Virtueller Datenraum (VDR): Was ist das? Wie sicher sind sie? Einfach erklärt von A-Z

• Virtuelle Datenräume (VDRs) sind Online-Archive zur Sicherung und Bereitstellung sensibler Dokumente, ideal z.B. für die Kollaboartion bei M&A-Projekten oder Börsengängen, an denen mehrere Parteien zusammenarbeiten.
• Sie erfüllen höhere Sicherheits- und Compliance-Anforderungen als gewöhnliche Cloud-Speicher-Lösungen wie z.B. ein granulares Berechtigungsmanagement.
  
• VDRs unterstützen den effizienten und sicheren Datenaustausch in verschiedenen Bereichen, darunter M&A, Joint Ventures, IPOs, Private Equity und Unternehmensprüfungen.
  
• Beliebte VDR-Anbieter umfassen Dataroomx, iDeals, Intralinks, und DRACOON, wobei Letzterer besonderen Wert auf Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit legt.
  
• In diesem Artikel erfahren Sie, wie VDRs den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten revolutionieren und effiziente, sichere Transaktionen ermöglichen.
  

Da sich Unternehmen zunehmend von der starken Abhängigkeit von physischen Dokumenten lösen und digitale Lösungen einführen, sind virtuelle Datenräume (VDRs) zu einer gängigen Option für das Speichern und gemeinsame Nutzen sensibler Unternehmensinformationen geworden.

In einem Virtuellen Datenraum, manchmal auch bezeichnet als Digitaler Datenraum, können die Datenraum-Benutzer genau steuern, wer auf welche Informationen zugreifen kann. Dies macht VDRs besonders geeignet, um wichtige Finanztransaktionen wie Mergers & Acquisitions, Kapitalbeschaffungen, Börsengänge und andere höchst sensible Vorgänge zu erleichtern. Das betrifft insbesondere Vorgänge, in denen externe Parteien eingeschlossen werden, wie Wirtschaftsprüfer oder Berater.

Nachfolgend finden Sie einen umfassenden Überblick über virtuelle Datenräume, häufige Anwendungsfälle und Tipps für einen erfolgreichen Einstieg in virtuelle Datenraum-Lösungen.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, auch bekannt als “Virtual Data Room” oder “Deal Room”, ist ein Online-Archiv bzw. eine Cloud speziell für die Sicherung und Bereitstellung von hochsensiblen Dokumenten. Datenräume werden in der Regel während der Due-Diligence-Prüfung und Deal-Vorbereitung vor einer Unternehmensfusion oder -übernahme (Mergers & Acquisitions) genutzt, um Dokumente und Unterlagen zu prüfen, zu teilen und offenzulegen.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Speicher und einem virtuellen Datenraum?

Ein virtueller Datenraum ist im Prinzip nur ein Cloud-Speicher, er muss jedoch bestimmte Anforderungen für spezielle Anwendungsfälle erfüllen. Das betrifft vor allem starke Anforderungen an Compliance-Themen, wie:

• die Datensicherheit,
• den Datenschutz,
  
• Q&A-Funktionen,
• ein granulares Berechtigungs- und Rollenmanagement.

Vereinfacht gesagt haben virtuelle Datenräume aufgrund ihres Einsatzes in hochsensiblen Geschäftsvorgängen erheblich höhere Anforderungen als ein "normaler" Cloud-Speicher. Einsatzbereiche von VDRs sind z.B. Due-Dilligence-Prüfungen, M&A, Private Equity, Venture Capital, Joint Venture und dergleichen.

Letztlich werden VDRs jedoch ebenfalls für den Datenaustausch verwendet; nur eben mit einem höheren Anspruch an Sicherheit, Compliance, Datenschutz, Q&A-Funktionen und mit einer sehr fein einstellbaren Nutzerrechteverwaltung.

Höchste Datensicherheit - die wichtigste Eigenschaft eines virtuellen Datenraums

Da viele Kunden nach wie vor über die Datensicherheit in derartigen Datenräumen verunsichert sind, entwickeln VDR-Anbieter immer ausgefeiltere und zuverlässigere Datenraum-Datenbanken. Die Sicherheit von Datenräumen ist oberstes Gebot, und der Service umfasst die geschützte Verwendung aller Dateien, Funktionen und Transaktionen auf der Plattform.

