Schluss mit den Faxen

• Das Fax im digitalen Zeitalter

  Trotz seiner als überholt geltenden Technologie nutzen in Deutschland immer noch ca. 82% der Unternehmen Faxgeräte für den Versand sensibler Daten.

• Sicherheitsrisiken bei Faxübermittlung: Entspricht das Fax der DSGVO?

  Die Datenübertragung mittels Fax-over-IP (FoIP) birgt erhebliche Sicherheitsrisiken, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und DSGVO-Konformität.

• Faxgeräte sind ein Einfallstor für Hackerangriffe

  Im Gegensatz zu modernen digitalen Kommunikationsmethoden fehlen Faxgeräten die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, was zu erheblichen Sicherheitslücken führt. Hacker können diese Technologie ausnutzen, um in Netzwerke einzudringen und Daten zu stehlen oder Schadsoftware zu verbreiten.

• Sichere Alternative zum Faxgerät

  Cloud-Computing-Systeme bieten effiziente und sichere Lösungen für den Datenaustausch, die den Datenschutzstandards und Compliance-Anforderungen gerecht werden.

Das Faxgerät: Relikt oder unverzichtbares Kommunikationsmittel?

Das Faxgerät, einst eine Revolution in der Kommunikationstechnologie, wird heute von vielen als Relikt angesehen. Überraschenderweise hat es sich aber noch nicht vollständig verabschiedet. Allein in Deutschland nutzen ca. 82% der Unternehmen immernoch den "Kommunikations-Dinosaurier". So spielt die als überholt geltende Technologie in zahlreichen Verwaltungs- und Dienstleistungsbereichen sowie in der Kommunikation mit Verwaltungen, im medizinischen Sektor, bei Rechtsanwälten oder vor Gericht weiterhin eine wichtige Rolle.

Jahrzehntelang diente es immerhin als verlässliches Mittel für den Austausch sensibler Daten - von personenbezogenen Informationen bis hin zu vertraulichen Unternehmensdokumenten.

Doch die digitale Transformation und die damit einhergehenden Sicherheitsrisiken stellen das Faxgerät und seine Rolle im modernen Geschäftsumfeld auf den Prüfstand. Angesichts der fortlaufenden technologischen Entwicklungen und der immer strengeren Datenschutzbestimmungen ist es für Ihr Unternehmen essentiell, bestehende Kommunikationsmethoden auf Sicherheitslücken zu prüfen und geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Faxgeräte im digitalen Zeitalter: Risiko für Sicherheit der Daten?

Das traditionelle Faxgerät, das Ihre Daten einst sicher und verschlüsselt durch Telefonleitungen übermittelt hat, gehört mittlerweile der Vergangenheit an. Die Geräte, die heutzutage noch in Büros zu finden sind, mögen zwar auf den ersten Blick identisch wirken, die Datenübertragung erfolgt allerdings über das Internet - bekannt als Fax-over-IP (FoIP).

Diese Methode kann in fünf grundlegende Schritte unterteilt werden:

1. Digitalisierung: Zuerst wird das zu sendende Faxdokument digitalisiert. Das Papierdokument wird gescannt und in ein digitales Format umgewandelt.
2. T.38 Protokoll: Für die Übertragung von Faxnachrichten über das Internet wird häufig das T.38-Protokoll verwendet. T.38 wurde speziell entwickelt, um Faxkommunikation über IP-Netzwerke zu ermöglichen und die Probleme zu adressieren, die bei der Übertragung von Faxsignalen über paketvermittelte Netzwerke entstehen können, wie z.B. Latenz, Jitter und Paketverlust.
3. Übertragung: Das Protokoll wandelt die Faxkommunikationssignale in kleine Datenpakete um, die dann über das IP-Netzwerk an das Empfangsgerät übertragen werden.
4. Empfang und Konvertierung: Auf der Empfängerseite nimmt ein mit dem IP-Netzwerk verbundenes Faxgerät oder ein Faxserver die Datenpakete entgegen. Das T.38-Protokoll oder ein vergleichbarer Mechanismus rekonstruiert die ursprünglichen Faxsignale aus den einzelnen Datenpaketen.
5. Ausgabe: Die empfangenen digitalen Informationen können dann in ein analoges Faxsignal zurückgewandelt werden oder als digitales Dokument verbleiben.

Modernen Faxgeräten fehlen notwendige Sicherheitsmaßnahmen für Datenschutz

Die Sicherheit und der Schutz der Daten über diesen Übertragungsweg zeigen erhebliche Mängel auf. Diese Schwachstellen im Prozess des Dateiaustausches führen zu signifikanten Sicherheitslücken, die nicht nur unter dem Aspekt der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von kritischer Bedeutung sind. Diese Lücken haben ebenfalls gravierende Auswirkungen im Rahmen weiterer EU-Digitalgesetze, wie beispielsweise der Richtlinie über die Sicherheit von Netz- und Informationssystemen (NIS-2) in KRITIS-Bereichen oder der Verordnung über digitale Betriebsresilienz für den Finanzsektor (DORA).

In Anbetracht dieser Gesetze ist es von höchster Wichtigkeit, dass Unternehmen die Sicherheit ihrer Datenübertragungsprozesse verbessern, um sowohl die personenbezogenen Daten ihrer Kunden zu schützen als auch regulatorische Strafen und hohe Bußgelder zu vermeiden.

