Nach langem Warten ist es nun endlich soweit! Seit 1. April 2020 ist die neue Benachrichtigungsfunktion in der DRACOON Cloud verfügbar. Mit diesem neuen Feature ist es möglich, sich über folgende Änderungen per Mail informieren zu lassen:

• Wenn ein neues Zugriffsrecht für einen Datenraum erteilt wurde
• Wenn eine neue Gruppenzuweisung erfolgt ist
• Wenn eine neue Datei hochgeladen wurde (in einem ausgewählten Datenraum)
• Wenn ein neuer Dateikommentar verfasst wurde (für eine ausgewählte Datei)

In diesem Artikel erklären wir das Feature kurz und stellen für jede der Benachrichtigungsmöglichkeiten einen Use Case vor, in welchem die Benachrichtigungen einen Mehrwert für Sie als Nutzer generiert.

Wie stelle ich die Benachrichtigungen ein?

Die Einstellungsmöglichkeiten für die Benachrichtigungen sind sehr einfach zu verwalten. Zunächst kann jede der vier Optionen im Benutzerkonto des einzelnen Nutzers eingestellt werden.

DRACOON Hero-Tipp: Um eine E-Mail-Flut von Benachrichtigungen bei neuen Dateien in Datenräumen zu vermeiden, können Sie das Intervall von „Sofortige E-Mail“ auf „Tägliche E-Mail“ umstellen, sodass Sie die Informationen gebündelt einmal am Tag erhalten.

Möchten Sie die Benachrichtigungsfunktion für einen Datenraum nutzen, müssen Sie in diesem Datenraum rechts oben die durchgestrichene Glocke aktivieren.

Um die Benachrichtigungen für Dateikommentare zu aktivieren, wählen Sie in der Detailansicht einer Datei einfach die entsprechende Option aus.

Bezüglich der Einstellungen sind alle weiteren Details in unserem Support-Bereich beschrieben.

So nutze ich die Benachrichtigungsfunktion am besten

Im Folgenden haben wir für jede Option der Benachrichtigungsfunktion einen Use Case beschrieben, den viele Nutzer im Alltag lösen müssen und bei welchem dieses neue Feature eine Erleichterung bringt.

Benachrichtigungen für neu erteilte Zugriffsrechte

• Projektdatenräume: In der Vergangenheit war es nicht möglich, proaktiv informiert zu werden, wenn man Rechte für einen Datenraum erhalten hat. Wollte man mit Kollegen gemeinsam an einem Projekt arbeiten und einen neuen Datenraum für dieses Projekt nutzen, musste man den Datenraum anlegen und anschließend die Kollegen auf einem anderen Kommunikationskanal darüber informieren. Nun erstellen Sie einfach den entsprechenden Datenraum, berechtigen die Kollegen darauf und diese erhalten ohne weiteres Zutun eine E-Mail mit dem Hinweis auf diesen Datenraum.
• Persönliche Datenräume: Häufig werden in Organisationen für jeden Nutzer persönliche Datenräume genutzt. Hier hilft die E-Mail- Benachrichtigung, den Endnutzern in diesem Szenario den Einstieg in DRACOON zu erleichtern. Darüber können Sie mit nur einem Klick in den Datenraum navigieren, auf welchen Sie berechtigt wurden.

Benachrichtigungen für eine neue Gruppenmitgliedschaft

• Projektgruppen: Ähnlich wie bei den Projektdatenräumen kann man Mitglieder eines Projektteams auch in einer Nutzergruppe zusammenfassen. Vor allem wenn, bereits bestehende Datenräume für die Zusammenarbeit genutzt werden, erhalten die Nutzer aufgrund der neuen Gruppenzuweisung eine E-Mail-Benachrichtigung.

Benachrichtigung für eine neue Datei

• Kollaboration: Für die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern in DRACOON bringt die Benachrichtigungsfunktion einen erheblichen Mehrwert, welcher von vielen Kunden und Partnern nun schon lange gewünscht war. Wenn Sie mit einem Kollegen zusammenarbeiten und Dateien benötigen, welche er über DRACOON zur Verfügung stellt, war es in der Vergangenheit nicht möglich, proaktiv über den Upload dieser Dateien zu erfahren. Der Kollege musste auf einen zweiten Kommunikationsweg mitteilen, dass die gewünschten Dateien nun im Datenraum liegen oder der Datenraum musste regelmäßig auf neue Dateien geprüft werden. Dieser umständliche Workaround fällt nun weg. Aktivieren Sie einfach die Glocke im Datenraum, dann wissen Sie sofort Bescheid, wenn eine neue Datei hochgeladen wurde.
• Erhalt wichtiger Dokumente: Viele Organisationen nutzen DRACOON für die interne Verteilung von Belegen, Gehaltsabrechnungen etc. Auch in diesem Szenario bringt die Benachrichtigungsfunktion einen erheblichen Mehrwert, da einfach die Glocke im gewünschten Datenraum aktiviert werden kann und keine manuelle Benachrichtigung mehr angestoßen werden muss. Mitarbeiter erfahren sofort per Mail, wenn die Gehaltsabrechnung vorliegt, die Kollegen in der Finanzabteilung erfahren sofort, wenn ein Beleg eingereicht wurde, etc.

Benachrichtigung für einen neuen Dateikommentar

• Anmerkungen zu einer Datei: Auch diese Option der Benachrichtigung bringt einen großen Mehrwert in der Zusammenarbeit in DRACOON. Hatte ein Kollege in der Vergangenheit Anmerkungen zu einer Datei, erfolgte keine Benachrichtigung, dass ein Kommentar erstellt wurde. Daher haben viele Nutzer Anmerkungen zu Dateien gleich auf einem zweiten Kommunikationsweg, z.B. per Mail gemacht. Das ist nun nicht länger nötig: Wird von einem Kollegen Input zu einer Datei gewünscht, kann man die Benachrichtigung für Kommentare zu dieser Datei einfach aktivieren und sobald der Kollege sein Feedback angemerkt hat, erhält man eine E-Mail.

Es freut uns wirklich sehr, dass die lange gewünschte Benachrichtigungsfunktion nun in der DRACOON Cloud für alle Nutzer zur Verfügung steht, da dieses Feature trotz der minimalen Änderungen in der DRACOON Web App durch den großen Mehrwert, den es den Nutzern beschert, sehr mächtig ist. Wir sind sehr gespannt, wie die Benachrichtigungsfunktion die Arbeit mit DRACOON für Sie verändert.