Weitere wichtige Eigenschaften virtueller Datenräume:

• Sicheres Speichern von Dokumenten, Dateien und Unterlagen, auf die mehrere Personen gleichzeitig Zugriff benötigen
• Gemeinsames Zugreifen und Bearbeiten von Daten mit automatischer Synchronisation und Versionskontrolle
• Gezieltes Deaktivieren bestimmter Funktionen, wie das Kopieren, Drucken und Weiterleiten von Dateien und Dokumenten.

Diese Funktionen sollte ein virtueller Datenraum bieten

• Einfaches, intuitives und sicheres Dokumentenmanagement
• Sicheres hochladen und speichern von Dokumenten und vertraulichen Informationen
• Automatische Protokollierung der Aktivitäten im Datenraum
• Analyse- und Reporting-Funktionen
• Drag-and-Drop-Tools zum einfachen Verschieben von Dokumenten
• Massen-Uploads von Dateien und Dokumenten
• Zugriff im Browser oder mobil per App

Warum nutzen Unternehmen virtuelle Datenräume?

Virtual Data Rooms bieten Unternehmen die Möglichkeit, sensible und besonders vertrauliche Dokumente zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen, und sind weitaus kostengünstiger als traditionelle physische Datenräume, die früher die Norm waren. Mit virtuellen Datenräumen können zudem M&A-Transaktionen viel effektiver, effizienter, von fast jedem Ort und rund um die Uhr aus durchgeführt werden.

Bei Finanztransaktionen ist die Software für virtuelle Datenräume zum Standard geworden und hat den einst allgegenwärtigen physischen Datenraum abgelöst. Mit der Weiterentwicklung der Online-Sicherheit (die für VDRs von größter Bedeutung ist) wurde der physische Datenraum endgültig zu einem überholten Konzept und schließlich durch VDRs ersetzt, in denen Firmen unabhängig von ihrem Standort sicher Informationen im Namen der Due Diligence austauschen können.

Welche Anwendungsbereiche hat ein virtueller Datenraum?

VDRs werden demnach am häufigsten zur Erleichterung von Finanztransaktionen eingesetzt, z. B. bei Fusionen und Übernahmen (M&A), bei der Kapitalbeschaffung und bei Börsengängen.

1. Mergers & Acquisitions

Fusionen und Übernahmen (M&A) und deren Management sind die häufigste Anwendung von VDRs. Die Datenräume bieten einen Platz für die Prüfung der Due Dilligence, die während des Abschlusses der Transaktion erforderlich sind. Die Geschäftstransaktionen umfassen große Mengen an Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und sensible Informationen enthalten. Das Verwenden von Datenräumen ist demnach eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, Dokumente während der Verhandlungen einzusehen und auszutauschen.

2. Joint Ventures

Joint Ventures sind strategische Partnerschaften zwischen Unternehmen, bei denen Unternehmen eng zusammenarbeiten, um gemeinsam Produkte zu produzieren und herzustellen oder um Dienstleistungen anzubieten. Das Zustandekommen und die Aufrechterhaltung dieser Geschäftsbeziehungen erfordern Verträge und die häufige Übermittlung von Daten. VDRs sorgen für die Speicherung dieser Verträge und machen Dokumente, die für die Zusammenarbeit benötigt werden, leicht zugänglich.

3. Börsengänge

Ein Börsengang (IPO) ist eine gewaltige Aufgabe, die (eigentlich) eine unvorstellbare Menge an Papierkram erfordert. Wie bei der Rechnungsprüfung ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten erstellen, gemeinsam nutzen, speichern und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer im Datenraum nur einen eingeschränkten Zugriff, z. B. “View Only”. Kopieren, Weiterleiten, Download oder Drucken kann vom Management entsprechend untersagt werden.

4. Private Equity

Bei Private Equity wird in nicht börsennotierte Unternehmen investiert, um das Wachstum oder eine bestimmte Entwicklung zu fördern. Ähnlich wie beim Börsengang ist hierfür eine Due-Dilligence-Prüfung und damit der Austausch hochsensibler Informationen und Dokumente erforderlich. Ein virtueller Datenraum ist somit unerlässlich.

5. Business Audits

Die Prüfung von Unternehmenspraktiken, der Einhaltung von Vorschriften und der Buchführung ist in allen Unternehmen gängige Praxis. Dieser Prozess stellt häufig ein Problem dar, da die Arbeitnehmer mit externen Aufsichtsbehörden und Gutachtern zusammenarbeiten müssen. Außerdem haben viele Firmen heutzutage Büros an entfernten Standorten und rund um den Globus in verschiedenen Zeitzonen.

Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ermöglicht es Anwälten, Wirtschaftsprüfern, internen und externen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien, einen zentralen Zugangspunkt zu haben. Durch die Bereitstellung eines zentralen Systems werden Fehler und Zeitaufwand reduziert. Des Weiteren sorgt es für eine transparente Kommunikation. Je nach Art der Prüfung variieren der Zugang zum Datenraum und die Befugnisse.

6. Kapitalbeschaffung

Sowohl für Startups als auch für größere Firmen ist die Teilnahme an verschiedenen Finanzierungsrunden einer der Schlüssel zum Wachstum ihres Unternehmens. Und wie viele Unternehmer wissen, ist es nicht gerade einfach, Investoren von einem Produkt zu überzeugen. Im Allgemeinen erfordert die Mittelbeschaffung einen umfangreichen Austausch von Daten und Dokumenten, insbesondere während dem Due-Diligence-Prozess.

Während dieser Fundraising-Phasen kann der Einsatz eines Datenraums den erforderlichen Austausch sensibler Daten erleichtern, und die Führungsteams auf beiden Seiten sollten sich wohlfühlen, da der Einsatz eines VDR eine bessere Kontrolle und Überwachung ermöglicht.

7. Sicherer Dokumentenaustausch

In jedem Szenario, in dem Dokumente sicher mit Dienstleistern, potenziellen Investoren, anderen externen Parteien oder sogar mit den eigenen Mitarbeitern ausgetauscht werden müssen, kann ein zuverlässiger Datenraum mit strengen Sicherheitsmaßnahmen diesen Prozess erheblich beschleunigen und vereinfachen.

In welchen Unternehmen werden VDRs verwendet?

Virtuelle Datenräume können von jedem Unternehmen genutzt werden, das wichtige Dokumente und Dateien sicher speichern und weitergeben möchte. Es gibt jedoch einige Branchen, die sich am meisten auf sichere Datenräume verlassen:

Technologieunternehmen

Der Technologiesektor ist eine Branche, die sich durch schnelle Innovation und Wachstum auszeichnet. Ständig werden neue Unternehmen gegründet, übernommen und an die Börse gebracht. Eine sichere, kontrollierte Möglichkeit zur gemeinsamen Benutzung und Speicherung von Unternehmensdokumenten ist für die Technologiebranche von größter Bedeutung.

Biowissenschaften

In der Life-Sciences-Branche, die in der Regel aus Biotechnologie-, Medizintechnik- und Pharmaunternehmen besteht, gibt es eine Menge geistiges Eigentum zu schützen. Dies liegt daran, dass Unternehmen in diesem Sektor häufig Partnerschaften mit anderen Firmen eingehen, Finanzmittel beschaffen und ihr Portfolio an geistigem Eigentum schützen müssen.

Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien müssen vertrauliche Informationen auf sichere Weise mit Kunden, Mitarbeitern und anderen interessierten Parteien austauschen. Virtuelle Datenräume bieten dafür eine effiziente Lösung

Venture-Capital-Gesellschaften

VC-Unternehmen sind ständig mit der Due Dilligence beschäftigt, da ihr Kerngeschäft daraus besteht, in private Unternehmen zu investieren. Virtuelle Datenräume finden 

Finanzunternehmen

Wenn es um Finanzen geht, ist maximale Datensicherheit Pflicht. Finanzunternehmen zählen daher zu den häufigsten Anwendern von VDRs. 

Beratungsunternehmen

Bei den bereits angesprochenen M&A-Deals sind meist externe Beratungsunternehmen involviert. Consulting-Unternehmen sind darauf angewiesen, dass sie auf zuverlässige Datenraum-Anbieter zurückgreifen, um die M&A-Projekte sicher zu verwalten.

Immobilienunternehmen

Hochsensible Immobilientransaktionen zählen zu der Art von vertraulichen Daten, die den besonderen Schutz eines VDRs benötigen. Im Bereich Real Estate geht es jedoch nicht nur um Transaktionen, auch die Dokumentation zählt zu den besonders schützenswerten Daten.

Selbstverständlich finden virtuelle Datenräume auch in anderen Branchen Anwendung.

Anbieter von virtuellen Datenräumen: die 3 wichtigsten Entscheidungskriterien

1. Hohe Datensicherheit

Obwohl die Sicherheit in einem virtuellen Datenraum oder einer Cloud-Lösung oft als selbstverständlich angesehen wird, sollte sie noch einmal betont werden.

