DRACOON - ein sicherer Speicherort für Projektdateien

Ich arbeite bereits seit knapp drei Jahren hauptberuflich für DRACOON (Stand 2020). Neben meiner Tätigkeit hier als Content- und PR-Managerin betreue ich jedoch auch noch eigene Projekte und Kunden im Marketing. Was liegt also näher, als auch freiberuflich auf die Enterprise-File-Service-Lösung DRACOON zu setzen.

„Frühstücken in Regensburg“ mit DRACOON

Eines meiner Projekte ist der regionale Bestseller „Frühstücken in Regensburg“. Gemeinsam mit einer Autorenkollegin arbeitete ich über 1,5 Jahre an einem eigenen Buch. Dieses Buch erschien im März 2019 über den Battenberg-Gietl Verlag und beschäftigt sich mit der schönsten Mahlzeit des Tages – dem Frühstück, in einer der schönsten Städte Deutschlands. Über mehrere Monate hinweg sammelten wir gemeinsam Daten, fotografierten, recherchierten und arbeiteten zusammen an unserem Herzensprojekt.

Die gemeinsame Recherchearbeit

Der erste Schritt bestand darin, einen eigenen Datenraum mit dem Namen „Frühstücksbuch“ in DRACOON anzulegen. Im zweiten Schritt band ich meine Autorenkollegin als eigenen Nutzer mit ein. Ich wies ihr alle Rechte zu, damit auch sie frei und vertrauensvoll agieren konnte. Nach einer kurzen Einweisung fand sie sich problemlos per Internetbrowser über die Web App zurecht. So konnte sie – egal, an welchem Rechner sie gerade saß – von jedem Ort aus auf alle Daten zugreifen. In einem eigenen Ordner lag unsere Vorlage für den Frühstücks-Check. Jedes Lokal, das wir testeten und für gut befanden, bekam ebenso einen eigenen Ordner. Darin legten wir über die App DRACOON für iOS die ausgefüllten Fragebögen und Checklisten ab, die wir per Dokumentenscanner, der in der App integriert ist, einfach und bequem scannten. Nach jedem erfolgten Interview speicherten wir auch von unterwegs bereits alle Bilder, die wir vom Lokal, den Betreibern, aber auch natürlich dem Hauptdarsteller – dem Frühstück – gemacht hatten, direkt im eigenen Verzeichnis ab. So füllte sich nach und nach unser Projektordner. Die Arbeit zuhause erleichterte der Client DRACOON für Mac. Der lässt sich nämlich direkt als eigenes Laufwerk einbinden.

Die sichere Zuarbeit von außen
Alle Daten, die wir noch von den Lokalen benötigten, konnten die Betreiber via Dateianfrage-Link, den wir zuvor generierten, direkt in DRACOON speichern.

Trafen neue Dateien ein, wurden wir zeitgleich per Mail darüber informiert. Gut 30 Lokale sollten in unserem knapp 200-Seiten starken Buch mit je einem mehrseitigen Bericht Platz finden. Parallel dazu nahm bei uns die Idee Formen an, auch prominente Menschen aus Regensburg, die einen engen Bezug zur Stadt pflegen, zu portraitieren und über ihre Frühstücksgewohnheiten sprechen zu lassen. Auch hier ließ sich das bestehende Konzept „Daten sammeln, Daten speichern, Informationen zuliefern lassen“ bestens anwenden.

Die Kommunikation mit dem Verlag

Als alle Inhalte soweit fixiert waren und vorlagen, folgte der nächste Schritt. Ich legte unseren Buchverlag als eigenen Nutzer in DRACOON an und erteilte auch ihm entsprechende Rechte. War ein Lokal soweit fertiggestellt, dass man es auch setzen konnte, kopierte ich einfach den Link zum Ordner in DRACOON aus der Browserzeile der Web App und schickte ihn an die Grafikerin des Verlages weiter. Durch die kurze Notiz und die Verlinkung wusste sie sofort, dass sie mit der Gestaltung beginnen konnte und wo die benötigten Daten gespeichert waren. Den Korrekturabzug, der dann wiederum an das Lokal geschickt wurde, legte sie ebenfalls im gleichen Ordner ab. So waren alle Informationen zu jeder Zeit an Ort und Stelle. Stück für Stück füllten sich die späteren Buchseiten und alle Beteiligten partizipierten auf diese Art und Weise immer auf dem aktuellen Stand.

Für die spätere Korrekturphase des Buches verfuhren wir ähnlich: In einer festgelegten Reihenfolge arbeiteten wir uns als Autoren durch die pdf-Seiten des Buches, machten Anmerkungen, hinterlegten unsere Korrekturen und stellten gleichermaßen im Anschluss dem Verlag das komplette Dokument mit allen Informationen über DRACOON zur Verfügung, ohne unsere Mailpostfächer zu strapazieren. Für den Austausch genügte auf Grund der Berechtigungen lediglich der Link, wo die Daten zu finden waren.

Die Bewerbung des Buches
Auch für die spätere Bewerbung und die Pressearbeit rund um unser Buch war DRACOON eine große Stütze. In einem eigenen Ordner legten wir zu Pressezwecken alle Informationen ab, die Verlage, Magazine oder sonstige Medien für die Vorstellung unseres Buches benötigten. Via Freigabe-Link konnten wir so zeit- und platzsparend alle Beteiligten individuell mit Daten versorgen. Hier konnten wir außerdem die zeitliche Verfügbarkeit und die Anzahl der Downloads beschränken und überwachen. So hatten wir stets die Kontrolle darüber, was mit unseren Daten passiert.

Mein Fazit

Durch die tägliche Arbeit in meinem Hauptjob ist DRACOON als sicherer Speicherort auch bei meiner freiberuflichen Tätigkeit nicht mehr wegzudenken. Selbst meine Autorenkollegin, die – wie sie selbst von sich behauptet – technisch nicht so versiert ist, hat sich wirklich schnell in die für sie neue Umgebung eingearbeitet. Wir hatten immer das sichere Gefühl, dass wir unsere Daten stets dort zur Verfügung haben, wo wir sie auch benötigen. Und das absolut sicher. Die Bearbeitung via Web App, Client oder auch Mobile App erleichterte uns dabei die Abwicklung und die Zusammenarbeit mit den Lokalen. Per Dateianfrage-Link konnte auch von den Gastronomen alles an Material, das wir benötigten, exakt dort gespeichert werden, wo es auch aufbewahrt werden sollte, ohne, dass wir in mühevoller Kleinarbeit alle Daten noch einmal umspeichern mussten. Zeitgleich wussten wir, dass unsere Daten in Echtzeit sicher gespeichert werden und auf diese Art und Weise auch nicht verloren gehen konnten. Gerade bei einem umfangreichen Buchprojekt wie diesem ist genau dieses Wissen nahezu unbezahlbar.