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Virtueller Datenraum

Virtueller Datenraum - alles, was Sie wissen sollten

Eva Janik
17.12.21 09:38

Da sich Unternehmen zunehmend von der starken Abhängigkeit von physischen Dokumenten lösen und digitale Lösungen einführen, sind virtuelle Datenräume (VDRs) zu einer gängigen Option für die Speicherung und gemeinsame Nutzung sensibler Unternehmensinformationen geworden. VDRs sind sichere Online-Speicher, bei denen die Benutzer des Datenraums genau steuern können, wer auf welche Informationen im Data Room zugreifen kann. Dies macht VDRs besonders geeignet, um wichtige Finanztransaktionen wie Mergers & Acquisitions, Kapitalbeschaffungen und Börsengänge zu erleichtern.

Virtueller Datenraum

Im folgenden Blog-Artikel finden Sie einen umfassenden Überblick über virtuelle Datenräume, häufige Anwendungsfälle und Tipps für einen erfolgreichen Einstieg in den Bereich Datenraum Lösungen.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, auch bekannt als “Virtual Data Room” oder “Deal Room”, ist ein Online-Speicher für die Sicherung und Bereitstellung von Dokumenten. Datenräume werden in der Regel während der Due Diligence-Prüfung und Deal-Vorbereitung vor einer Fusion oder Übernahme genutzt, um Dokumente und Unterlagen zu prüfen, zu teilen und offenzulegen.

Datensicherheit: Da viele Kunden nach wie vor über die Datensicherheit in derartigen Datenräumen verunsichert sind, entwickeln VDR-Anbieter immer ausgefeiltere und zuverlässigere Datenraum-Datenbanken. Die Sicherheit von Datenräumen ist oberstes Gebot, und der Service umfasst die geschützte Verwendung aller Dateien, Funktionen und Transaktionen auf der Plattform.

  • Virtual Data Rooms sind demnach eine sichere Möglichkeit, Dokumente, Dateien und Unterlagen zu speichern, auf die mehrere Personen gleichzeitig Zugriff benötigen.
  • Ein virtueller Datenraum wird häufig von Unternehmen genutzt, wenn sie fusionieren, mit einem Kunden an einem Projekt arbeiten oder ein anderes Joint Venture eingehen, das den Zugriff auf gemeinsame Daten erfordert.
  • VDRs gelten allgemein als sicherer als physische Dokumente, da kein Risiko besteht, dass sie während des Transports oder dem Datenaustausch verloren gehen oder versehentlich zerstört werden.
  • Im Allgemeinen werden Aktionen wie Kopieren, Drucken und Weiterleiten vom Anbieter in virtuellen Datenräumen deaktiviert.


Warum nutzen Unternehmen einen virtuellen Datenraum?

Virtual Data Rooms bieten Firmen die Möglichkeit, vertrauliche Dokumente zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen, und sind weitaus kostengünstiger als traditionelle physische Datenräume, die früher die Norm waren. Mit virtuellen Datenräumen können zudem M&A-Transaktionen viel effektiver und effizienter von fast jedem Ort aus durchgeführt werden.

Bei Finanztransaktionen ist die Software für virtuelle Datenräume zum Standard geworden und hat den einst allgegenwärtigen physischen Datenraum abgelöst. Mit der Weiterentwicklung der Online Sicherheit (die für VDRs von größter Bedeutung ist) wurde der physische Datenraum endgültig zu einem überholten Konzept und schließlich durch VDRs ersetzt, in denen Firmen unabhängig von ihrem Standort sicher Due Diligence-Informationen austauschen können.

Wofür wird ein virtueller Datenraum verwendet?

VDRs werden demnach am häufigsten zur Erleichterung von Finanztransaktionen eingesetzt, z. B. bei Fusionen und Übernahmen (M&A), bei der Kapitalbeschaffung und bei Börsengängen.

Mergers & Acquisitions

Fusionen und Übernahmen (M&A) und deren Management sind die häufigste Anwendung von VDRs. Die Datenräume bieten einen Platz für die Due Diligence Prüfungen, die während des Abschlusses der Transaktion erforderlich sind. Die Geschäftstransaktionen umfassen große Mengen an Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und sensible Informationen enthalten. Die Verwendung von Datenräumen ist demnach eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, Dokumente während der Verhandlungen einzusehen und auszutauschen.

Strategische Partnerschaften

Unternehmen arbeiten oft zusammen, um Produkte zu produzieren und herzustellen oder um Dienstleistungen anzubieten. Das Zustandekommen und die Aufrechterhaltung dieser Geschäftsbeziehungen erfordern Verträge und die häufige Übermittlung von Daten. VDRs sorgen für die Speicherung dieser Verträge und machen Dokumente, die für die Zusammenarbeit benötigt werden, leicht zugänglich.

Audits

Die Prüfung von Unternehmenspraktiken, der Einhaltung von Vorschriften und der Buchführung ist in allen Unternehmen gängige Praxis. Dieser Prozess stellt häufig ein Problem dar, da die Arbeitnehmer mit externen Aufsichtsbehörden und Gutachtern zusammenarbeiten müssen. Außerdem haben viele Firmen heutzutage Büros an entfernten Standorten und rund um den Globus in verschiedenen Zeitzonen.

Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ermöglicht es Anwälten, Wirtschaftsprüfern, internen und externen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien, einen zentralen Zugangspunkt zu haben. Durch die Bereitstellung eines zentralen Systems werden Fehler und Zeitaufwand reduziert. Außerdem sorgt es für eine transparente Kommunikation. Je nach Art der Prüfung variieren der Zugang zum Datenraum und die Befugnisse.

Börsengänge

Ein Börsengang (IPO) ist eine gewaltige Aufgabe, die (eigentlich) eine unvorstellbare Menge an Papierkram erfordert. Wie bei der Rechnungsprüfung ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten erstellen, gemeinsam nutzen, speichern und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer im Datenraum nur einen eingeschränkten Zugriff, z. B. “View Only”. Kopieren, Weiterleiten, Download oder Drucken kann vom Management untersagt werden.

Kapitalbeschaffung

Sowohl für Startups als auch für größere Firmen ist die Teilnahme an verschiedenen Finanzierungsrunden einer der Schlüssel zum Wachstum ihres Unternehmens. Und wie viele Unternehmer wissen, ist es nicht gerade einfach, Investoren von einem Produkt zu überzeugen. Im Allgemeinen erfordert die Mittelbeschaffung einen umfangreichen Austausch von Daten und Dokumenten, insbesondere während dem Due Diligence-Prozess. Während dieser Fundraising-Phasen kann der Einsatz eines Datenraums den erforderlichen Austausch sensibler Daten erleichtern, und die Führungsteams auf beiden Seiten sollten sich wohl fühlen, da der Einsatz eines VDR eine bessere Kontrolle und Überwachung ermöglicht.

Sicherer Dokumentenaustausch

In jedem Szenario, in dem Dokumente sicher mit Dienstleistern, potenziellen Investoren, anderen externen Parteien oder sogar mit den eigenen Mitarbeitern ausgetauscht werden müssen, kann ein zuverlässiger Datenraum mit strengen Sicherheitsmaßnahmen diesen Prozess erheblich beschleunigen und vereinfachen.

Wer nutzt einen virtuellen Datenraum?

Virtuelle Datenräume können von jedem Unternehmen genutzt werden, das wichtige Dokumente und Dateien sicher speichern und weitergeben möchte. Es gibt jedoch einige Branchen, die sich am meisten auf sichere Datenräume verlassen:

Technologieunternehmen

Der Technologiesektor ist eine Branche, die sich durch schnelle Innovation und Wachstum auszeichnet. Ständig werden neue Unternehmen gegründet, übernommen und an die Börse gebracht. Eine sichere, kontrollierte Möglichkeit zur gemeinsamen Benutzung und Speicherung von Unternehmensdokumenten ist für die Technologiebranche von größter Bedeutung.

Biowissenschaften

In der Life Sciences-Branche, die in der Regel aus Biotechnologie-, Medizintechnik- und Pharmaunternehmen besteht, gibt es eine Menge geistiges Eigentum zu schützen. Dies liegt daran, dass Unternehmen in diesem Sektor häufig Partnerschaften mit anderen Firmen eingehen, Finanzmittel beschaffen und ihr Portfolio an geistigem Eigentum schützen müssen.

Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien müssen vertrauliche Informationen auf sichere Weise mit Kunden, Mitarbeitern und anderen interessierten Parteien austauschen. Virtuelle Datenräume bieten dafür eine effiziente Lösung

3 Dinge, auf die Sie bei Anbietern von einem virtuellen Datenraum achten sollten

1. Hohe Datensicherheit

Obwohl die Sicherheit in einem virtuellen Datenraum oder einer Cloud-Lösung oft als selbstverständlich angesehen wird, sollte sie noch einmal erwähnt werden. Schließlich sind Ihre Unternehmensdokumente und Unterlagen hochsensibel. Zu den grundlegenden Sicherheitsfunktionen, auf die Sie bei der Plattform oder dem Datenraum-Service Ihrer Wahl achten sollten, gehören Datenverschlüsselung, Audit-Protokolle, dynamische Wasserzeichen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, sicherer Download, SAS Zertifizierungen, abgestufte Zugriffsebenen, Echtzeit-Backups und die Möglichkeit, im Zuge der Arbeit Benutzerberechtigungen (z. B. von Geschäftspartnern) festzulegen.

2. Benutzerfreundlichkeit

Achten Sie bei der Datenraum-Software auf benutzerfreundliche Funktionen wie die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche, Drag-and-Drop-Tools, Massen-Uploads, automatische Protokollierung und webbasierten Zugriff. Achten Sie auch auf die Einfachheit des Implementierungsprozesses aller Aktivitäten und der Zusammenarbeit im Team. Wie leicht ist die Einrichtung und Verwaltung des Datenraums? Wie lange dauert es mit der Freigabe von Geschäftsinformationen und dem Zugang zum Raum? Welche Funktionen gibt es vom Datenraum Anbieter zur Datenspeicherung?

3. Preisstruktur

Suchen Sie nach einer Preisstruktur, die für Ihre Firma sinnvoll ist. Achten Sie darauf, ob für einige Angebote vom Anbieter zusätzliche Kosten anfallen, z. B. für mehr Speicherplatz, Projekte, Sicherheit, Wasserzeichen-Funktionen oder Benutzer. Schauen Sie über die monatliche Gebühr für das Produkt hinaus und finden Sie heraus, wie hoch der Gesamtpreis des “Drooms” ist. Erkundigen Sie sich außerdem nach den laufenden Kosten, wenn Sie den Datenraum nach Ablauf des ersten Vertrags behalten möchten.

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