Hinter den Kulissen unseres Online-Events THE NEXT STEP

Eva Janik ist Teil des Marketing-Teams und seit 2017 Senior Manager Content & PR bei DRACOON. In diesem Bericht gewährt sie einen kleinen Einblick hinter die Kulissen, was während eines Online-Events wie THE NEXT STEP im Team passiert. 

   Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus!

Diesen Spruch haben Sie bestimmt auch schon zigmal gehört. Und er trifft auch bei der 2. Auflage unseres Online-Events ins Schwarze. Ich möchte an dieser Stelle eigentlich nicht wieder auf die Pandemie und Corona eingehen. Nur insofern, als dass ohne Lockdown & Co. im Jahre 2020 wohl niemand bei DRACOON auf die Idee gekommen wäre, ein Online-Event in dieser Größenordnung auf die Beine zu stellen.

Aber nachdem sämtliche persönlichen Kontakte quasi brach lagen, reifte auch bei uns schnell die Entscheidung, über die Größe unserer üblichen Webinare hinaus zu gehen. So wurde mit THE NEXT STEP bereits im vergangenen Jahr ein Event geplant und durchgeführt, bei dem Themen auf den Tisch kommen, die jedes Unternehmen bedenken sollte, wenn es sich mit der Digitalisierung beschäftigt.

Nach einer geglückten Erstausgabe im September 2020 mit Live-Stream aus den Eisbach Studios in München und mit phantastischer Unterstützung von Contagio und ComSatTV fassten wir 2021 im Juni kurzfristig den Entschluss, in die 2. Runde zu gehen.

Inzwischen hatte sich nicht nur unser Marketingteam durch die Elternzeit von Nadine Salda verändert, sondern auch vergrößert. Mit Susann Herbrich, der neuen Director Marketing und Melanie Müller, einem ebenfalls absolut souveränen Marketing- und IT-Profi, waren wir deutlich angewachsen. Nicht zu vergessen Ferdinand, der vorübergehend ein Praktikum bei uns absolvierte.

Nach lediglich drei Monaten Vorbereitungszeit war es so weit: Am Nachmittag des 22. und 23. September 2021 übertrugen wir unter dem Motto „protect your digital data – Datensicherheit als Basis digitaler Souveränität für die Zukunft Europas“ live aus dem Posthof in Regensburg.

Das Programm reichte von Ransomware bis hin zum DSGVO-konformen Einsatz von MS Teams, so war für jeden Kunden oder Interessenten etwas Greifbares und Interessantes dabei. Für unsere Technologiepartner, die THE NEXT STEP als Sponsor begleiteten, hatten wir zudem einen eigenen Expo-Bereich und zusätzliche Sessions eingeplant. Das heißt, wir hatten im Vorfeld 40 Vorträge / Sessions und 50 Speaker zu koordinieren. Ein nicht immer leichtes Unterfangen, aber… nun spulen wir erst einmal zurück.

Die Tage davor…

Sie kennen sicherlich das Gefühl, wenn Sie denken, dass Sie gegen die Zeit laufen. Und das chancenlos… Es sind noch gefühlt 1.000 Dinge zu erledigen und das Ticken der Uhr folgt Ihnen auf Schritt und Tritt.

Schlecht, wenn man allein gegen die Wellen kämpft - gut, wenn man merkt, dass man ein Team um sich herumhat, das einfach funktioniert. Das ohne Rücksicht auf alle anderen Herausforderungen auch bis in die Nacht hinein noch „Gas“ gibt und den letzten Interessenten kontaktiert, der die Anmeldung zur Veranstaltung versehentlich nur halb durchgeführt hat oder selbst zu den unmöglichsten Zeiten noch einen Technik-Check mit einem Speaker möglich macht.

Hier sprangen vor allem Larissa Unger und Julia Schneider mit einem unglaublichen Einsatz in die Bresche. Und bereits da war uns eines klar, nämlich dass wir – unabhängig vom Erfolg oder Misserfolg des Events – als Team in dieser Vorbereitungszeit unglaublich zusammengewachsen sind. Und das, obwohl wir uns live seit einem halben Jahr gerade zwei Mal gesehen hatten.

Aber eine gute Besprechungskultur mit regelmäßigen Meetings, Wasserstandsmeldungen, Hilferufen, gemeinsamem Lachen (wenn zwischendurch mal wieder die Nerven blank liegen oder ungeahnte Dinge passieren), schweißen eben auch virtuell zusammen und sorgen dafür, dass man sich nicht allein fühlt.

One day left…

Wir gehen zum X. Mal unsere Checkliste durch, prüfen final noch einmal die Technik, die wir im Vergleich zum Vorjahr dieses Mal übrigens selbst steuern – und die unser Kollege Bastian Stadlmann lediglich mit der Unterstützung eines weiteren externen Technikprofis wuppt.

