So gelingt der sichere und automatisierte Datenaustausch zwischen Steuerkanzleien und ihren Mandanten

• DRACOON for DATEV ermöglicht sicheren und automatisierten Datenaustausch zwischen Steuerkanzleien und Mandanten, speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Kanzleien zugeschnitten.
  
• Die Plattform bietet Funktionen wie sicheren Datentransfer, native Integration in Microsoft Office 365 und Automatisierungsmöglichkeiten, die Zeit sparen und sowie Effizienz für Kanzleien und Mandanten erhöhen.
  
• DRACOON for DATEV unterstützt verschiedene Zugangsformen und Geräte (inklusive App-Nutzung), wodurch Mandanten einfach und flexibel Dokumente austauschen und verwalten können.
  
• In diesem Artikel erfahren Sie, wie DRACOON for DATEV Arbeitsprozesse in Steuerkanzleien vereinfacht und welche spezifischen Vorteile sich daraus für Mandanten ergeben, inklusive Beispiele und praxisnaher Anwendungsszenarien.
  

Effektiver Datenaustausch mit DRACOON for DATEV 

Die TaxIt Consulting ist ein junges Beratungsunternehmen für Steuerkanzleien und deren Mandanten. Es bietet 360-Grad-Beratungen und unterstützt Kanzleien auch bei Themen wie der Digitalisierung. Da es eine enorme Rolle spielt, dass Mandanten effektiv mit ihrer Kanzlei zusammenarbeiten, fungiert Ricarda Hieber zwischen den Parteien quasi als Schnittstelle. Denn dieses effektive Arbeiten kann nur dann funktionieren, wenn beide Seiten an einem Strang ziehen und nicht nur einer digitalisiert. Und genau deshalb ist die TaxIt Consulting immer auf der Suche nach neuen und effektiven Lösungen, die sie nicht nur bei den Kanzleien platzieren können, sondern von denen sie auch selbst aufgrund ihrer digitalnativen Erfahrungen überzeugt sind. Genau das nahm Ricarda auch zum Anlass, um unseren Kollegen Jens Runne kürzlich als Gesprächspartner in ihren Podcast einzuladen. Jens hat gemeinsam mit dem Team der DATEV die Lösung DRACOON for DATEV entwickelt und im vergangenen Jahr gelauncht. 

Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten noch einmal zusammengefasst und zeigen auf, wie DRACOON for DATEV den sicheren Tausch von Informationen zwischen Kanzlei und Mandant erleichtert und welche Prozesse sich damit automatisieren lassen.

👉 Was genau macht eigentlich DRACOON und was verbirgt sich hinter DRACOON for DATEV?

Im Kern beschäftigen wir uns mit dem sicheren Datenaustausch im Enterprise-Umfeld. Ursprünglich ist DRACOON aus einem Systemhaus entstanden. Wir hatten damals das Produkt 'Secure Data Space', das ursprünglich dafür genutzt wurde, um z. B. Konstruktionspläne weltweit hochsicher zu übertragen. Mit diesem Produkt gelang es, die 'Great Firewall' aus China zu durchbrechen, ohne dass unterwegs irgendwo Daten abgefischt werden konnten. Diesen großen Nutzen hat man erkannt und so wurde später DRACOON gegründet – mit dem Hauptfokus darauf, wie man im Enterprise-Bereich Daten sicher in einer Cloud aufbewahren kann. Bereits bei der Entwicklung von DRACOON haben wir ein großes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt. Damit gelingt es uns einen klassischen File Server abzulösen und exakt diese Anforderungen sicher und cloudbasiert umzusetzen. Und so folgten Zug um Zug weitere Funktionalitäten wie der sichere Datentransfer via Share-Links oder auch eine native Integration in die Microsoft-Office-Welt. So lassen sich auch Daten, die über Office 365 bearbeitet werden, absichern, ohne dass der US-amerikanische CLOUD Act eine Chance für einen Datenzugriff hat. Mit DRACOON for DATEV haben wir nun auch eine Lösung geschaffen, mit deren Hilfe jede Kanzlei sicher, nativ und unkompliziert auf automatisierte Art und Weise Daten austauschen kann.

