. Das bedeutet, dass der Steuerberater eine Notification mit einem Link bekommt, den er anklicken kann und über den er sofort an die Dateien kommt, ohne dass er die Anwendung wechseln muss. So lässt sich der Datenaustausch zwischen Mandant und Kanzlei sehr smart steuern. Das ist aktuell schon nutzbar und die Funktionalitäten werden sicherlich im weiteren Verlauf noch mehr und ggf. auch auf andere DATEV-Produkte ausgeweitet.

Andreas Hausmann: Ich würde gerne noch etwas wissen. 

🔎 Erhält der Mandant dann auch automatisiert eine E-Mail, wenn ein neues Dokument bereitsteht?

Christoph Dengler: Selbstverständlich. Wir haben heute schon verschiedene Benachrichtigungsfunktionen, die genutzt werden können. In DRACOON gibt es eine Glocke. Aktiviert man diese, wird man automatisch benachrichtigt, wenn in diesem Datenraum Veränderungen vorgenommen werden. In DRACOON verfügen wir bereits über vieles, was eine Kollaboration erleichtert. Und genau diese Funktionen werden jetzt sinnvoll mit der DATEV verknotet und vernetzt, so dass sich daraus saubere Prozesse abbilden lassen. Dann macht das Arbeiten in beide Richtungen in Zukunft noch mehr Spaß.

🔎 Wie sollte deiner Meinung nach künftig die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant ablaufen?

Andreas Hausmann: Die idealtypische Kommunikation wäre, dass das eigentlich alles ohne Kommunikation läuft. In der Buchhaltung ist das der größte Blocker. Hier passiert es nämlich ganz oft, dass Unterlagen nicht rechtzeitig oder nicht vollständig vorliegen. Und wortlose, textlose Kommunikation, wäre glaube ich das, was man sich erst einmal generell wünschen würde. Es würde unglaublich viel vereinfachen, wenn der Mandant genau wüsste, was er zu tun hat und dass man evtl. auch gewisse Daten für ihn automatisiert abrufen kann. Es sollte sich einfach intuitiv anfühlen, seinem Steuerberater Daten bereitzustellen. Sei es jetzt, dass man sie in einem Ordner ablegt oder sie irgendwohin schickt. Man sollte ohne Nachfragen die Daten zur Verfügung haben, um dem Mandanten auch zeitnah Ergebnisse bereitstellen zu können. Das wäre mein Wunsch.

Christoph Dengler: Ich habe wieder das Schlüsselwort „Automatisierung“ herausgehört. Das ist tatsächlich auch der springende Punkt. Denn im Endeffekt soll es ja so sein, dass man keine aktiven 'Doings' hat, sondern dass Automatismen möglichst viele Dinge erledigen und man ganz wenig händisch machen muss. Daran arbeitest du in deiner Beratung und wir genauso mit unserer Lösung. 

🔎 Welche Schlussbotschaft möchtest du den Zuhörern mit auf den Weg geben?

Andreas Hausmann: Das größte Potenzial bei der Digitalisierung ist, sich nicht mit der Vergangenheit zu beschäftigen, sondern einfach alles Neue aufmerksam zu betrachten, zu analysieren und zu hinterfragen, ob man dafür nicht auch einen digitalen Weg schaffen kann, der nicht nur dem Mandanten den Arbeitsaufwand zukünftig vereinfachen wird, sondern der auch die Abwicklung und Bearbeitung in der Kanzlei angenehmer gestaltet. In der Versicherungsbranche ist das ja auch nicht anders gewesen, als man dort mit der Digitalisierung begonnen hat. Hier hat man sich auch nicht auf die alten Akten konzentriert.