✔️ Haben wir alle Aufgaben verteilt?
✔️ Welche Speaker werden remote zugeschaltet, wer befindet sich wann auf unserer Bühne?
✔️ Hat jeder seine Zugangsdaten?
✔️ Steht das Skript für die Moderation?
✔️ Weiß jeder, was zu tun ist?
✔️ Kennt jeder den Zeitplan?
✔️ Hat jeder interne Speaker einen ruhigen Raum für seine Breakout-Session?
✔️ Passt die Ausleuchtung dafür?
✔️ Was können / müssen wir noch tun?
✔️ Steht die Versorgung für unser Team während der beiden Veranstaltungstage?

Scheinbar haben wir alles im Griff bzw. können wir das, was wir jetzt nicht mehr im Griff haben, wohl auch nicht mehr großartig beeinflussen. Nach einem finalen „Alles wird gut…“ verabschieden wir uns an diesem Abend relativ früh (im Vergleich zu den vorangegangenen Nachtschichten) in den Feierabend. Hoffentlich kann jeder von uns gut schlafen, damit wir für die kommenden beiden Tage ausgeruht sind.

Der Tag des ersten Live-Streams…

Die Aufregung steigt. Nicht nur bei uns, sondern auch beim Management und den Kollegen aus dem Sales-Team, von denen viele eine eigene Session bei THE NEXT STEP bestreiten. Um 10 Uhr startet die Generalprobe mit Arved Graf von Stackelberg, Marc Schieder und unserem Moderator Oliver Rolofs.

Wir haben das Luxusproblem, dass der Begrüßungsteil viel zu lang ist. Aber hey, kürzen können wir! Jeder der drei Bühnenredner bekommt die Aufgabe, dass er sich noch einmal auf das Wesentliche konzentrieren und seinen Beitrag zusammenfassen muss. Als Stütze dient unser knapp dreißigseitiges Moderationsskript, das uns durch die beiden Tage lotsen wird.

Jetzt heißt es Ruhe bewahren und für die Grundbedürfnisse sorgen. Bevor der Live-Stream um 13 Uhr startet, wird jeder noch einmal mit ausreichend Essen (gesund + Nervennahrung) und Getränken verpflegt. Die Kaffeemaschine ist im Dauereinsatz.

Um 12.40 Uhr startet der Countdown. Unsere „Bühnenmänner“ werden der Reihe nach noch einmal abgepudert, damit niemand zu sehr glänzt. Die Dose mit den Gummibären musste bereits einen erheblichen Schwund in Kauf nehmen.

Es ist 12.55 Uhr. In unserem provisorischen Studio, das eigentlich ein großzügiger Besprechungsraum ist, herrscht erstaunliche Stille. Wir haben das komplette Obergeschoss besetzt, unsere Kollegen ausquartiert (entweder in andere Büros oder ins Homeoffice geschickt) und zusätzliche Zoom-Arbeitsplätze für diejenigen eingerichtet, die später eine eigene Session haben. Jeder geht noch einmal in sich, checkt seine Aufgaben und bezieht seinen Platz.

Gegen 13 Uhr starten wir unsere Live-Übertragung. Jeder, der nicht gerade auf der Bühne sprechen muss, hält die Luft an. Klappt wirklich alles? Werden Bild und Ton auch richtig übertragen? Ein Daumen hoch aus der Technik signalisiert uns, dass wir auf Sendung sind und alles funktioniert. Nicht nur die Technik, sondern auch unser Bühnenteam aus Arved, Marc und Oliver geben ihr Bestes. Sie wirken souverän, spielen sich die Bälle zu.

Über einen großen Monitor kann ich mit ihnen auf der Bühne kommunizieren. Hier laufen Infos wie „Ihr habt noch 2 Minuten, die ihr füllen könnt“ bis hin zu „Ihr macht das großartig!!!“ ein. Die Überleitung zur ersten Keynote ist geglückt und wir können zum ersten Mal ein bisschen durchatmen. Oliver Rolofs stellt abschließend die Fragen unserer Zuschauer an Samuel Walker von der Alfred Herrhausen Stiftung, der als erster zugeschalteter Speaker zu sehen ist.

Pünktlich nach der ersten Sendungsstunde beginnen zeitgleich auch die Breakout-Sessions. Wir sind gut aufgeteilt. Während ein Team das Geschehen auf der Bühne betreut und steuert, begleiten die anderen alle Sessions, die parallel zum Hauptstream laufen.