👉 Welche Branchen betreut ihr vorwiegend?

Wir bewegen uns sehr stark im Healthcare-Bereich, dort betreuen wir mittlerweile an die 400 – 500 Krankenhäuser. Im Finanzsektor befinden sich sehr viele Versicherungsgesellschaften unter unseren Kunden, dort sind wir beispielsweise Hauptlieferant in Sachen Datenaustausch für die VR-Banken, also die Volks- und Raiffeisen-Bankengruppe. Aber wir sind auch sehr stark bei den großen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften vertreten. Da haben wir zum Beispiel Ebner Stolz und Rödl & Partner. Und gleichzeitig findet man unsere Lösung auch bei vielen Kommunen, wenn es um sichere Cloudanwendungen und Cloud-Speicher geht. So ist es uns mittlerweile auch gelungen, im deutschen / europäischen Marktumfeld 400.000 aktiv bezahlte Accounts zu realisieren.

👉 Seit wann arbeitet ihr mit der DATEV zusammen und was ist das Haupteinsatzfeld, das ihr gerade für kleine und mittlere Kanzleien abdeckt?

Mit der DATEV kooperieren wir tatsächlich schon seit einigen Jahren. Als wir damals festgestellt haben, dass wir viele gemeinsame Kunden betreuen, haben wir zusammen die DATEV-Cloudbox aufgesetzt. Die Cloudbox war aber sowohl von der DATEV als auch von DRACOON eher für große Kanzleien gedacht, die wiederum unter ihren Mandanten viele Smartcard-Nutzer besitzen. Wir haben also dort angesetzt, wo tatsächlich große Datenvolumen angefallen sind, die nicht mehr über einen Mailanhang steuerbar waren und bei denen auch ein Exchange-Server schlapp machen würde. Bereits damals sind einige Kanzleien auf uns zugekommen, die auch noch mit dem alten DMS classic gearbeitet haben. Die waren bereits sehr begeistert von der Lösung, merkten jedoch an, dass irgendwie noch der letzte Schritt in Form einer Automatisierung fehlen würde. Das war für uns der ausschlaggebende Grund, dass wir uns damals auch um die Automatisierung in DMS classic und zum Teil auch in DMS neu gekümmert haben.  Auf diese Art und Weise hatten zumindest schon einmal die größeren Kanzleien mit 70 – 100 Mitarbeitern die Möglichkeit, über gemeinsame Sync-Clients Daten automatisiert zu exportieren. Dass das funktioniert, haben wir allerdings bewusst nicht so breit gestreut wie heute, weil schon damals klar war, dass das Produkt mittelfristig abgelöst werden sollte. Als wir vor einigen Monaten die Info bekamen, dass es im August 2021 eine Connect-Schnittstelle bei der DATEV geben soll, haben wir uns aktiv mit einigen ASP-Partnern an der Entwicklung beteiligt. Wir haben unsere Erfahrungswerte aus den vergangenen Jahren einfließen lassen und konnten so auch berücksichtigen, was den Kanzleien in der Umsetzung wichtig ist. So gelang es uns, im August tatsächlich eine Lösung für die breite Masse anzubieten, mit der sowohl kleine Kanzleien mit einer Handvoll Mitarbeitern, aber auch ebenso große Kanzleien schnell, effektiv und automatisiert arbeiten können. Auch in kleinen Betrieben lassen sich durch den Einsatz von DRACOON for DATEV pro verarbeitetes Dokument effektiv zwei bis drei Minuten Arbeitszeit einsparen. Wenn man nun davon ausgeht, dass im Schnitt etwa 50, 60 Dokumente am Tag bearbeitet werden, dann ist das jede Menge an Zeit. Und mit dieser Zeit kann man heute auch ohne neue Personalressourcen (die momentan ohnehin schwer zu bekommen sind) neue Mandate bearbeiten und dem Wachstum den Weg ebnen. Und genau das bekommen wir auch von den kleinen Kanzleien als Feedback: Durch die Automatisierung und die Verkürzung von Arbeitsprozessen und Abläufen ist schon heute viel mehr möglich.