Faxgeräte stellen ein Risiko für Sicherheit von Daten dar

Trotz ihrer langjährigen Präsenz im geschäftlichen und medizinischen Bereich, bieten Faxgeräte keine sichere Methode zur Übermittlung sensibler Informationen. Die Technologie hinter den Faxen hat sich im Gegensatz zu digitalen Übermittlungsverfahren kaum weiterentwickelt, was sie anfällig für Sicherheitslücken macht. Alle Daten werden als kleine Datenpakete über unvorhersehbare Knotenpunkte des IP-Netzes versendet. Besonders aufgrund der fehlenden Verschlüsselungsmethoden gleichen die versendeten Daten einer digitalen Postkarte, die von allen ohne Hindernisse gelesen werden können. Angreifern und Hackern genügt es bereits, einzelne Routing-Knoten des IP-Netzes unter ihrer Kontrolle zu haben, um gesendete Fax-Daten mitlesen oder sogar manipulieren zu können.

Folglich stellt das Fax eine attraktive Zielscheibe für Cyberangriffe dar: Wenn ein Hacker ein Datenpaket, das möglicherweise als unschuldige Bilddatei getarnt ist, an ein Faxgerät sendet, kann der eingebettete schädliche Code den normalen Betrieb des Geräts stören. Dies geschieht durch einen Speicherüberlauf, der es ermöglicht, dass der Schadcode ausgeführt wird und Kriminellen freien Zugang zum gesamten Netzwerk gewährt. Das Heimtückische an diesen Attacken ist, dass auf dem Gerät das Eintreffen der Schaddatei oft nicht sichtbar ist und keine Warnsignale ausgelöst werden.

Ein weiteres Sicherheitsrisiko liegt in der Unvorhersehbarkeit auf der Empfangsseite: Die Möglichkeit, die Identität des Empfängers sicher zu verifizieren, fehlt, und die verwendete Empfangstechnologie ist unklar. Ist auf der Empfängerseite ein traditionelles Faxgerät in Betrieb, oder wird ein moderner Telefax-Service genutzt, der die Daten beispielsweise in eine E-Mail umwandelt, an einen Server sendet oder in der Cloud speichert? Diese Unklarheiten erhöhen das Risiko von Datenlecks und versehentlichem Informationsverlust und unterstreicht die Notwendigkeit verstärkter Sicherheitsmaßnahmen.

So geht Unternehmenskommunikation heute – Alternative zum Faxgerät

In Anbetracht dieser Sicherheitsrisiken ist es dringend notwendig, sich mit modernen Alternativen auseinanderzusetzen, die sowohl effizient als auch sicher sind. Inzwischen gibt es zahlreiche fortschrittliche Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen können, die Sicherheit ihrer Datenübertragungsprozesse zu verbessern und gleichzeitig die Compliance mit aktuellen Datenschutzgesetzen sicherzustellen.

Zu den führenden Alternativen zählen Cloud Computing-Systeme. Mit ihren zahlreichen Funktionen, wie dem einfachen Teilen und Speichern von Daten, sowie dem Angebot umfassender Verschlüsselungsmethoden, sind diese Systeme im digitalen Zeitalter unverzichtbar geworden.

Eine Online-Cloud dient als eine Art virtuelle Festplatte im Internet, auf der sensible und personenbezogene Daten in einem speziell gesicherten und verschlüsselten Datenraum aufbewahrt werden können.

Für den Dateiaustausch bieten Online-Clouds praktische Funktionen: Nutzer können Dateien über Freigabe- oder Downloadlinks direkt mit anderen teilen oder neue Benutzerinnen und Benutzer zur gemeinsamen Bearbeitung einladen. Dabei ist es möglich, rollenbasierte Benutzerrechte zu vergeben. Dies ermöglicht es, sehr fein abgestuft zu bestimmen, wer welche Dateien lesen, bearbeiten oder löschen darf.

Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, schützen viele Cloud-Dienste den Login via Multifaktor-Authentifizierung. Bereits bei der Anmeldung wird neben dem Passwort eine zusätzliche Bestätigung der Identität des Nutzers über einen zweiten Faktor abgefragt.

Diese Maßnahmen schützen die Datenräume effektiv vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte und minimieren das Risiko von Datenlecks oder Hacking-Angriffen.

Fazit: Fax ersetzen und das nächste Sicherheitslevel beginnen!

Auf den ersten Blick mag die Vorstellung von Cyberangriffen über Faxgeräte wie ein Relikt aus der Vergangenheit erscheinen. Dennoch stellen sie weiterhin eine erhebliche Sicherheitsbedrohung dar. In einer Ära, in der Datenschutz und IT-Sicherheit oberste Priorität haben, können veraltete Faxgeräte leicht zu Einfallstoren für Hacker werden. Faxgeräte weisen erhebliche Schwachstellen auf, die nicht übersehen werden dürfen. Die Einhaltung der DSGVO sowie der vielen neuen EU-Digitalgesetze ist eine weitere wichtige Überlegung. Der Wechsel zu moderneren und sichereren Kommunikationsmitteln ist daher unvermeidlich.

Die Frage ist also nicht, ob Sie bereit für das nächste Level sind, sondern ob Sie bereit sind, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Cybersicherheit zu gewährleisten und den Datenschutz sowie eine lückenlose IT-Sicherheit aufrechtzuerhalten. Die Zeit, sich von veralteten Faxgeräten zu verabschieden, ist gekommen. Mit dem Wechsel zu fortschrittlicheren Datenübertragungslösungen können Sie die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten und Ihre Geschäftsprozesse in einer zunehmend digitalen Welt stärken.

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