Zu den grundlegenden Sicherheitsfunktionen, auf die Sie bei der Plattform oder dem Datenraum-Service Ihrer Wahl achten sollten, gehören:

• Datenverschlüsselung, 
• Audit-Protokolle,
• dynamische Wasserzeichen,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung, 
• sicherer Download, 
• SAS Zertifizierungen,
• abgestufte Zugriffsebenen,
• Echtzeit-Backups
• und die Möglichkeit, im Zuge der Arbeit Benutzerberechtigungen (z. B. von Geschäftspartnern) festzulegen.

2. Benutzerfreundlichkeit

Achten Sie bei der Datenraum-Software darauf, dass sie einfach und intuitiv zu bedienen ist und benutzerfreundliche Funktionen bietet, wie

• die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche,
• Drag-and-Drop-Tools, Massen-Uploads,
• automatische Protokollierung
• und webbasierten Zugriff.

Je nachdem welche Anforderungen bestehen, können folgende Fragen ebenfalls relevant sein:

• Wie einfach ist die Einrichtung und Verwaltung des Datenraums?
• Wie lange dauert die Freigabe von Geschäftsinformationen?
• Wie lange dauert das Einrichten eines neuen Zugangs?
• Welche Funktionen gibt es vom Datenraum Anbieter zur Datenspeicherung?

3. Preisstruktur

Suchen Sie nach einer für Ihr Unternehmen passenden Preisstruktur und achten Sie außerdem darauf, ob vom Anbieter zusätzliche Kosten anfallen können, z. B. für

• mehr Speicherplatz,
• mehrere pralallele Projekte,
• bestimmte Sicherheitsfeatures,
• Wasserzeichen-Funktionen
• oder die Zahl der Benutzer.

Schauen Sie dafür unbedingt über die monatliche Gebühr für das Basis-Produkt hinaus, um versteckte Kosten, die das Budget sprengen könnten, nicht erst im Nachhinein zu erkennen. Bei manchen Anbietern können sich zudem die laufenden Kosten ändern, sobald der erste Vertragszeitraum überschritten wird.

Weitere Entscheidungskriterien für die Wahl eines Datenraum-Anbieters

• Integrationsmöglichkeiten in bestehende Workflows
• Verschlüsselung von Datenräumen und Datentransfers
• Compliance (DSGVO-konform)
• Ausreichende Leistung und Skalierbarkeit
• Servicequalität und Ansprechpartner
• Granular einstellbare Zugriffsrechte und Rechte-Kontrolle

Beliebte Anbieter für virtuelle Datenräume

Am Markt existieren zahlreiche verschiedene Anbieter für vrituelle Datenräume. Nachfolgend finden Sie eine Liste der beliebtesten Datenraum-Anbieter.

• Dataroomx
• iDeals
• Intralinks
• Drooms
• Brainloop
• Onehub
• Merrill Datasite
• DealRoom
• Digify
• Ansarada
• Citrix
• SecureDocs
• Firmex
• Box data room
• Imprima
• DRACOON

Das bietet Ihnen der Datenraum von DRACOON

DRACOON steht für effektives Filesharing für effektive Unternehmen mit einem besonderen Augenmerk auf Datensicherheit und Datenschutz.

Wir garantieren Ihnen höchste Datensicherheit durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die auch eine clientseitige Verschlüsselung beinhaltet. Zudem steht Ihnen unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung, sodass Sie alle Unternehmensdaten sicher speichern und sowohl intern als auch extern teilen können. Die Zusammenarbeit mit einem größeren Empfängerkreis ist damit einfach umsetzbar und auch die gesamte Administration ist sehr effizient gestaltet und auf maximale Benutzerfreundlichkeit ausgerichtet.

Key Features unserer virtuellen Datenräume:

• Kostenlose Vollversion mit unbegrenzter Laufzeit
• Hochsicherer Cloud-Speicher
• Made & hosted in Germany
• Mehrfach ausgezeichnete und zertifizierte Lösung (z. B. ISO / IEC 27001-Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme, Doppel-Leader im ISG-Quadranten für „Enterprise Cloud Filesharing", BSI C5 Testat, IDW PS 951 u. v. m.)
• DSGVO-konformes Speichern und Versenden von Dateien
• Verschlüsselter Versand von E-Mail-Anhängen beliebiger Größe
• Mobiler Zugriff per App inklusive