👉 Wie lässt sich DRACOON als Plattform zwischen Kanzlei und Mandant nutzen?

DRACOON lässt sich als Cloud-Anwendung nutzen. Das heißt, als kleine Kanzlei muss ich nicht mit fünfstelligen Einrichtungskosten rechnen, damit ich die Lösung bei mir installieren kann und ich muss mir auch keinen neuen Server kaufen. Die Anbindung über die Plattform ist denkbar einfach. Der Mitarbeiter in der Kanzlei kann wie gewohnt – ohne, dass er sich umstellen muss – sein DMS und seinen DATEV-Arbeitsplatz nutzen. Einzig und allein durch einen vorab definierten Status, der zu Beginn festgelegt wird, kann er alle anfallenden Arbeitsabläufe vollständig automatisieren. Der Mandant selbst hat verschiedene Zugangswege, wie er sich in der Cloud anmelden kann. Er geht entweder auf die Homepage des Steuerberaters, drückt auf den 'Login-Button' oder die Mandanten-Cloud, gelangt dann in eine Eingabemaske, wo er sein Passwort und seinen Benutzernamen eingeben kann, und befindet sich dann bereits in der Cloud. Dieser Weg funktioniert also sehr simpel und erfordert kein spezielles Wissen. Das schafft jeder, der sein Amazon-Konto bedienen kann.

👉 Kann man DRACOON for DATEV auch per App nutzen?

Ja, wenn ich nicht immer meinen Desktop hochfahren will, um etwas anzuschauen oder weiterzuleiten – oder aber auch, wenn ich keinen klassischen Hardware-Scanner mehr benutzen möchte, kann ich mir einfach die entsprechende App auf mein Smartphone oder Tablet laden. Diese App ist von der Funktion her ähnlich wie eine iCloud. Sobald ich auf DRACOON klicke, bin ich in meiner Steuerberatungs-Umgebung. Dort kann ich zu jeder Zeit auch den Dokumenten-Scanner nutzen, der im Handumdrehen ein PDF generiert - und das ist zugleich auch ein ablagefähiges DMS. Von der Usability her ist die App wirklich hervorragend. Auch wenn man ein größeres Mandat hat und Desktop-Arbeitsplätze mit Scannern genutzt werden, kann man DRACOON beispielsweise auch als Netzlaufwerk einrichten. Dieses Netzlaufwerk verhält sich wie jede Festplatte und wie jeder 'File Server', den man kennt.  Dieses Laufwerk benennt man wie die Cloud des Steuerberaters, es kann ganz normal genutzt werden. Das bedeutet, dass man auf diese Art und Weise auch Dokumente dort speichern und selbst E-Mails per Drag & Drop dorthin ziehen kann. All das funktioniert also wie ein herkömmlicher Dateiordner. Der Anwender muss sich also nicht umstellen und kann sowohl am Rechner als auch am Tablet oder am Smartphone in seiner gewohnten Ordnerstruktur agieren.

Was sind die drei Hauptvorteile, wenn ich als Mandant oder Kanzlei DRACOON nutze?

