Da sich Unternehmen zunehmend von der starken Abhängigkeit von physischen Dokumenten lösen und digitale Lösungen einführen, sind virtuelle Datenräume (VDRs) zu einer gängigen Option für das Speichern und gemeinsame Nutzen sensibler Unternehmensinformationen geworden.
In einem Virtuellen Datenraum, manchmal auch bezeichnet als Digitaler Datenraum, können die Datenraum-Benutzer genau steuern, wer auf welche Informationen zugreifen kann. Dies macht VDRs besonders geeignet, um wichtige Finanztransaktionen wie Mergers & Acquisitions, Kapitalbeschaffungen, Börsengänge und andere höchst sensible Vorgänge zu erleichtern. Das betrifft insbesondere Vorgänge, in denen externe Parteien eingeschlossen werden, wie Wirtschaftsprüfer oder Berater.
Nachfolgend finden Sie einen umfassenden Überblick über virtuelle Datenräume, häufige Anwendungsfälle und Tipps für einen erfolgreichen Einstieg in virtuelle Datenraum-Lösungen.
Ein virtueller Datenraum, auch bekannt als “Virtual Data Room” oder “Deal Room”, ist ein Online-Archiv bzw. eine Cloud speziell für die Sicherung und Bereitstellung von hochsensiblen Dokumenten. Datenräume werden in der Regel während der Due-Diligence-Prüfung und Deal-Vorbereitung vor einer Unternehmensfusion oder -übernahme (Mergers & Acquisitions) genutzt, um Dokumente und Unterlagen zu prüfen, zu teilen und offenzulegen.
Ein virtueller Datenraum ist im Prinzip nur ein Cloud-Speicher, er muss jedoch bestimmte Anforderungen für spezielle Anwendungsfälle erfüllen. Das betrifft vor allem starke Anforderungen an Compliance-Themen, wie:
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Vereinfacht gesagt haben virtuelle Datenräume aufgrund ihres Einsatzes in hochsensiblen Geschäftsvorgängen erheblich höhere Anforderungen als ein "normaler" Cloud-Speicher. Einsatzbereiche von VDRs sind z.B. Due-Dilligence-Prüfungen, M&A, Private Equity, Venture Capital, Joint Venture und dergleichen.
Letztlich werden VDRs jedoch ebenfalls für den Datenaustausch verwendet; nur eben mit einem höheren Anspruch an Sicherheit, Compliance, Datenschutz, Q&A-Funktionen und mit einer sehr fein einstellbaren Nutzerrechteverwaltung.
Da viele Kunden nach wie vor über die Datensicherheit in derartigen Datenräumen verunsichert sind, entwickeln VDR-Anbieter immer ausgefeiltere und zuverlässigere Datenraum-Datenbanken. Die Sicherheit von Datenräumen ist oberstes Gebot, und der Service umfasst die geschützte Verwendung aller Dateien, Funktionen und Transaktionen auf der Plattform.
Weitere wichtige Eigenschaften virtueller Datenräume:
Virtual Data Rooms bieten Unternehmen die Möglichkeit, sensible und besonders vertrauliche Dokumente zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen, und sind weitaus kostengünstiger als traditionelle physische Datenräume, die früher die Norm waren. Mit virtuellen Datenräumen können zudem M&A-Transaktionen viel effektiver, effizienter, von fast jedem Ort und rund um die Uhr aus durchgeführt werden.
Bei Finanztransaktionen ist die Software für virtuelle Datenräume zum Standard geworden und hat den einst allgegenwärtigen physischen Datenraum abgelöst. Mit der Weiterentwicklung der Online-Sicherheit (die für VDRs von größter Bedeutung ist) wurde der physische Datenraum endgültig zu einem überholten Konzept und schließlich durch VDRs ersetzt, in denen Firmen unabhängig von ihrem Standort sicher Informationen im Namen der Due Diligence austauschen können.
VDRs werden demnach am häufigsten zur Erleichterung von Finanztransaktionen eingesetzt, z. B. bei Fusionen und Übernahmen (M&A), bei der Kapitalbeschaffung und bei Börsengängen.
Fusionen und Übernahmen (M&A) und deren Management sind die häufigste Anwendung von VDRs. Die Datenräume bieten einen Platz für die Prüfung der Due Dilligence, die während des Abschlusses der Transaktion erforderlich sind. Die Geschäftstransaktionen umfassen große Mengen an Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und sensible Informationen enthalten. Das Verwenden von Datenräumen ist demnach eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, Dokumente während der Verhandlungen einzusehen und auszutauschen.
Joint Ventures sind strategische Partnerschaften zwischen Unternehmen, bei denen Unternehmen eng zusammenarbeiten, um gemeinsam Produkte zu produzieren und herzustellen oder um Dienstleistungen anzubieten. Das Zustandekommen und die Aufrechterhaltung dieser Geschäftsbeziehungen erfordern Verträge und die häufige Übermittlung von Daten. VDRs sorgen für die Speicherung dieser Verträge und machen Dokumente, die für die Zusammenarbeit benötigt werden, leicht zugänglich.
Ein Börsengang (IPO) ist eine gewaltige Aufgabe, die (eigentlich) eine unvorstellbare Menge an Papierkram erfordert. Wie bei der Rechnungsprüfung ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten erstellen, gemeinsam nutzen, speichern und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer im Datenraum nur einen eingeschränkten Zugriff, z. B. “View Only”. Kopieren, Weiterleiten, Download oder Drucken kann vom Management entsprechend untersagt werden.
Bei Private Equity wird in nicht börsennotierte Unternehmen investiert, um das Wachstum oder eine bestimmte Entwicklung zu fördern. Ähnlich wie beim Börsengang ist hierfür eine Due-Dilligence-Prüfung und damit der Austausch hochsensibler Informationen und Dokumente erforderlich. Ein virtueller Datenraum ist somit unerlässlich.