Nur die Technik bestreitet die doppelte Herausforderung, alles ohne Störungen zu übertragen. Teilweise müssen innerhalb eines Vortrages bis zu fünf Talkgäste extern zugeschaltet werden. Wir sind happy, dass alles klappt und hoffen, dass es genau so weiter geht.

Um 15.30 Uhr startet die erste Talkrunde, Gender Diversity in der Tech-Branche, die Susann moderiert. Auch die Zuschaltungen funktionieren. Wir sind erleichtert! Die Diskussion ist spannend, die Gäste sind unterschiedlich – und genau das wollten wir erreichen.

Der Rest des Tages vergeht rasend schnell. Wir fliegen von einem Vortrag zum nächsten, spielen Zuschauerfragen ein, leiten über und langsam wird uns klar, dass es läuft. Und das ist ein richtig schönes Gefühl.

Um 17 Uhr gibt es noch ein weiteres Highlight. Oliver Rolofs geht in den Dialog mit Daniel Bahr, Ex-Gesundheitsminister und Vorstand der Allianz Privaten Krankenversicherungs-AG. Daniel Bahr hat uns bereits im letzten Jahr als Talkgast bei THE NEXT STEP unterstützt und wir sind froh, dass er sich auch nun wieder die Zeit nehmen konnte.

Abschließend übernimmt Thorsten Dittmar den Platz auf unserer virtuellen Bühne ein. Er ist Mitinitiator und Kopf von polypoly und gibt die letzte Keynote des Tages zu „Das Recht an unseren Daten“.  Nach dem Abschlusstalk mit unserem Trio Marc, Arved und Oliver haben wir unseren ersten Boxenstop erreicht: Der erste Veranstaltungsnachmittag ist geschafft – ebenso wie wir. Aber wir sind auch eines: megahappy, dass wir diesen Tag zusammen gemeistert haben!

Nach einer kurzen Verschnaufpause lassen wir den Abend mit den Kollegen, die gerade in Regensburg sind, beim Italiener um die Ecke bei Pasta, Wein und Pizza ausklingen. Feststeht, wir haben 50% des Events bereits ohne größere Probleme gewuppt. Natürlich gab es die ein oder anderen kleinen Stolpersteine, denn überall dort wo die Technik auf Menschen trifft, läuft es nicht immer reibungslos.

Aber schlussendlich war nichts dabei, dass unser Programm oder unseren Ablauf gefährdet hätte. Wir beschließen den Abend und gehen mit einem guten Gefühl und der Hoffnung, dass morgen auch alles vernünftig klappt, ins Bett.

Und Tag zwei?

An Tag zwei war deutlich zu spüren, dass jeder wusste, wo er anpacken muss. Die Koordination und die Übergänge von der Begrüßung über die Talks in die Breakout-Sessions verliefen gut. Wir waren eingespielt und das tat gut. Die Aufregung des ersten Tages wandelte sich in routiniertes Zupacken, dort, wo es nötig war.  

Nach gefühlt zweimal auf die Uhr schauen absolvierten wir auch das Programm des zweiten Veranstaltungstages ohne größere Vorkommnisse. Als der Ton nach dem Abschlusstalk abgeschaltet wird, ist über den Regensburger Posthof, in dem sich unser Bürokomplex befindet, nur ein lauter und vielstimmiger Jubelschrei zu vernehmen. Auch unsere Kollegen, die nicht oder nur mittelbar am Event beteiligt waren, hatten ordentlich mitgefiebert und ließen ihrer Erleichterung freien Lauf.

👆Das Ergebnis

Wir haben es gerockt – mit technisch völlig anderen Voraussetzungen als im Vorjahr, mit einem erweiterten / neuen Team, innerhalb einer relativ kurzen Vorbereitungszeit und dennoch einer Registrierungszahl von 1.000 Anmeldungen, die uns dann doch sehr stolz macht.

Unser Videomaterial ist schier unendlich. Unser Videoprofi im Team, Kinga Post, hat eine wahre Meisterleistung vollbracht und innerhalb kürzester Zeit alle Vorträge geschnitten und bereitgestellt.

Trotzdem bedeutet ein Online-Event nicht mal eben, ein bisschen live zu gehen. Welche Nerven aus Draht müssen eigentlich die Profis haben, die täglich vor und hinter der Kamera stehen?

Wir sind gerade sehr froh, dass wir diese Größenordnung nicht jeden Monat stemmen müssen. Aber die Resonanz auf die beiden Veranstaltungstage hat uns gezeigt, wie sehr die Digitalisierung die Gemüter bewegt und welche Lücken wir in Europa noch füllen müssen, damit wir weiterhin wettbewerbsfähig bleiben und den Zug nicht verpassen.

Insofern: Fortsetzung… folgt!