Wenn ich DRACOON aus Sicht einer Kanzlei bewerte, ist die Zeitersparnis der ganz klare Vorteil. Der zweite Vorteil liegt in der Praktikabilität. Man hat im DMS-Bereich z. B. einen Bereich, der „Mandant“ heißt und einen Bereich, der als „Kanzlei“ benannt ist. Und je nachdem, wem ich gerade etwas zur übermitteln möchte, stelle ich es in den Bereich „Mandant“ oder in den Bereich „Kanzlei“ ein. Wenn ich den Bereich „Kanzlei“ synchronisiere, dann kann ich als Kanzleimitarbeiter aber zum Beispiel auch Dokumente über mein iPad bearbeiten. Der Kanzleimitarbeiter kann also auch in der Cafeteria, auf der Terrasse, am Strand oder zuhause auf der Couch sitzen. Er muss keinen Desktop starten, keine Smartcard einstecken oder sich an einem Terminalserver einloggen, wenn er nur noch einmal schnell ein Dokument überfliegen oder bearbeiten möchte. Sondern er nutzt einfach ein herkömmliches Tablet und bearbeitet das Dokument. Früher hätte man sich das Dokument selbst per Mail geschickt und es dann am nächsten Tag wieder eingepflegt. All diese zusätzlichen Schritte entfallen. Man legt einfach eine neue Version in DRACOON an, DRACOON erkennt, dass es sich dabei um ein bestehendes DMS-Dokument handelt, synchronisiert es zurück und legt eine neuere Version im DMS an. Ich kann also nahtlos per Tablet mit dem DMS arbeiten und muss mir um nichts weiter Gedanken machen. Insofern besteht der dritte Vorteil der Kanzlei ganz klar darin, dass man aus dieser rechtlichen Grauzone herauskommt und man sich nicht mehr fragen muss, ob man eine unterschriebene Freigabe benötigt, damit man Inhalte per Mail versenden kann.

Die Bearbeitung als Mandant ist ebenfalls denkbar simpel: Das ganze ähnelt Prozessen, die man heutzutage auch aus dem Online-Banking kennt. Denn auch dort gibt es eine Dokumentenübersicht in einem langfristig angelegten Archiv. Wenn ich also beispielsweise bei meinem Bankberater sitze und dieser ad hoc meine letzten drei Bilanzen benötigt, muss ich nicht in der Steuerkanzlei anrufen und sie bitten, eine E-Mail an mich mit den entsprechenden Daten zu senden, die ich dann an den Bankberater weiterleiten muss. Sondern ich nehme einfach mein Smartphone, wähle mich ein, generiere drei Sharelinks, schicke diese an den Bankmitarbeiter und er kann sich im Handumdrehen die Daten herunterladen. Damit ist das ganze Thema in drei Minuten erledigt und ich habe zu jeder Zeit auf alle Daten, die ich benötige, einen Zugriff. Der nächste Vorteil besteht darin, dass ich als Mandant der Kanzlei auch sofort sämtliche Lohn- oder Stundenzettel bereitstellen kann. Die lege ich einfach ab, speichere sie und kann mit Gewissheit sagen, dass die Kanzlei die Daten sofort weiterverarbeiten kann. Und zu guter Letzt ist es natürlich auch charmant, dass ich – egal auf welche Weise – immer einen Zugriff auf die Cloud habe. Ich kann also meine Smartcard benutzen, ich kann meine DATEV-Identität nehmen, ich kann SmartLogin verwenden, ich kann mich via Benutzername/Passwort einloggen - und kann zusätzlich jederzeit die Scanfunktion am Handy nutzen.

Was übergreifend noch als Vorteil gewertet werden kann ist die Tatsache, dass wir mit unserer Lösung einen Plattformansatz verfolgen – auch das unterscheidet uns massiv von anderen Anbietern in diesem Marktsegment. Wir haben DRACOON auf einer API aufgebaut, das bedeutet, dass ich jede Funktion, die ich heute in DRACOON habe, automatisieren kann und das gilt auch für die Ansprache. So kann ich beispielsweise die Gehaltsabrechnungen für meine Mitarbeiter darüber zustellen lassen, diese landen voll automatisiert im Datenraum des Benutzers. Oder ich kann ein anderes belegerstellendes oder dokumenterstellendes System von einem Drittanbieter verwenden, das besonders schnell einen Steuerbescheid erstellt und diesen Vorgang automatisieren. Das System, das den Beleg erstellt, speichert diesen dann nicht mehr auf dem Desktop oder dem Laufwerk ab, sondern schiebt ihn automatisch in DRACOON. Dadurch gelangt dieser Beleg automatisch in das DMS und DRACOON kann sortieren, in welchen Datenraum dieser Beleg landen muss. Damit kann ich mir heute ein Ökosystem aus sämtlichen Softwareanwendungen, mit denen ich arbeite, aufbauen, die Ergebnisse automatisiert in einem System ablegen und zeitgleich mit DATEV-DMS synchronisieren lassen.