Die Prüfung von Unternehmenspraktiken, der Einhaltung von Vorschriften und der Buchführung ist in allen Unternehmen gängige Praxis. Dieser Prozess stellt häufig ein Problem dar, da die Arbeitnehmer mit externen Aufsichtsbehörden und Gutachtern zusammenarbeiten müssen. Außerdem haben viele Firmen heutzutage Büros an entfernten Standorten und rund um den Globus in verschiedenen Zeitzonen.
Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ermöglicht es Anwälten, Wirtschaftsprüfern, internen und externen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien, einen zentralen Zugangspunkt zu haben. Durch die Bereitstellung eines zentralen Systems werden Fehler und Zeitaufwand reduziert. Des Weiteren sorgt es für eine transparente Kommunikation. Je nach Art der Prüfung variieren der Zugang zum Datenraum und die Befugnisse.
Sowohl für Startups als auch für größere Firmen ist die Teilnahme an verschiedenen Finanzierungsrunden einer der Schlüssel zum Wachstum ihres Unternehmens. Und wie viele Unternehmer wissen, ist es nicht gerade einfach, Investoren von einem Produkt zu überzeugen. Im Allgemeinen erfordert die Mittelbeschaffung einen umfangreichen Austausch von Daten und Dokumenten, insbesondere während dem Due-Diligence-Prozess.
Während dieser Fundraising-Phasen kann der Einsatz eines Datenraums den erforderlichen Austausch sensibler Daten erleichtern, und die Führungsteams auf beiden Seiten sollten sich wohlfühlen, da der Einsatz eines VDR eine bessere Kontrolle und Überwachung ermöglicht.
In jedem Szenario, in dem Dokumente sicher mit Dienstleistern, potenziellen Investoren, anderen externen Parteien oder sogar mit den eigenen Mitarbeitern ausgetauscht werden müssen, kann ein zuverlässiger Datenraum mit strengen Sicherheitsmaßnahmen diesen Prozess erheblich beschleunigen und vereinfachen.
Virtuelle Datenräume können von jedem Unternehmen genutzt werden, das wichtige Dokumente und Dateien sicher speichern und weitergeben möchte. Es gibt jedoch einige Branchen, die sich am meisten auf sichere Datenräume verlassen:
Der Technologiesektor ist eine Branche, die sich durch schnelle Innovation und Wachstum auszeichnet. Ständig werden neue Unternehmen gegründet, übernommen und an die Börse gebracht. Eine sichere, kontrollierte Möglichkeit zur gemeinsamen Benutzung und Speicherung von Unternehmensdokumenten ist für die Technologiebranche von größter Bedeutung.
In der Life-Sciences-Branche, die in der Regel aus Biotechnologie-, Medizintechnik- und Pharmaunternehmen besteht, gibt es eine Menge geistiges Eigentum zu schützen. Dies liegt daran, dass Unternehmen in diesem Sektor häufig Partnerschaften mit anderen Firmen eingehen, Finanzmittel beschaffen und ihr Portfolio an geistigem Eigentum schützen müssen.
Anwaltskanzleien müssen vertrauliche Informationen auf sichere Weise mit Kunden, Mitarbeitern und anderen interessierten Parteien austauschen. Virtuelle Datenräume bieten dafür eine effiziente Lösung
VC-Unternehmen sind ständig mit der Due Dilligence beschäftigt, da ihr Kerngeschäft daraus besteht, in private Unternehmen zu investieren. Virtuelle Datenräume finden
Wenn es um Finanzen geht, ist maximale Datensicherheit Pflicht. Finanzunternehmen zählen daher zu den häufigsten Anwendern von VDRs.
Bei den bereits angesprochenen M&A-Deals sind meist externe Beratungsunternehmen involviert. Consulting-Unternehmen sind darauf angewiesen, dass sie auf zuverlässige Datenraum-Anbieter zurückgreifen, um die M&A-Projekte sicher zu verwalten.
Hochsensible Immobilientransaktionen zählen zu der Art von vertraulichen Daten, die den besonderen Schutz eines VDRs benötigen. Im Bereich Real Estate geht es jedoch nicht nur um Transaktionen, auch die Dokumentation zählt zu den besonders schützenswerten Daten.
Selbstverständlich finden virtuelle Datenräume auch in anderen Branchen Anwendung.
Obwohl die Sicherheit in einem virtuellen Datenraum oder einer Cloud-Lösung oft als selbstverständlich angesehen wird, sollte sie noch einmal betont werden.
Zu den grundlegenden Sicherheitsfunktionen, auf die Sie bei der Plattform oder dem Datenraum-Service Ihrer Wahl achten sollten, gehören:
Achten Sie bei der Datenraum-Software darauf, dass sie einfach und intuitiv zu bedienen ist und benutzerfreundliche Funktionen bietet, wie
Je nachdem welche Anforderungen bestehen, können folgende Fragen ebenfalls relevant sein:
Suchen Sie nach einer für Ihr Unternehmen passenden Preisstruktur und achten Sie außerdem darauf, ob vom Anbieter zusätzliche Kosten anfallen können, z. B. für
Schauen Sie dafür unbedingt über die monatliche Gebühr für das Basis-Produkt hinaus, um versteckte Kosten, die das Budget sprengen könnten, nicht erst im Nachhinein zu erkennen. Bei manchen Anbietern können sich zudem die laufenden Kosten ändern, sobald der erste Vertragszeitraum überschritten wird.
Am Markt existieren zahlreiche verschiedene Anbieter für vrituelle Datenräume. Nachfolgend finden Sie eine Liste der beliebtesten Datenraum-Anbieter.
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Key Features unserer virtuellen Datenräume:
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