Sicherer Austausch von E-Mail-Anhängen mit DRACOON für Outlook

• DRACOON für Outlook ermöglicht den sicheren Austausch von E-Mail-Anhängen, indem es eine unverschlüsselte Übertragung vermeidet und stattdessen Anhänge automatisch in verschlüsselte Freigabe-Links umwandelt.
• Anwender können beim Versenden von E-Mails in Outlook wählen, in welchen DRACOON-Datenraum die Datei hineingeladen wird, mit Optionen zur Standardisierung oder individuellen Auswahl des Speicherorts pro Datei.
  
• Für bereits in DRACOON gespeicherte Dateien ermöglicht das Add-In eine direkte Auswahl und sichere Weiterleitung als E-Mail-Anhang aus dem DRACOON-System heraus.
  
• DRACOON für Outlook erleichtert den Alltag durch verbesserte Workflows und Compliance mit der DSGVO, indem sensible Daten konsequent verschlüsselt übertragen werden.
  
• Erfahren Sie, wie Sie mit DRACOON für Outlook die Sicherheit Ihrer E-Mail-Kommunikation erhöhen und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit im Arbeitsalltag verbessern.
  

Egal ob intern mit den Kollegen oder extern mit Kunden oder Partnern, jeder von uns versendet täglich E-Mails, um sensible Daten und Informationen zu teilen. Vor allem, wenn man im Homeoffice arbeitet, findet viel Kommunikation per Mail statt. Häufig mit Anhang, da auf diese Art und Weise auch schnell Dateien übertragen werden können. Hierbei sollte jedoch eine Sache beachtet werden: E-Mail-Anhänge werden unverschlüsselt übertragen und personenbezogene Daten so zu versenden ist ein Verstoß gegen die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

In diesem Artikel erklären wir, wie DRACOON für Outlook Ihnen einfach hilft, dieses Problem zu umgehen und wie man dieses Add-In optimal nutzt, um auch im Alltag Workflows zu erleichtern.

Best Practice: Unverschlüsselte Übertragung per E-Mail-Anhang vermeiden

Um für die Zukunft sicherzustellen, dass Sie Anhänge per Mail immer verschlüsselt versenden, können Sie nach Installation und Inbetriebnahme von DRACOON für Outlook einstellen, dass Anhänge zukünftig automatisch in Freigabe-Links umgewandelt werden.

Jeder Anhang wird nun beim Hinzufügen in einen Link umgewandelt, welcher verschickt werden kann, ohne, dass sensible Daten unverschlüsselt übertragen werden. In welchen Datenraum Sie die Datei laden, können Sie beim Senden der Mail in einem separaten Dialogfeld auswählen. In den Einstellungen von DRACOON für Outlook können Sie auch konfigurieren, ob Dateien immer im selben Datenraum abgelegt werden sollen oder ob Sie den Ort bei jeder Datei erneut festlegen wollen. Auch diverse andere Einstellungen können Sie hier an Ihre Wünsche anpassen.

Sollten Sie Dateien per Mail teilen wollen, die bereits in DRACOON abgelegt ist, können Sie das auch direkt mit DRACOON für Outlook machen, indem Sie „Anhang aus DRACOON…“ klicken und die entsprechende Datei im folgenden Dialogfeld auswählen.

Überzeugen Sie sich selbst von dem hohen Mehrwert, den DRACOON für Outlook im Alltag bietet und laden Sie den Client hier herunter:

DRACOON Hero-Tipp: Wenn Sie sich dafür entscheiden, DRACOON für Outlook all Ihren Benutzern zur Verfügung zu stellen, können Sie den Client als .msi-Datei über ein zentrales Softwareverteilungssystem verteilen. Für bestimmte Informationen (z.B. Server-URL) ist eine Vorkonfiguration mittels registry-Werten möglich.