👉 Erhöht DRACOON for DATEV die Transparenz für den Mandanten?

Früher waren ähnelten sämtliche Vorgänge, die in einer Steuerkanzlei passieren, fast schon einer Blackbox: man gab ganz klassisch einen Ordner ab, den bekam man irgendwann mit einer BWA wieder und eigentlich wusste man gar nicht, was in den eigenen Büchern so passiert. DRACOON schafft eine immense Transparenz für den Mandanten, denn so weiß ich auch als Unternehmer genau, welche Unterlagen mir mein Steuerberater bereitstellt und welche Daten ich an ihn übergeben muss.

👉 Gibt es Synergien zwischen DRACOON for DATEV und Unternehmen online?

Definitiv. Mit DRACOON for DATEV ergänzen wir auch das Handling von Unternehmen online. So profitieren auch kleine Kunden, weil sie über den Dokumentenscanner am Smartphone ihre kleine Anzahl an Belegen digitalisieren und bereitstellen können, ähnlich wie ein großes Unternehmen. Diese bereitgestellten Belege stellen wir dann wiederum in Unternehmen online zur Verfügung und so werden auch diese automatisiert - und dieser Digitalisierungsvorteil wird dann auch bei der Kanzlei spürbar. Unternehmen hingegen, die das Reporting und die Auswertung von Unternehmen online nutzen und 500, 1000 oder noch mehr Belege bereitstellen müssen, werden sich nicht meinem Handy hinstellen und auf diese Weise ihre Belege digitalisieren. Da ist Unternehmen online ganz klar das führende und sinnvollste System. Was wir hier abgrenzen, sind einfach die Mandate, die aktuell gar nicht digitalisiert sind und die auch von der Größe her einfach zu klein sind für Unternehmer online.

👉 DRACOON for DATEV liefert also auch für kleinere Mandate eine Lösung, die sich so sicher im Datenschutz wie eine Große bewährt?

Das ist absolut richtig, denn wir verfügen über die stärksten Datenschutzrichtlinien und auch die stärksten Datenschutzsiegel, die man in Deutschland erhalten kann. Und deswegen wird DRACOON auch sehr häufig bei kritischen Infrastrukturen oder in einem hochsensiblen Umfeld eingesetzt.

👉 Warum sollten Kanzleien DRACOON in ihrer Digitalisierungsstrategie berücksichtigen?

Das hat zwei Gründe. Zum einen verfügt DRACOON über eine native Integration und dadurch wird die Arbeit deutlich leichter. Und das ist der große Unterschied zu allen anderen Systemen, denn so habe ich keinen Medienbruch. Das heißt, ich muss nicht mir drei oder vier oder fünf Systeme aneignen und habe dann fünf unterschiedliche Arbeits- und Wissensstände auf dem System. Wäre das der Fall, passiert es dem ein oder anderen sehr schnell, dass er vergisst Daten ins DMS zu speichern und der nächste, der den Mandanten ebenfalls bearbeitet, nutzt dann zwangsweise einen alten Datenbestand. Wenn dann auch noch der Mandant Daten hat, die er per E-Mail übermittelt hat, ist das Chaos meist perfekt. Bei DRACOON ist immer eine Datei führend, alle anderen Systeme halten sich synchron, so kann das gar nicht passieren. Jeder Nutzer arbeitet also automatisch immer mit dem aktuellen Stand und muss nur ein System nutzen muss - entweder DATEV-DMS oder der Mandant nutzt die Cloud. Allein das sorgt für eine große Zeitersparnis und bringt echte Effektivität. Und das ist ja das, was man durch eine Automatisierung und eine Digitalisierung heute erreichen möchte – Prozesse sollen nicht komplizierter, sondern einfach werden.

