So gelingt Ihnen die optimale Datenraumstruktur in DRACOON

• Die optimale Strukturierung von Datenräumen in DRACOON ist wichtig für eine effiziente Nutzung und erleichtert den Arbeitsalltag durch eine klare und sinnvolle Organisation der Daten
• Eine gängige und effektive Datenraumstruktur ist die Strukturierung nach Abteilungen des Unternehmens, wobei für jede Abteilung ein eigener Datenraum angelegt wird, der dann nach Bedarf weiter untergliedert werden kann.
  
• Für Unternehmen mit mehreren Standorten empfiehlt sich eine Aufteilung der Datenräume basierend auf den Standorten, um standortspezifische Daten effektiv zu verwalten und zugänglich zu machen.
  
• Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Datenräume auf Basis von Austauschpartnern wie Kunden, Partnern oder Mandanten zu strukturieren, was insbesondere bei der Nutzung von DRACOON für den Dateiaustausch mit externen Partnern sinnvoll ist.
  
• In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch sorgfältige Planung und Strukturierung der Datenräume in DRACOON eine Datenraumstruktur erstellen können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
  

Damit DRACOON Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann, muss jedem klar sein, wo in DRACOON welche Daten zu finden sind. Die Datenraumstruktur bildet die Grundlage Ihrer DRACOON Cloud, deshalb ist es sehr wichtig, dass sie übersichtlich und sinnvoll gestaltet ist. Wir raten Ihnen, sich vor Beginn des Rollouts an alle Benutzer intensiv damit zu beschäftigen, wie Sie Ihre Datenraumstruktur aufbauen möchten.

Aus unserer langjährigen Erfahrung mit der Einführung von DRACOON in verschiedensten Unternehmensstrukturen konnten wir viele unterschiedliche Use Cases kennenlernen und bei der Realisierung des passenden Datenraumkonzeptes unterstützen. Im Folgenden werden die häufigsten Nutzungsszenarien vorgestellt – vielleicht finden Sie ja einen passenden Ansatz für Ihre Organisation! Am Ende des Artikels finden Sie noch unseren Hero-Tipp zum Erarbeiten einer passenden Datenraumstruktur für jedes Unternehmen.

Strukturierung der Datenräume auf Basis der Abteilungen im Unternehmen

Die wohl häufigste Methode beim Strukturieren der Datenräume in DRACOON ist die Erstellung der Datenräume auf oberster Ebene anhand der Abteilungen, in welche auch das Unternehmen unterteilt ist. Für jede Abteilung wird ein eigener Datenraum angelegt, welcher von den einzelnen Abteilungsleitern verwaltet werden kann.

DRACOON-Datenräume können beliebig verschachtelt werden, es können also in den Abteilungsdatenräume weiter nach Unterabteilungen oder Themengebieten strukturiert werden.

Strukturierung der Datenräume auf Basis von Standorten

Viele Unternehmen haben nicht nur einen Standort, sondern sind an mehreren Orten in Deutschland oder sogar auf der ganzen Welt vertreten. Oft funktionieren diese Standorte wie voneinander abgegrenzte, eigenständige Organisationen und nutzen auch verschiedene, nur für den jeweiligen Standort gültige Daten. Hier empfehlen wir, die Datenräume auf oberster Ebene nach den Standorten aufzuteilen und die darunterliegenden Strukturen dem jeweiligen Standort entsprechend darunter anzulegen.

Damit die Nutzer genau wissen, wo die Daten liegen, welche für sie relevant sind, werden sie dann entsprechend ihrer Standort-Zugehörigkeit berechtigt, sodass nur die Daten sichtbar sind, welche für ihren Standort relevant sind. Mitarbeiter wie z.B. Angehörige der Standortübergreifenden IT-Abteilung oder die Geschäftsleitung können natürlich auf alle Datenräume berechtigt werden.

Für die Daten, die für jeden Mitarbeiter der Organisation unabhängig vom Standort relevant sind wie z.B. Handbücher für Tools oder Preislisten, kann ein „All Team“- oder „General“-Ordner angelegt werden, auf den jeder Mitarbeiter berechtigt ist.

Strukturierung der Datenräume auf Basis von Austauschpartnern

Viele Kunden nutzen DRACOON nicht zur Dateiablage, sondern hauptsächlich zur Kommunikation mit externen Personen wie z.B. Kunden, Partner, Mandanten etc.

Diese erhalten keinen eigenen DRACOON-Account, das Empfangen und Senden von Daten findet über Up- und Download-Links statt. Hier empfehlen wir eine Aufteilung nach den entsprechenden Austauschpartner. Ob Sie diese Aufteilung auf oberster Ebene bereits abbilden möchten oder erst in einem anderen Datenraum, steht Ihnen frei. Eine Unterteilung der Datenräume nach der Organisationsstruktur wie oben beschrieben würden wir allerdings trotzdem empfehlen.

Sollten Sie DRACOON hauptsächlich für einen derartigen Dateiaustausch nutzen, kann es schnell passieren, dass es durch die vielen verschiedenen Kunden, Partner oder Mandanten unübersichtlich wird. Dafür haben wir einen besonderen Tipp aus der Praxis: Teilen Sie die Austauschpartner alphabetisch auf:

DRACOON Hero-Tipp: Wie bereits eingangs erwähnt, empfehlen wir, das Konzept der DRACOON-Datenräume für Ihr Unternehmen intensiv zu durchdenken. Setzen Sie sich mit den wichtigsten Kollegen zusammen, die gemeinsam mit Ihnen am Projekt DRACOON arbeiten und überlegen Sie, wie Ihre Organisation aufgebaut ist und wie man diesen Aufbau in DRACOON abbilden kann.

Veranstalten Sie mit den Beteiligten einen kurzen Einführungstermin von ca. 1 Stunde, in welchem Sie Input zum Nachdenken über das Konzept der Datenräume geben und halten Sie ein paar Tage später einen Workshop mit dem gleichen Teilnehmerkreis ab, in welchen alle Ideen und Vorschläge zusammengetragen und diskutiert werden. Im Rahmen eines solchen Workshops wird in fast allen Fällen eine Tendenz zu erkennen sein, wie die Mitarbeiter sich den Aufbau von DRACOON wünschen. Zeichnen Sie zusammen die erarbeitete Struktur auf und gleichen Sie diese mit Ihrer Organisationsstruktur ab, um sicherzustellen, dass die beiden Konzepte zusammenpassen.

Sobald klar ist, welche Abteilungen es gibt und womit sich die einzelnen Abteilungen genau beschäftigen, wird es Ihnen mit Sicherheit nicht mehr schwerfallen, eine passende Struktur für die Datenräume in Ihrem DRACOON anzulegen.

Sind Sie sich unsicher, ob Ihr Entwurf die bestmögliche Lösung für Ihre Organisation darstellt? Buchen Sie einfach einen Beratungstermin bei unserem Customer Success Team, dann können wir Ihr Konzept gemeinsam prüfen.