Der zweite große Vorteil besteht darin, dass DRACOON eine Plattform ist, die ein Ökosystem schafft. Heute sprechen wir über DATEV-DMS und Unternehmen online, morgen sprechen wir vielleicht über den Anbieter, der ein Dokument erstellt und der kann auf genau die gleiche Art und Weise angedockt werden. Wir sind laufend im Kontakt mit den unterschiedlichsten Anbietern und besprechen Anwendungsmöglichkeiten und Anwendungsszenarien. Deshalb wächst DRACOON permanent und entwickelt sich fort. Und deshalb bin ich mir auch sicher, dass auch dieses Ökosystem um das Thema DRACOON plus DATEV oder DRACOON for DATEV perspektivisch wachsen wird.

👉 Mitarbeiter scheuen sich ja nicht selten vor der Einführung oder dem Wechsel auf ein neues System. Wie hoch ist der Aufwand für eine Kanzlei, wenn sie DRACOON for DATEV nutzen möchte?

Für die Kanzlei besteht der Aufwand lediglich darin, dass man sich in einem Zeitrahmen von zwei bis drei Stunden einfach mal darüber unterhält, wie der spätere Workflow aussehen soll. Die Mitarbeiter hingegen sind eher begeistert, weil mit DRACOON auch lästige andere Tools abgeschafft werden und sich der Aufwand minimiert. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass man keine E-Mail-Verschlüsselung mehr umsetzen muss. Sprich, ich muss mich nicht mehr irgendwo anmelden und ein kryptisches PDF erstellen, das mit einem Passwort versehen. Möglicherweise muss ich sogar gar keine E-Mails mehr schreiben, weil ich auch die Notizfunktion im DMS an den Mandanten mit übertrage, das heißt, ich nutze das Freitextfeld am Dokument, das auch der Mandant einsehen kann. Und ich benötige keine zusätzliche Cloud-Plattform, auf der ich mich auch wieder zurechtfinden muss. Abgesehen davon reicht es aus einem Mandanten die Dokumentennummer durchzugeben, wenn er anruft, weil er ein Dokument (angeblich) nicht finden kann. Diese Nummer kann er in das Suchfeld eingeben, drückt „Enter“ und landet so automatisch beim gesuchten Dokument. Bislang sind wir in der Kanzlei also tatsächlich auf keinen Widerstand gestoßen, wir hatten sogar eher basisdemokratische Entscheidungen für DRACOON.

👉 Was wünschst du dir persönlich für die Zukunft in der Steuerberatungswelt?
Wo soll die Reise für euch hingehen?

Unsere ersten Etappenziele haben wir bereits mit der DMS-Integration und dem Ökosystem-Ansatz geschafft. Wir haben mit der DATEV definitiv noch einige spannende Themen vor uns, vor allem, wenn ich an Dinge wie eine Office-Integration denke. Anwalt online finde ich ebenfalls sehr spannend – auch hier wollen wir uns weiterentwickeln und uns aktiv daran beteiligen, aber es gibt auch noch einige Systeme aus dem Steuerberatungsumfeld. Aus meiner Sicht kann eine Digitalisierung nur dann funktionieren, wenn man es schafft, bestehende Systeme intelligent zu verknüpfen. Mein tatsächlicher Wunschgedanke wäre es, dass es uns gelingt, ein Ökosystem aufzubauen, in dem wirklich alle Systeme untereinander automatisiert miteinander kommunizieren können.